27 дек 2021

Как делегировать задачу, чтобы её выполнили: 12 шагов

Для кого
  • Владельцы бизнеса
  • Руководители
Знания и навыки
  • Делегирование
  • Коммуникации
Время на чтение
  • 6-7 минут

Друзья, недавно мы с вами разбирались с тем, как правильно ставить задачи и рассмотрели 7 правил понятной постановки. А что если я скажу, что это лишь один из шагов к тому, чтобы задача обернулась результатом? Мало задачу правильно поставить, её ещё нужно правильно делегировать. Сейчас о важности делегирования сказано много, но как это сделать, чтобы результат не разочаровал? Давайте разбираться.

Для начала скажу, что делегировать — значит не только поставить задачу исполнителю, это ещё и передать ему части работы вместе с ресурсами, ответственностью и правом принимать решения по делегированному вопросу.

12 шагов делегирования задачи


Шаг 1. Оценить возможность выполнения задачи

Перед тем как делегировать исполнителю задачу, спросите себя:

  • Обладает ли исполнитель нужными для выполнения задачи знаниями и навыками? Никому не придет в голову поручать ИТ-специалисту подготовить бухгалтерский баланс. Но случаются и менее очевидные ситуации: в одном отделе, сотрудники со схожей квалификацией не одинаково хорошо пишут тексты, делают презентации и создают сложные exсel файлы. При делегировании задачи нужно учитывать у кого и что лучше получается.
  • Обладает ли исполнитель необходимыми полномочиями? Пишу и вспоминаю случай, когда мне, рядовому сотруднику проектного офиса поручили получить подтверждение закрытия задачи от человека, который настолько старше меня по должности, что чтобы к нему попасть, нужно записаться на прием через секретаря. Полномочий запрашивать такую информацию у меня не было, что сделало невозможным выполнение задачи. Не забывайте об этом при делегировании.


Шаг 2. Описать зачем нужно делать задачу, на что она влияет

*Здесь чаще всего ошибаются

Сделать срочный отчет по проекту к 9-ти утра и сделать срочный отчет для утреннего заседания проектного комитета, на котором хотят видеть прогресс по сравнению с прошлым месяцем и понять, целесообразно продолжать проект или нет — две версии одной и той же задачи.

Первая, из разряда “некогда объяснять”, скорее приведет к неудачному результату. Потому, что отсутствие понимания значимости и влияния поставленной задачи лишает исполнителя возможности сделать результат, который будет адекватен ситуации. Понимание контекста и смысла повышает мотивацию сделать задачу хорошо.

Исполнитель — не только рабочие руки. Это специалист, которому можно и нужно доверять и держать в курсе.

Этот шаг важный, но не обязательный, так как необходимость выполнения некоторых задач очевидна. Например, составить протокол заседания, после его завершения, выгрузить и отправить регулярный отчет и тд.


Шаг 3. Сформулировать, что нужно сделать

Задача “Договор оказания услуг” скорее путает, чем вносит ясность. Что нужно сделать с договором? Подготовить, согласовать, или…сжечь?

Важна понятность и отсутствие двойного толкования задачи. Подробнее об этом читайте в посте 7 правил понятной постановки задач.

Исполнитель — не только рабочие руки. Это специалист, которому можно и нужно доверять и держать в курсе.

Шаг 4. Узнать по поводу необходимых условий и ресурсов

*Здесь чаще всего ошибаются

Говоря “условия и ресурсы” я подразумеваю время, людей, финансы, помещения, оборудование
и тд.
 Выясните, чего не хватает исполнителю, чтобы выполнить поставленную задачу.

Это необязательный шаг, потому как по умолчанию, при постановке задачи ожидается, что исполнитель самостоятельно запросит необходимое. Например, для срочного тестирования системы, исполнитель попросит подключения к этой задаче ещё нескольких коллег.

Такой запрос ресурсов случается не каждый раз, поэтому поднимайте этот вопрос самостоятельно, поскольку отсутствие условий или ресурсов может существенно тормозить выполнение задачи.


Шаг 5. Сообщить о выделяемых ресурсах и полномочиях

При постановке срочной задачи обозначьте, что на ее выполнение исполнитель может потратить, например, целый рабочий день, отложив другие задачи. Это делается для того, чтобы не оказаться в ситуации, когда исполнитель либо ночует на работе, либо не выполняет срочную задачу из-за других срочных задач.

Тоже касается и выделяемых ресурсов, например, в контексте того же тестирования информационной системы. Если исполнителю нужно координировать работу других коллег, он должен знать о своем праве пользоваться их услугами.

Этот шаг также не является обязательным, потому как не каждая задача требует выделения дополнительных ресурсов или наделения полномочиями сверх тех, что уже есть у исполнителя. Сюда можно отнести написание простых писем, выгрузку отчетов и тд.


Шаг 6. Попросить объяснить суть задачи

Чтобы понять, верно ли понята задача. Такое объяснение может быть не только устным: попросите исполнителя подготовить краткое резюме встречи. Кажется, что это дополнительная нагрузка и трата времени, но практика показывает, что времени на переделку уходит больше, поэтому из двух зол выбирайте меньшее.

Это необязательный шаг, во всяком случае с теми исполнителями, с которыми вы работаете давно, ваше видение результата и принципы работы совпадают, а поставленная задача не является чем-то из ряда вон новым и сложным. Но для комплексных, сложных и высокорисковых задач, а также при включении нового специалиста в работу описанный шаг будет полезен.


