14 янв 2019

Обзор и видео семинара «Гибридная модель управления проектами: метод управления проектами в agile среде»

Для кого:
  • Владельцы бизнеса
  • Руководители проектного офиса
  • Руководители проектов
Знания и навыки:
  • Внедрение проектной методологии
  • Гибридный метод
  • Управление проектами

 

Время на чтение:
  • 3 минуты

12 декабря в PMOClub состоялся семинар, посвященный гибридному управлению проектами. Спикером встречи стал основатель PMOClub и управляющий партнер компании PMLogic Андрей Малахов.

Видео семинара вы можете посмотреть по ссылке>>>

Встреча проходила на площадке Biztrain.

На семинаре присутствовало 20 человек из разных отраслей – IT, финансы, FMCG, производство и других.

В начале семинара Андрей рассказал о подходе к внедрению гибридного управления проектами.  Были рассмотрены разные аспекты гибридного метода : проблемы, которые он решает, основы метода, принципы, правила внедрения и применяемые инструменты.
После этого Андрей подробно рассказал о практическом опыте внедрения гибридного метода в крупной FMCG-компании на базе ИТ-инструмента Jira. По ходу семинара участники поделились впечатлениями о гибридном проектном управлении.

Перед вами – некоторые важные идеи, которые были высказаны на семинаре.

Существует несколько проблем, возникающих в ходе реализации проектов, и их стоит разделять по трем уровням управления: высшее руководство, руководитель проекта, команда.

Общая проблема для всех уровней – перегрузка задачами. Высшее руководство не всегда точно понимает ситуацию на проектах и потому не стремится принимать решения. Руководители проекта находятся под большим давлением со стороны других участников проекта и часто из-за этого ведут себя пассивно. Команда проекта, выполняя огромный поток задач, порой не понимает, куда движется проект, и стихийно выбирает задачи.

При совмещении управления проектами и agile важно учитывать специфику каждого из методов.

Управление проектами подходит для решения сложных задач и позволяет управлять сроками, рисками и отклонениями, но при этом рассматривает команду в качестве ресурса, без ее достаточного вовлечения, и,кроме того, часто провоцирует избыточный документооборот. Agile позволяет управлять неопределенностью и вовлекать команду, но при этом не всегда может полноценно использоваться в проектах по созданию сложного продукта с большим количеством участников.

3 основных критерия выбора метода проектного управления – продукт, требования, команда.

Упор на эти три аспекта позволяет максимально эффективно выбрать метод управления проектом. В отношении продукта проекта нужно учитывать его масштаб, делимость и риски. В отношении управления требованиями важно обращать внимание на их определенность и доступность заказчика. При управлении командой стоит делать акцент на зрелости, выделенности и постоянстве членов команды.

Гибридная методология должна основываться на ряде принципов.

Среди них:

  • поставка в срок при динамичном планировании,
  • ритмичность процесса,
  • разумная гибкость требований,
  • итеративная поставка результатов,
  • адекватная децентрализация.

Следование этим принципам необходимо для того, чтобы реализация проекта проходила с активным вовлечением команды и эффективным управлением отдельными аспектами проекта (сроки, содержание и др.) и при этом обеспечивала необходимое качество продукта.

Гибридная модель должна охватывать все уровни управления.

Высшее руководство контролирует жизненный цикл проекта в целом; руководители проекта отвечают, как за проект, так и за жизненный цикл этапов проекта; работа команды организовывается по периодическим циклам – итерациям и тактам. В конце каждой итерации должна быть предоставлена понятная клиенту версия продукта, но не обязательно финальная.

Есть ключевых шаги, которые были применены при внедрении гибридного метода в представленном кейсе

Первый — планирование проекта в целом и управление изменениями в проекте. Второй- еженедельное планирование и управление отклонениями. Третий — ежедневное прогнозирование и решение проблем. Первая часть направлена на установление общих договоренностей по реализации проекта, вторая – на синхронизацию усилий по задачам, третья – на отчет о том, что делается в данный момент, и на прогнозирование сроков по текущим задачам. На каждом уровне используются свои ИТ-решения. В представленном кейсе был использован инструмент Jira (дэшборды, календарные планы, канбан-доски).

