Инициация в жизненном цикле проекта

Жизненный цикл проекта — удобный способ поделить проект на осмысленные части. 

Жизненный цикл бывает двух типов: управленческий, который фокусируется на ключевых управленческих  решениях, и технический с фокусом на создании продукта. Обычно в управленческий цикл входят такие стадии, как инициация, планирование, реализация и закрытие проекта. В каждой фазе есть определенный набор действий и финальное, управленческое решение, после которого происходит переход на следующую фазу.  

Состав технического жизненного цикла зависит от того, что за проект и какой продукт создается. Например, такой цикл может включать следующие стадии: анализ, проектирование, разработка и тестирование. 

Выделение управленческого жизненного цикла и последовательное прохождение каждой из его фаз помогает:

• выявлять риски и возможные проблемы на этапе планирования и снижать их вероятность и влияние;
• принимать управленческие решения, в том числе о возможности продолжения реализации проекта;
• распределить ответственность за принятие управленческих решений.

Среди всех этих фаз инициация играет первостепенную роль, так как принимается решение о целесообразности запуска проекта, подготавливается его экономическое обоснование, определяется куратор и руководитель проекта, анализируется предыдущий опыт реализации похожих проектов, дается краткое описание проекта и его продукта, а также определяется способ его реализации.

Цели и задачи фазы инициации

Фаза инициирования является началом процесса  управления проектом и направлена на определение основ для его реализации. Процессы инициациирования нацелены на четкое понимание всеми участниками целей и задач, распределение ответственности, определение состава и содержания последующих шагов, а также выбор проектной инициативы.

Для того чтобы все участники ясно понимали цели, необходимо:

• провести анализ потребностей и ожиданий стейкхолдеров;
• определить цели, которые должны быть достижимыми, измеримыми, согласованными, реалистичными и иметь временные рамки;
• оценить и утвердить приблизительную стоимость и сроки выполнения работ;
• определить этапы и их результаты, обозначить контрольные точки.

Чтобы распределить ответственность за реализацию проекта, нужно:

• назначить руководителя проекта и согласовать его полномочия;
• определить организационную структуру, включая принципы взаимодействия между участниками.

Для того чтобы определить состав и содержание последующих шагов, необходимо:

• составить план дальнейших действий, включая необходимые исследования,  и разработки;
• подготовить краткое описание работы и результатов: создать документ, в котором кратко изложены цели, результаты и характеристики. Это описание помогает заинтересованным сторонам понять суть работы и обеспечивает ясность и согласованность на начальном этапе;
• идентифицировать и зафиксировать заинтересованные стороны проекта.

Для перехода на следующую фазу жизненного цикла проекта, должна быть утверждена проектная инициатива. Как и кто это делает, расскажем ниже. 

Выбор проектных инициатив

Выбор инициатив связан с управлением портфелем проектов организации: обычно инициативы собираются вместе и отбираются ключевые, реализация которых соответствует стратегическим целям компании. Обычно это делает специальный орган, например, проектный комитет. Также утверждать проектные инициативы может совет директоров. На процесс выбора инициатив влияют следующие факторы:

• Экономическая целесообразность — потенциальная прибыль или сокращение расходов, которые может принести инициатива.
• Сроки окупаемости — компании предпочитают начинания с наименьшим сроком окупаемости и делают акцент на маржинальность, то есть на соотношении возможной прибыли к затратам на ее реализацию.

Кто участвует в инициации

• менеджер проекта — отвечает за разработку проектной инициативы, установление целей и задач, а также за координацию всех участников;
• заказчик — лицо или организация, инициирующая работу, предоставляющая финансирование и ресурсы и сотрудничающая с менеджером для определения ожиданий и требований;
• заинтересованные стороны — лица, подразделения, организации, которые могут оказывать влияние на проект и/или наоборот. 

Важно идентифицировать как можно большее количество заинтересованных сторон, классифицировать их по степени влияния и интересу к проекту. На основании такой классификации можно выделить главных стейкхолдеров —  тех, чьи интересы необходимо учесть в первую очередь.

Результаты инициации

Процесс инициациирования может завершиться двумя результатами: запуском проекта или отказом от него.

Если инициация проекта завершена успешно, то утверждается проектная инициатива, с описанием целей, результатов, сроков, бюджета и других основных параметров проекта. Также, для формального запуска проекта, может выпускаться приказ. Таким приказом также могут назначаться на проект его ключевые роли: руководитель, куратор. 

Отказ от проекта не всегда означает, что проект никогда не будет реализован. Запуск проекта может быть отложен по множеству причин, например таких как отсутствие финансирования, изменение стратегических целей компании. Также, запуск проекта могут отложить из-за недостаточности или противоречивости данных и оценок, описанных в проектной инициативе.

Ошибки на этапе инициации

Давайте рассмотрим наиболее частые ошибки, которые допускаются на этапе инициации:

• Неправильно сформулирована цель: если цели не определены четко или нереалистичны, это может осложнить дальнейшее планирование и решение задач. Неточные цели могут привести к путанице и задержкам. 
• Отсутствие количественных критериев успеха реализации этапов проекта затрудняет понимание того, чего необходимо достичь и как оценить достижение цели.
• Неточно определена стоимость работ: это может вызвать перерасход бюджета, так как изначально заложенные суммы окажутся недостаточными для покрытия расходов. В результате можно столкнуться с нехваткой финансовых ресурсов, что потребует дополнительных инвестиций или приведет к остановке работ.
• Неправильно распределены ресурсы: это может привести к нехватке необходимых материалов или человеческих ресурсов, что скажется на сроках работ и их несвоевременному завершению.

Как этап инициирования влияет на следующие этапы жизненного цикла

Работа, проведенная на стадии инициации, имеет решающее значение, поскольку на этом этапе определяется, будут ли начаты следующие. 

Как мы уже сказали, на этапе инициации определяются рамки и параметры проводимых работ, бюджет, необходимые ресурсы, ожидаемые результаты,сроки выполнения, оценивается экономическая целесообразности проекта. И от того, насколько тщательно будет проведена эта работа, зависит запуск проекта и следующий этап жизненного цикла — планирование. Полное и детальное описание на раннем этапе способствует более четкому и обоснованному планированию, минимизируя риски и неопределенности в дальнейшем. 

Подписывайтесь на наш телеграм канал о современных методах и инструментах в области управления проектами и изменениями.