Что сделать, чтобы рамки проекта не расширялись?

Одна из наиболее частых проблем в проектах, из-за которой страдают заказчики, руководители проектов или подрядчики — это расползание рамок проекта, когда уже вот вот, но заказчик требует еще немного правочек. Как минимум из-за этого уползают сроки, но важнее того: мы впустую (возможно?) тратим драгоценные ресурсы — время команды и деньги компании.

Сам я недавно столкнулся с подобной проблемой. В одной — в качестве заказчика сайта. В другой — в качестве подрядчика по внедрению информационной системы управления проектами.

В первом случае затраты времени на проект стали превышать ожидания подрядчика, а также из-за возникающих новых правок подрядчик стал уже явно демонстрировать свое раздражение.

Во втором — проект ушел по срокам с 5 прогнозных на 9 месяцев.

Во втором — множество причин. Затрону лишь те, что связаны с рамками.

Руководитель проекта:

• Не вел жесткий трекинг того, что нужно по договору,
• Согласовал требования в договоре, хотя позже посчитал их туманными,
• Выполнял требования, непредусмотренные договором, потому-что сделать быстрее, чем согласовывать (в итоге много накопилось и оказалось в разы сложнее чем оценивал)
• Не зафиксировал процедуру принятия и фиксации решений, процедуры приемки.

В итоге, то, что было устно принято, далее вызвало вопросы и потребовало многократной переделки.

Наибольшая сложность ситуаций в том, чтобы управлять рамками, не разрушая отношений.

Итого мои краткие рекомендации:

• Фиксируйте конкретнее границы в договоре
• Определяйте лимит на переделки того, что уже реализовано
• Определяйте способ фиксации решений, фиксации результатов, последствия согласований
• Фиксируйте трудозатраты, если доработки нельзя не сделать, под списания в будущих контрактах
• Определяйте процедуры приемки или в договоре или в начале проекта
• Трекайте исходные и новые требования, статус их выполнения, включенность в рамки текущего проекта
• Как РП не говорите, что требование не в рамках, если не проверили договор и не оценили обьем
• Аккуратно меняйте одни требования на другие при сопоставимой трудоемкости
• Ну и, конечно, идите на встречу клиенту.
• Не дайте необходимости сохранять отношения работать в убыток.
• Не дайте копеечным правкам за рамками договора убить отношения с клиентом и успех проекта.
  

Где найти баланс? Это искусство, похоже.