Автоматизация отчетности и процессов управления

Поможем



  • обеспечить руководство легким доступом к актуальной информации по портфелям, программам или отдельным проектам для принятия быстрых и своевременных решений 

  • снизить трудоемкость рутинных процессов и сэкономить не часы, а недели рабочего времени на ручной кропотливой работе

  • избавиться от операционных рисков возникновения ошибок, повысить качество работы и снизить затраты на контроль


Что входит в услугу



  • помощь в формулировании целей, требований и ключевых результатов для проекта внедрения ИСУП, помощь в выборе оптимального решения

  • подбор и конфигурирование ИСУП под ваши бизнес-цели (мы внедряем ИСУП на базе 1С:Корадиум, Jira, X-Lance, no-code и low-code решений, но также можем рассмотреть и более удобные/привычные для вас варианты)

  • внедрение ИСУП для управления различными аспектами проекта, в т.ч. сроками, ресурсами, финансами, работами, рисками и т.д.

  • обучение работе с ИСУП, подготовка ролевых инструкций для участников проектной деятельности

  • создание единой среды коммуникации, пространства для совместной работы над проектами для членов внутренних и внешних команд

  • обеспечение эффективного мониторинга портфеля проектов — взаимосвязи, сроки, загрузка сотрудников, прозрачность хода проектов

  • внедрение единообразных правил ведения проектов с возможностью последующей адаптации к специфике проекта, команды — agile / waterfall / mix

  • формирование удобного хранилища проектной документации с возможностью совместной обработки и доработки


Получить бесплатную консультацию
Подробнее
Каких целей достигают наши заказчики после внедрения автоматизации
Снижение трудоемкости по обработке данных даёт огромную экономию ресурсов, в частности:

Есть возможность вести десятки сложных проектов с множеством участников и избавиться от огромного количества ручной кропотливой работы

Такие процессы, как формирование календарного плана, выстраивание связей между разными видами работ, ресурсное планирование, создание отчетности и прочие, упрощаются и ускоряются в десятки раз. Сотрудники экономят не часы, а недели рабочего времени

Повышение доступа к актуальной информации позволяет использовать данные максимально эффективно, в частности:

Решения на различных уровнях управления принимаются очень быстро: вся информация уже есть в системе, поэтому не нужно дожидаться совещания, чтобы допросить каждого участника. Как следствие, высвобождается время, которое раньше тратилось на многочасовые совещания с большим количеством участников

Данные в система не искажены и отражают реальную картину. Часто информация, проходя цепочку звеньев от источника (исполнителя) до топ-менеджмента, подвергается корректировкам со стороны руководителей – цифры “подкручиваются”, чтобы общая картина выглядела лучше, чем есть на самом деле. Благодаря автоматизации доступ к актуальной достоверной информации любого уровня всегда есть под рукой

Предотвращаются риски, быстро определяются “узкие” места и разрешаются проблемы – всё это также возможно благодаря простому доступу к актуальным данным

Снижение операционных рисков обеспечивает качество работы и уменьшение затрат на контроль, в частности:

Устраняются причины ошибок. Из-за того, что многие параметры проекта (цели, требования, риски) часто оформляются в свободной форме, возникает риск искажения информации, а если ошибка возникла на начальном этапе, она будет тиражироваться в дальнейшем. Внедрение ИСУП предотвращает подобные ошибки процессов

Система повышает вероятность следования процессу и сама контролирует корректность введенных данных: например, можно “зашить” определенный процесс в обязательные формы/поля, незаполнение которых не даст возможность обновить статус карточки (в противном случае понадобятся контролеры процесса)

Кому нужна автоматизация
Компаниям
У которых большое количество проектов (10+) или же есть сложные и объемные проекты с большим количеством участников и ограниченными ресурсами (существует конкуренция за ресурсы)
Руководителям
Всем, кто отвечает за портфель проектов в компании, руководит проектным офисом и “тонет” в большом объеме работы по контролю, соблюдению методологии, отчетности и т.д.
Отзывы о нашей работы
Получить бесплатную консультацию
Этапы работы с нами
icon

Подготовка и согласование объема работ

Определяем, какие проблемы заказчик хочет решить и каких бизнес-целей достичь. Для этого мы согласовываем процессы и аспекты, которые требуют автоматизации и за которыми мы будем следить: сроки, ресурсы, риски и эскалации, взаимосвязи между проектами и т.д. 

icon

Проработка решения

На этом этапе мы анализируем возможности текущих ИТ-инструментов и формулируем высокоуровневые требования и ограничения будущей системы в зависимости от сценариев её использования и бизнес-логики процессов. Здесь наша задача – определить оптимальную конфигурацию ИСУП, которая будет решать бизнес-задачи заказчика, и представить предварительный прототип. Также прорабатываем альтернативные варианты реализации, чтобы заказчик мог выбрать лучший для него вариант.