Шаг 7. Узнать, какие есть вопросы, всё ли понятно

*Здесь чаще всего ошибаются

Часто кажется, что если у исполнителя есть вопросы, то он их задаст. Однако, боясь показаться некомпетентными, многие не переспрашивают и не уточняют. И пока такая вероятность существует, лучше перестраховываться и спросить всё ли понятно.


Шаг 8. Уточнить реалистичный срок выполнения задачи

Реалистичный срок выполнения задачи для постановщика и исполнителя могут разниться. Постановщик может считать, что поставленную задачу реально выполнить за два дня, а больший срок — перестраховка со стороны исполнителя. Исполнитель же считает двухдневный срок сжатым в тех условиях, в которых он работает (высокая загрузка, период отчетности, коллега в отпуске и тд.)

Уточнить срок у исполнителя=понять разницу в ваших оценках, в образе результата и требованиях по качеству. При этом срочные задачи, когда дедлайн директивный и не меняется, никуда не денутся. Но таких задач не должно быть абсолютное большинство. Постоянный режим срочности, когда мы не обсуждаем сроки, в которые возможно и нужно сделать задачу, приводит к некачественному её выполнению.


Шаг 9. Определить формы контроля

*Здесь чаще всего ошибаются

Где-то в параллельной вселенной задачи выполняются с первого раза. Исполнитель приносит
в конечный срок нужный результат и все счастливы. В реальном же мире такие случаи не данность и это нормально.

Сделать — значит в срок сдать тот результат, который устроит постановщика задачи. Поэтому начинать сдачу лучше заранее, чтобы успеть исправить, так как на это обычно требуется не менее чем две-три итерации. Вот что называется промежуточным контролем. Определите вместе с исполнителем даты такого контроля и вы забудете о том, как в конечный срок получали совсем не тот результат.

Важно. Промежуточный контроль — это не статус готовности на словах, но предъявление реального результата, того, который можно увидеть или подержать в руках.


Шаг 10. Зафиксировать задачу

*Здесь чаще всего ошибаются

В культуре некоторых компаний не принято фиксировать задачи где бы то ни было. А это,
как показывает практика, приводит к потере информации и перегружает тех, кто пытается всё запомнить.

Задачи должны быть зафиксированы и идеально делать это онлайн, чтобы все участники имели легкий доступ. Удобно это делать например в таск-трекере (trello).


Шаг 11. Дать пример результата или его описание

*Здесь чаще всего ошибаются

Если у вас есть полезные шаблоны, чек-листы, примеры выполнения задач другими специалистами — поделитесь ими, этот шаг способен упростить задачу и улучшить результат.

При всей своей полезности шаг необязательный, потому как не всегда можно и нужно давать примеры и описания, тем более когда речь идет о рутинных задачах и исполнителях, которые выполняют такие задачи не первый раз.


Шаг 12. Дать идеи, где искать информацию

Если вам известно, что для решения задачи исполнителю стоит обратиться в техническую поддержку, посмотреть законодательство, или заглянуть на сайт, где на эту тему хорошо написано, то скажите об этом. Выйдет в итоге быстрее и дешевле.

Этот шаг необязательный, потому что место поиска информации либо очевидно всем, либо наоборот, загадка даже для постановщика задачи.


На этом всё, и кстати, все описанные шаги очень наглядно помещаются на одной картинке:

Делитесь в комментариях вашими мыслями на тему, подписывайтесь
на наши социальные сети где мы рассказываем об управлении изменениями, гибридном управлении проектами, учим совмещать лучшие инструменты разных проектных методологий и при этом
не усложнять себе жизнь.
Авторы статьи:
Дарья Зайцева
Прокомментировать статью
Подписаться
Уведомить о
0 комментариев
Межтекстовые Отзывы
Посмотреть все комментарии
Смотрите также:
13 Мая 2024
Что такое уровни управления
Уровни управления в организации — это ступени иерархической структуры, которая обеспечивает порядок, а также распределение ответственности и полномочий между сотрудниками. Во главе структуры стоит тот, кто управляет компанией: генеральный или исполнительный директор, которому подчиняются управленцы нижестоящего уровня. Менеджеры, стоящие “под” главой предприятия, контролируют следующий, также нижестоящий, уровень руководителей.
26 Апр 2024
Что такое проектный треугольник и зачем он нужен проджекту
Что из себя представляет проектный треугольник и как его применяют в  управлении проектами? Как использование этого инструмента позволяет объяснить заказчику, что качественный продукт, сделанный в короткие сроки, стоить дешево не может?  В чем отличия треугольника при использовании в гибких методологиях от применения в классическом подходе Waterfall?
16 Апр 2024
Что такое декомпозиция и чем она отличается от других видов планирования
Декомпозиция – это метод разделения большой цели, продукта, задачи, работы или процесса на маленькие части, этапы, подзадачи. Часто декомпозицию применяют для составления плана работ и контроля реализации большого сложного проекта. Как её применять, читайте в этой статье.
Подписаться на рассылку
Высылаем анонсы статей и полезные материалы
Прокомментировать статью
Текст сообщения
Имя, Отчество, Фамилия
Email

Комментарий успешно отправлен

Произошла ошибка при отправке. Попробуйте еще раз

Наверх
Здравствуйте! Если возникли вопросы, мы на связи.
Скопировано в буфер обмена