ТОП-3 ИТ-инструментов для гибридного управления сроками проектов

Что такое гибридные проекты?
— это проекты, с одной стороны реализуемые в условиях ограничений и с другой это проекты, обладающие высоким уровнем неопределенности. Проекты, в которых есть этапность и одновременно итерационность, что говорит о присутствии неопределённости, при этом необходимо соблюдать ограничения по стоимости и по срокам.

Примеры гибридных проектов
1. Создание программно-аппаратных комплексов
2. Внедрение организационных изменений
3. Запуск инновационных продуктов

Что такое гибридное управление сроками?
• Долгосрочный план с учетом ограничений и взаимосвязей
• Детализация и уточнение планов на коротком горизонте (1-4 недели)
• Вовлечение команды в планирование и возможность гибкого пересмотра планов с учетом изменений

Gantt — визуализация календарно-сетевого плана

Представляет собой диаграмму с отрезками на линии времени для иллюстрации плана работ по проекту.
Впервые диаграмма Ганта была появилась в 1910 году благодаря Генри Л. Гантту, использовалась для отслеживания прогресса по инфраструктурным проектам. В классическом планировании диаграмма Ганта — это визуализация будущего, сделанная из текущего момента, попытка предсказать его на срок от нескольких месяцев до нескольких лет.

Гант помогает отслеживать прогресс по проекту и контролировать его сроки с помощью визуализации сроков и установки взаимосвязи между задачами.

На сегодняшний день для планирования развития продуктов стал популярным Roadmap (Дорожная карта). По сути это диаграмма аналогичная Ганту, но традиционно без связей. Она также позволяет видеть хронологию проектов, однако без связей сложно невозможно построить критический путь и отследить отклонения по срокам.

Как итог, можем сказать одно: Гант будет жить, где-то в виде Roadmap, где-то в виде традиционной диаграммы Ганта.

В то же время все большее распространение получают гибкие подходы.

Kanban-доска
1950-1990-…
Инструмент родился из карточек канбан в 50-х годах производственной системы Тойоты и на сегодняшний день оброс своей методологией и инструментами (Канбан Метод). Популярен среди сторонников гибких методов управления проектами, при этом распространен за пределами agile-сообщества. Помогает планировать работу на коротких временных горизонтах.

Большинство инструментов выросли из какой-то из двух логик планирования:
• Календарно-сетевого планирования (Гант)
• Agile (Канбан-досок)

Итак, что же должны уметь ИТ-инструменты для управления сроками в гибридном проекте?

Я выделяю 6 функций без которых управление сроками в проекте будет неполным:

1. Автоматический расчет календарного плана (так чтобы взаимосвязи влияли на расчет сроков проекта и была возможность построить критический путь)
2. Базовые планы (фиксирование плановых дат выполнения задач и вех для работы с отклонениями)
3. Расчет отклонений и светофоры
4. Фильтрация ближайшего временного горизонта (возможность выделить из базового плана задачи и вехи на ближайший временной горизонт для работы с ними)
5. Портфельная отчетность (Roadmap уровня портфеля)
6. Гант + табличный вид

• Kanban + Gantt (совмещение работы с тактическим и стратегическим горизонтом планирования)
• Last Planner System (поддерживают идеологию бережливого строительства)

Рассмотрим подробнее первый класс инструментов.

Я остановился на двух вариантах ИТ решений для связки Kanban + Gantt.

 

Примечание: Не рассматривал MS Project, Primavera т.к. как системы слабо адаптированные для работы команд.

• Jira + дополнение к ней BigPicture. Интеграция Gantt происходит с помощью плагина мгновенно.
• Asana + дополнение к ней Instagantt
• Trello + дополнение к ней Elegantt

• Wrike — это корпоративный онлайн-сервис для совместной работы и управления проектами
• Битрикс24 – облачное решение, российский софт для управления проектами
• ClickUp – бесплатное облачное решения с встроенным Гантом

Планирование «набегающей» волной – детализация задач ближайшего горизонта времени. По мере достижения целей каждого пункта плана мы детализируем последующие задачи, ближайшие по графику выполнения работ.

Важно чтобы все уровни на каждом горизонте планирования были связаны между собой.

Разберем три инструмента для гибридного управления сроками, которые совмещают в себе Gantt и Kanban. Решения предложены в соответствии с размером команды проекта.

 

Airtable удобен для небольших команд. И по сути является продвинутым Excel.

Однако у этого решения есть существенные минусы при использовании для более масштабных проектов:

• отсутствует полноценное решение для стратегического планирования. Airtable предлагает нам упрощённую версию диаграммы Ганта, которая не очень удобна в использовании. Гант представлен как отдельный инструмент и не совмещен с таблицей. При этом доступ к нему есть только в платной версии. Тем не менее, он позволяет нам отслеживать взаимосвязи и видеть полноценную картину по срокам.
• отсутствует полноценное решение для тактического планирования в виде Канбан-доски. В Airtable можно настроить Канбан-доску, однако информация на карточках с задачами будет урезана (можно выбрать не более 5-ти критериев)
• неудобное разграничение прав доступа, потому что они выдаются не на уровне отдельных объектов, а на уровне представлений интерфейса.

Из минусов решения:
• Полуручной режим фильтрации ближайшего горизонта для Канбана
• Сложность настройки портфельного представления
• Неудобная (не удалось быстро настроить) дорожная карта по портфелю проекта

Smartsheet, в отличие от Airtable, решение для более крупных компаний

Мощное решение для средней и крупной компании из тех, кто готов инвестировать во внедрение.

Из минусов можно выделить:

• Желательно чтобы был свой администратор
• Требует инвестиций во внедрение

 

Бесплатный десктопный софт с встроенной комбинацией Гант и Scrum/Kanban

1. Гант – де-факто стандарт в представлении информации о сроках и взаимосвязях, он не устарел
2. Комбинация Ганта и Канбана позволяет управлять сроками в гибридном проекте
3. Наиболее подходящими на текущий момент для совместного использования Ганта и Канбана являются продукты: Jira+BigPicture, Smartsheet, Airtable

Найти инструменты для гибридных проектов возможно!

Но не стоит забывать, что ИТ-инструмент вторичен по отношению к бизнес-логике, но без него внедрение может оказаться невозможным.