icon

Реализация и запуск

Утвердив предварительный прототип решения и выбрав подходящую конфигурацию, мы переходим к уже более детальной постановке требований, чтобы собрать продвинутую версию прототипа. Далее мы устанавливаем систему, донастраиваем её, готовим техническую документацию и начинаем подготовку к пилотному запуску. Во время подготовки выбирается проект для “обкатывания”, проводится инструктаж участников в части ИТ и готовится пользовательская документация, создается центр поддержки – технической и методологической. Запускается пилот.

icon

Пилотирование

По результатам пилотирования анализируем, насколько система эффективно справилась с поставленными задачами, была ли удобна и понятна для участников. В процессе пилотирования отслеживаются технические баги и сразу исправляются, а по окончании мы анализируем, где и как была нарушена бизнес-логика, дорабатываем документацию. Для этого мы постоянно собираем обратную связь с участников и сверяемся с топ-менеджерами по целям. По итогам данного этапа мы получаем систему, готовую к тиражированию.

icon

Тиражирование

Система готова к распространению на все проекты, поэтому на этом этапе проводится массовый инструктаж. Наша задача – проследить, как используют систему. Также собираем обратную связь, консультируем технически и методологически.

 

Нам доверяют
Смотрим на бизнес не как технари, а как эксперты в области управления

Бизнес- и ИТ-консалтинговая экспертиза и 20-летний опыт работы в сфере управления проектами дает нам колоссальное преимущество: мы смотрим на проблему глазами клиента и нам не нужно ставить детальное ТЗ. Большинство ИТ-консультантов и интеграторов делают настройку ПО исходя из технических возможностей системы и согласно детальному ТЗ от клиента или сами его готовят. При этом часто не оценивают, насколько то или иное решение будет эффективно для решения конкретных бизнес-задач. Мы отталкиваемся не от ТЗ, а от верхнеуровневых бизнес-требований: делаем “обвязку” ИТ-решений понятными регламентами и инструкциями, держим фокус на задачах и целях заказчика, учитываем возможности и ограничения системы.

Мы не привязаны к конкретному софту

У нас есть свои отработанные решения, но мы с радостью выполним роль руководителей и бизнес-методологов проектов на предпочтительных для вас ИТ-решениях, оставив техническую настройку или доработку по требованиям другим партнерам. При необходимости мы можем проработать критерии выбора решения, определить критичные и сравнить решения между собой, чтобы вы легко сделали оптимальный выбор.

Добиваемся получения удобной отчетности для всех ключевых ролей в управлении проектами: от куратора до исполнителей

Зачастую при внедрении ИСУП автоматизация отчетности представляет собой либо использование стандартной отчетности, либо обучение настройке отчетов нескольких специалистов со стороны клиента, либо данный процесс выносят за рамки проекта, чтобы заняться им “как-нибудь потом”. Мы не верим в эффективность ни одного из этих подходов, так как все они так или иначе ограничивают всех участников проектов в принятии своевременных решений. Наша задача – обеспечить все роли “пультом управления”, позволяющим достигать целей проекта за счет оперативного принятия решений, которое возможно только при удобном и понятном всем участникам алгоритме формирования отчетности и легком доступе к ней.

Мы анализируем, насколько внедренное ИТ-решение действительно востребовано и используется на практике

После внедрения изменений мы не просто устраняем технические ошибки, учитываем замечания пользователей и отвечаем на вопросы, а смотрим на то, насколько конкретное решение подходит для конкретного сценария использования. Например, часто это касается совещаний: когда руководитель спрашивает “Что происходит?”, мы добиваемся увязки отчетности и информационного представления в системе со сценарием совещания. Наша задача здесь – убедиться, что конкретные представления и отчеты удобны и востребованы в рамках сценария проведения конкретной встречи: от верхнеуровневого совещания проектного комитета до регулярного стендапа. Для нас важно собрать обратную связь не только об удобстве работы с формами, но и проверить настройку с точки зрения бизнес-логики: насколько система хорошо поддерживает управленческие процессы.

Сильная методологическая база, не уступающая уровню настройки ИТ-решения

Обычно интеграторы делают регламенты и инструкции по “остаточному принципу”: технически всё хорошо настроили, но про бизнес-логику забыли. Часто на этом этапе делаются формальные рабочие документы, которые не всегда понятны и применимы на практике, или не соответствуют специфике организации. В нашем случае на первом месте бизнес-логика и задачи заказчика, и только потом техническая реализация как метод достижения нужных целей. Это значит, что регламенты будут сделаны и с учетом специфики внедренных ИТ-решений, и продуманной бизнес-логики, и корпоративных требований организации.

