01 фев 2022

Корпоративный трекинг проектов: что это такое и нужен ли он вам

Для кого
  • Владельцы бизнеса
  • Руководители
Знания и навыки
  • Управление проектами
  • Тайм-менеджмент
  • Руководство
  • Трекинг проектов
Время на чтение
  • 7-8 минут

Друзья, совсем недавно мы провели мероприятие, где Андрей Макаркин, директор проектного офиса АО “ТВЭЛ — Корпоративный центр”, рассказал о трекинге внутренних проектов, опираясь на свой опыт и полученные результаты трекинга проектов АО “ТВЭЛ”.

Наша команда подготовила серию постов, суммирующих ключевые идеи, которыми поделился Андрей во время вебинара. Ссылку на полную запись вебинара можно найти в нашем телеграм-канале по ссылке. Приятного чтения!

Даже опытный руководитель проектов периодически теряет фокус, тонет в рутине, не выходит
на решение проблем проекта в разумные сроки и, как следствие, и он, и компания не получает нужных результатов. Это не всегда говорит
 о том, что нет навыков и знаний. Часто причина — это отсутствие стороннего взгляда на ситуацию, своевременного профессионального совета или ограниченность собственного опыта, нехватка авторитета.

Преодолевать эти барьеры и ограничения помогают трекеры проектов. Возможно вы уже слышали о трекерах бизнесов и стартапов, здесь же речь пойдет о корпоративных трекерах внутри компании. Такие трекеры имеют непосредственное отношение к проектному офису компании и, часто, входят в его состав. При этом они отличаются от других сотрудников проектного офиса тем, что включаются в состав сопровождаемой проектной команды, становятся её частью и связаны с проектом своими КПЭ, идентичными КПЭ проектной команды на период трекинга (от 3 до 12 месяцев).

Трекер не делает работу за руководителя и команду, но задает вопросы, которые помогают команде выйти на оптимальные решения, фокусирует на ключевых задачах, от которых зависит прогресс проекта. В ходе трекинга проект получает поддержку профессионала в области управления проектами, а заказчик может увидеть, как организована работа над проектом более объективно и непредвзято, а в некоторых случаях команда получит непосредственную помощь в эскалации и решении проблем внутри организации.

Зачем нужен трекинг?

Ускорить решение проблем проекта

Двигаясь по проекту, команда принимает ряд решений (в части закупок, финансирования, взаимодействия с функциональными подразделениями компании), которые лежат на уровне руководства и тех, кто отвечает за методологию (например, проектный офис).

Команда готовит решение опираясь на свой опыт и видение, при этом часто не учитывая политические, стратегические, экономические и другие аспекты решения, из-за чего оно может
быть не принято. Чтобы этого избежать, команде необходимо своевременно подключать профильных специалистов компании, договариваться с ними, но команда либо
 не знает кого именно подключить, либо делает это тогда, когда потеряно существенное время.

Когда у команды есть трекер, этот процесс выглядит иначе:

Команда сообщает трекеру о проблеме

Трекер находит специалиста, способного оказать содействие в решении проблемы

Помогает команде проекта встретиться с нужным специалистом, обсудить проблему и договориться о приемлемом для всех сторон решении.

Повысить прозрачность проекта

Для любого проекта подготавливается отчетность, часто эта отчетность “посмертная”, то есть:

  • руководству уже известно о проблемах заявленных в отчете, т.е. в отчёте для руководства нет ничего нового
  • отчетность не является объективной, например:

Прогноз выполнения задачи — июнь. В апреле и мае, несмотря на то, что в проекте есть проблема, которая влияет на выполнение задачи, в отчете по задаче горит зеленый “светофор”. Возможно, команда не понимает пользу от сигнализации о наличии проблемы, так как не рассчитывает на помощь, или надеется успеть исправить всё до срока не привлекая избыточного внимания.

Если к июню ситуацию исправить не удалось, то зеленый “светофор” внезапно для руководства, превращается в красный. Руководитель проекта просит перенести срок задачи. Можно ли в таком случае считать отчет с зеленым “светофором” достоверным? Однозначно — нет…

Трекер поможет команде сделать отчетность живой за счет помощи в корректной и своевременной эскалации проблем на нужный уровень менеджмента и налаживании коммуникаций между командой проекта и профильными службами. Когда коммуникации налажены и вопросы решаются в рабочем порядке, необходимость “подчищать” отчетность, умалчивать реальное положение дел в проекте существенно снижается.

Сфокусироваться на ожиданиях заказчика

В каждом проекте основные ожидания исходят от заказчика. С течением времени, ввиду различных процессов, происходящих вокруг проекта — политических, экономических, социальных и других, требования и ожидания меняются. Чтобы избежать неконтролируемых изменений проекта, любые перемены внутри или снаружи проекта рассматривайте как триггер для синхронизации с заказчиком.

Взаимодействие с заказчиком, как и с другими влиятельными стейкхолдерами проекта, требует владения навыками построения коммуникаций, оценки влияния, отношения и мотивов стейкхолдеров, умения подобрать оптимальные каналы и способы взаимодействия. Такие навыки вырабатываются с опытом, который есть далеко не у всех команд и руководителей проекта.

