Диаграмма Ганта: что это и как её создать

Диаграмма Ганта или «gantt chart» была создана Генри Ганттом в 1910 году. Она представляет собой графическое средство, применяемое для отображения планов и этапов проекта, их временных рамок и взаимосвязей.

Где применяется диаграмма Ганта?

График Ганта — важный инструмент в управлении проектами, позволяющий визуализировать рабочий график и планировать задачи. Он применяется в различных моделях управления проектами, таких как Waterfall, Agile и гибридных подходах.

• Waterfall – методология, для которой характерна каскадная модель планирования проекта. Основное правило заключается в том, что следующий этап начинается после завершения предыдущего. Диаграмма Ганта служит для наглядного представления этапов и применяется в проектах с жесткой последовательностью, таких как производство промышленных и инфраструктурных объектов, тиражирования ИТ-решений, типовых проектах в разных сферах.
• Agile – гибкая модель управления проектами, где задачи выполняются через итерации и этапы могут пересекаться. В таком подходе график помогает организовывать спринты — короткие периоды для параллельного решения задач, что особенно полезно в проектах по запуску инновационных ИТ-продуктов, развитию бизнеса и тд.
• Гибридный подход сочетает элементы Waterfall и Agile и подходит для проектов в любых сферах, где высокий уровень неопределенности и быстрые изменения требуют гибкости, при этом важно соблюдать сроки и бюджет. К таким можно отнести проекты по внедрению сложных ИТ-решений, например ERP и CRM систем, проектов организационных изменений, нестандартных мероприятий.

Преимущества диаграммы

• Удобство: быстрый поиск выполняемых работ, то есть не нужно листать длинный перечень, достаточно будет взглянуть на график.
• Понятная визуализация: проще устанавливать и отслеживать зависимости между работами,  связи видны визуально, не нужно держать их в голове. Это особенно полезно, когда в проекте участвуют несколько команд, так как все видят свои задачи и сроки выполнения.
• Актуальность: удобно следить за календарным планом, который показывает, какие работы по плану в прошлом, но не выполнены и требуют перепланирования. Онлайн-сервисы легко обновляются, позволяя оперативно вносить правки, включать новые этапы или корректировать сроки.
• Эффективное управление ресурсами: менеджеры могут оперативно отслеживать и распределять такие ресурсы, как время и материалы. Например, позволяет легко определить, сколько исполнителей выполняют каждую часть работы, чтобы избежать перегрузки.
• Определение критического пути: диаграмма поможет выявить цепочку задач, которые не имеют временного запаса. Любое отклонение по срокам в этой цепочке приведет к отклонению критически важного для проекта финального срока.

К недостаткам использования диаграммы можно отнести необходимость специальных навыков для работы в большинстве программ. На их освоение может потребоваться некоторое время.

Как построить график

Для построения диаграммы Ганта используют специализированные инструменты, но предварительно следует:

• обозначить задачи, временные рамки и вехи проекта;
• установить между ними взаимосвязи (программа попросит указать номер зависимой работы/контрольной точки).

Выполнив это, специальный инструмент автоматически создаст диаграмму. Если же создавать её на бумаге, то придется прорисовывать связи самостоятельно.

Элементы в диаграмме:

Временная шкала — горизонтальная ось, показывающая даты начала и окончания проекта, с временными делениями.

Задачи — изображены в виде полос на временной шкале, параллельные и/или последовательные.

Контрольные точки (вехи) — точки, обозначающие момент начала или завершения этапа, получения продукта проекта.

Зависимости — связи между задачами, обозначенные указателями. Существуют разные типы зависимостей, но самый простой и понятный — это “окончание — начало”. В Excel сложно показать зависимости, поэтому удобнее использовать для этого специальные программы.

Диаграмма Ганта для управления проектами

Онлайн-сервисы для создания графика

Построение диаграммы Ганта в онлайн-сервисах экономит время и позволяет автоматизировать работу. К популярным онлайн-инструментам относятся:

• Microsoft Excel – простой инструмент для базовой визуализации, предлагающий бесплатные шаблоны. Подходит для небольших проектов, т.к. все действия выполняются вручную с использованием формул.
• MS Project – профессиональный продукт для управления масштабными проектами. Можно создавать календарные планы с диаграммой Ганта. Поскольку использование программы подразумевает специальные навыки, рекомендуется пройти вводное обучение.
• GanttPRO – это платформа для планирования и управления проектами с использованием диаграммы Ганта. Позволяет создавать задачи, распределять их между участниками проекта, комментировать их и прикреплять файлы, назначать ресурсы, просматривать историю изменений и многое другое.

Как внедрить график Ганта в команду

Для успешного внедрения диаграммы Ганта в команду стоит подробно объяснить коллегам и клиентам, как этот инструмент может улучшить их деятельность. Важно продемонстрировать, как с помощью графиков можно решить текущие проблемы, предоставив несколько кейсов использования графика в других компаниях. 

Не все сотрудники могут сразу эффективно работать с диаграммой Ганта, поскольку она может показаться сложной и многозадачной. Облегчить использование графика можно за счет следующих мер: отражать в графике только главные задачи и контрольные точки, не перегружая участников деталями; использовать диаграмму для регулярных отчетов руководству, демонстрируя, как с ее помощью можно управлять ожиданиями и отслеживать прогресс. Такой подход упростит восприятие диаграммы и сделает более удобной в использовании.

Подписывайтесь на наш Телеграм канал, чтобы быть в курсе современных методов и инструментов управления проектами и изменениями!