Чёткий процесс внедрения

Мы очень хорошо понимаем, как внедрять организационные изменения, поэтому наш процесс внедрения четкий, пошаговый, помогающий избежать или преодолеть сопротивление за счет своевременного вовлечения людей, продуманных коммуникаций, сбора и отработки обратной связи как в части бизнес-логики, так и в части настройки ИТ-системы.

Фигура
Что наши заказчики получают после внедрения автоматизации
icon
Ясность: наши заказчики знают, для чего им нужна ИСУП, какие задачи она решает, а также какие из требований к системе второстепенны, а какие избыточны. Мы подбираем несколько вариантов ИТ-решений или различных конфигураций выбранного вами продукта под конкретные цели, предлагая осознанный выбор между возможными и наиболее подходящими вариантами.
icon
Рабочий инструмент: мы добиваемся реального внедрения системы – чтобы ею начали пользоваться каждый день. Как мы это делаем: с самого начала проекта выстраиваем правильную коммуникацию с заказчиком и ИТ-отделом, вовлекаем ключевых пользователей, собираем обратную связь, быстро адаптируем систему к изменениям, контролируем её использование, анализируем удобство представлений и отчетности.
icon
Помощь с обучением ИСУП: здесь мы не просто обучаем техническим настройкам системы (какие есть функции и возможности системы), а создаем прикладной мостик между знаниями о системе и практикой реальных бизнес-процессов. Руководители изучают функции системы, необходимые им для выполнения своих обязанностей, а рядовые сотрудники проходят инструктаж в условиях текущей работы: сегодня заполняем карточку проекта, завтра заводим актуальные данные по задаче, послезавтра формируем отчет и т.д.
Фигура
Возможные услуги

Разработка и внедрение методологии управления проектами и изменениями

Разработка и внедрение процесса управления ресурсами

Менторинг по запуску и развитию проектного офиса

Формирование базы знаний по управлению проектами

Менторинг по управлению отдельным проектом / программой

Фигура
Главные боли наших заказчиков
Непонятно, насколько автоматизация будет соответствовать нашим задачам, покроет наши потребности. Не уверены, чо это решение действительно нам поможет

Мы сформируем критерии, проведем сравнительный анализ, сделаем демо подходящих решений и при необходимости отпилотируем решение на практике: то есть покажем конкретные примеры решения ваших бизнес-задач или прохождения бизнес-сценариев.


Хотим более современное, простое и инновационное решение

При выборе решения по управлению проектами важно смотреть не только на его новизну, но и на то, насколько хорошо оно вписывается в “ландшафт” вашей организации, насколько просто его интегрировать и решить конкретные бизнес-задачи, сопровождать после запуска. Инновационность важна и это может быть один из критериев, но также важно понимать, насколько просто вы сможете развивать это решение в компании. Мы поможем выбрать такое решение, которое ваша компания не перерастет за пару лет и которое не потребует сложных интеграций или добавления новых инструментов при возникновении новых задач.


Непонятно, как развивать и дорабатывать систему, когда процесс внедрения завершится. Не хотим быть заложником техподдержки до конца жизни

Тут есть два решения: либо взять ИТ-специалиста в штат, либо настраивать то, что можно “без кода” (no-code) силами своих специалистов, не являющихся разработчиками (то есть развивать компетенцию настройки системы внутри компании – мы в этом поможем).


Нам не нужно, чтобы внедрение системы происходило в формате “что мы скажем, то и сделают”, так как мы сами точно не знаем, что нам надо. Мало кто может подсказать, что реально оптимально для нашей компании

Мы смотрим на ИСУП с точки зрения бизнес-целей и задач, поэтому подсказываем нашим клиентам, какое решение и его конфигурация наиболее оптимальны, что должно быть в системе, чтобы решать поставленные задачи, какие требования избыточны, а также какие могут быть риски у тех предложений, которые предлагает клиент.


Возможно, это окажется дорогим, невостребованным и даже бесполезным для нас

Самое дорогое решение – то, которым никто не пользуется, которое не решает самые важные задачи, а значит оно бесполезно. Каждый может выбрать инструмент, соответствующий определенному бюджету, но дальше уже встает вопрос эффективности использования этого бюджета и инвестиций в инструмент. Эффективность обеспечивается тем, что мы проверяем, что и как работает на практике в соответствии с задачами и бизнес-логикой, чтобы исключить ситуацию “заплатили, но не пользуемся”. 


Также стоит понимать, насколько важные решения учитываются в системе и к чему вы их применяете: если какая-то ошибка, непрозрачность или сбой могут стоить компании больших денег, то не нужно экономить и устанавливать бесплатный софт, не решающий критичные задачи. Соотнесите стоимость решения со стоимостью возможной ошибки в случае его отсутствия.


Наверх
Здравствуйте! Если возникли вопросы, мы на связи.
Скопировано в буфер обмена