Хороший трекер обладает всеми вышеперечисленными навыками. За счет того, что по отношению к проекту трекер является независимым экспертом, главная задача которого беспристрастно оценивать проблемы проекта, к его мнению стейкхолдеры прислушиваются более внимательно.

Взаимодействие с заказчиком, как и с другими влиятельными стейкхолдерами проекта, требует владения навыками построения коммуникаций, оценки влияния, отношения и мотивов стейкхолдеров, умения подобрать оптимальные каналы и способы взаимодействия.

Такие навыки вырабатываются с опытом, который есть далеко не у всех команд и руководителей проекта.

Контролировать риски

Из-за постоянного нахождения в контексте проекта, необходимости решать множество проблем, в том числе не относящихся к проекту напрямую, взгляд руководителя проекта и команды может “замылиться”, лишая возможности увидеть надвигающуюся опасность. Как говорится: “большое видится на расстоянии”, а для объективной оценки нужна ясная голова.

Трекер не участвует в разработке продукта, не занимается операционными задачами, и это дает ему возможность сосредоточится на проекте в целом и контексте вокруг него, увидеть возможные риски и проблемы, а еще помочь руководителю проекта и команде не только идентифицировать риски, но и выбирать правильную стратегию работы с ними.

Повысить зрелость проектных команд

Задача трекинга не только помочь команде выполнить конкретные задачи, решить проблемы
и ускорить процессы. Трекер также обучает команду проекта, передавая ей свои знания и опыт решения аналогичных проблем внутри организации.

Как показывает опыт АО “ТВЭЛ”, после завершения работы с трекером, часто команды продолжают самостоятельно двигаться дальше с той же со скоростью, что была задана во время трекинга.

Когда трекинг проектов не нужен?

Трекер проекту нужен не всегда. Он не нужен тогда, когда руководитель проекта:

  • Занимается на 100% рабочего времени только своим проектом, то есть не совмещает ведение проекта с операционной работой и другими проектами.

Трекер — это инструмент, который помогает руководителю проекта не терять управляемость,
что случается в условиях многозадачности. Если же время руководителя полностью отдано одному проекту, трекер чаще всего не требуется.

  • Разбирается в корпоративных процессах и регламентах. Пример: руководитель проекта обращается в отдел корпоративных закупок с запросом на покупку оборудования и получает ответ, что такое оборудование купить нельзя. Трекер же, как человек глубоко разбирающийся в корпоративных процессах компании и знающий единую отраслевую систему закупок построит с отделом закупок более содержательный диалог на одном с ним языке, что как минимум позволит узнать причины отказа, а как максимум, альтернативные решения, позволяющие получить положительное решение.
  • Имеет большой опыт реализации или трекинга проектов (“насмотренность”) схожего типа. То есть руководитель проекта знает, как подобные проекты реализуются, понимает, какие типовые ошибки допускаются и за счет этого поможет проекту избежать проблем и рисков не прибегая к помощи трекера.
  • Разбирается в контексте реализации проекта, то есть понимает стратегию и политику компании, может без проблем взаимодействовать с ключевыми стейкхолдерами для получения быстрых решений.
Друзья, какие еще аспекты трекинга проектов Вам интересны? Мы с радостью расскажем о них в следующих постах. Оставляйте номера вопросов в комментариях

Какие проблемы «подсвечивает» трекинг проектов?

Что делать, чтобы трекинг заработал?

В чем разница между трекером и руководителем проекта?

Чтобы не пропускать новые материалы и мероприятия подписывайтесь на нас в социальных сетях: Facebook, YouTube, Telegram.

Авторы статьи:
Андрей Макаркин, Андрей Малахов, Дарья Зайцева
Смотрите также:
15 Авг 2023
Как собрать свой гибридный метод управления проектами за полтора месяца и восемь шагов?
В этой статье я расскажу, что представляют собой гибридные методы управления проектами, объясню, в чем их специфика, а также дам пошаговую инструкцию, как создать идеальный кастомный  (гибридный) метод, адаптированный для вашей компании.
07 Дек 2022
Как оценить проектную деятельность?
Основой для подготовки такой информации может стать система метрик, описывающая все области проектной деятельности и состоящая из трех групп: метрики результатов, метрики зрелости проектной деятельности и иные метрики функционирования системы проектной деятельности. В этой статье мы поговорим обо всех перечисленных группах.
23 Ноя 2022
Разработали новую методологию проектного управления. Что делать дальше?
Итак, руководством принято решение о необходимости изменений в проектной методологии. Собрана рабочая группа, изменения спроектированы и согласованы на высшем уровне. И это только начало пути, хотя уже проделана большая работа.
Подписаться на рассылку
Высылаем анонсы статей и полезные материалы
Прокомментировать статью
Текст сообщения
Имя, Отчество, Фамилия
Email

Комментарий успешно отправлен

Произошла ошибка при отправке. Попробуйте еще раз

Наверх
Здравствуйте! Если возникли вопросы, мы на связи.
Скопировано в буфер обмена