Управление отклонениями – важная составляющая гибридного метода

Команда проекта дает прогнозы по срокам задач в работе, которые сразу влияют на план проекта. Отклонение от базовых сроков подсвечивается для руководителя проекта, который принимает по нему решение. В случае неизбежности сдвига проекта вопрос выносится на обсуждение на уровне топ-менеджмента и принимаются решения о дальнейших действиях. В том числе благодаря этому происходит синхронизация уровней управления.

ИТ-инструменты – одна из важнейших составляющих эффективного внедрения гибридного метода

В настоящий момент отсутствуют универсальные ИТ-решения, подходящие всем уровням управления организацией, и потому важно, чтобы в каждом звене управления были свои специализированные инструменты. Для команды проекта такими инструментами являются : план по вехам, командная доска и дэшборд исполнителя. Для высшего и среднего менеджмента – дорожная карта портфеля проектов, дэшборд руководителя и доска подразделения. Основная польза от таких инструментов — сокращение трудоемкости синхронизации уровней управления и повышение качества встреч команды и руководства.

Гибридный подход реально внедрить за 1,5 месяца, начав с 2-х пилотных проектов

Внедрение включает : подготовку к проекту (определяются цели пилотирования), экспресс-обследование для выявления пилотных зон и запуска изменений, подготовку типового плана, настройку ИТ-решения, разработку методологии, инструктаж и поддержку. Основным фактором успеха является применение инструментов управления изменениями (change management) – обеспечение понимания у руководителей проектов и исполнителей смысла и неизбежности внедрения, включение в работу над пилотным проектом топ-менеджмента (вплоть до генерального директора), сбор обратной связи, контроль качества нового процесса.

Применение гибридного метода после пилотирования масштабируется по 3 направлениям – на портфель, на организацию, по аспектам управления

Масштабировать метод  на портфель можно в случае, если запущены и стабилизированы хотя бы 2 команды, в контур управления включены функциональные руководители, а топ-менеджмент активно участвует во внедрении. На организацию метод масштабируется как по типам проектов, так и за счёт настройки сервисной модели (с помощью Канбан) для функциональных подразделений. ИТ-решение при масштабировании должно позволять управлять различными аспектами проекта (например, рисками, требованиями, открытыми вопросами, извлеченными уроками), учитывать их в ИТ-системе и управлять по индивидуальному жизненному циклу.

P.S. Если вы хотите поучаствовать в развитии данного метода, то сообщаем вам о том, что мы организовали секретную группу, в которой происходит обсуждение фреймворка по гибридному управлению проектами. Для получения доступа в нее необходимо заполнить анкету и оставить отзыв по ссылке>>>

Авторы статьи:
Андрей Малахов, Никита Егоров, Ирина Хан
Смотрите также:
15 Авг 2023
Как собрать свой гибридный метод управления проектами за полтора месяца и восемь шагов?
В этой статье я расскажу, что представляют собой гибридные методы управления проектами, объясню, в чем их специфика, а также дам пошаговую инструкцию, как создать идеальный кастомный  (гибридный) метод, адаптированный для вашей компании.
07 Дек 2022
Как оценить проектную деятельность?
Основой для подготовки такой информации может стать система метрик, описывающая все области проектной деятельности и состоящая из трех групп: метрики результатов, метрики зрелости проектной деятельности и иные метрики функционирования системы проектной деятельности. В этой статье мы поговорим обо всех перечисленных группах.
23 Ноя 2022
Разработали новую методологию проектного управления. Что делать дальше?
Итак, руководством принято решение о необходимости изменений в проектной методологии. Собрана рабочая группа, изменения спроектированы и согласованы на высшем уровне. И это только начало пути, хотя уже проделана большая работа.
Подписаться на рассылку
Высылаем анонсы статей и полезные материалы
Прокомментировать статью
Текст сообщения
Имя, Отчество, Фамилия
Email

Комментарий успешно отправлен

Произошла ошибка при отправке. Попробуйте еще раз

Наверх
Здравствуйте! Если возникли вопросы, мы на связи.
Скопировано в буфер обмена