Бюджет проекта: суть и правила составления

Что такое бюджет проекта

Зачем управлять бюджетом

В отличие от сметы, где указываются только затраты на определенные работы, бюджет должен подсвечивать все финансовые показатели: доход, расход, прибыль или убытки. Его главные функции в проекте:

• показывать стоимость как общую, так и отдельных элементов;
• распределять средства между участниками (заказчик, команда, исполнитель, подрядчики и т.д.);
• отражать источники финансирования (собственные средства, заемные, федеральный бюджет, гранты и т.д.);
• предоставлять оценку рентабельности;
• контролировать финансовые потоки;
• помогать принимать оперативные решения по корректировке затрат;
• связывать денежные аспекты с результатами, целями, задачами и рисками.

Управление бюджетом необходимо в первую очередь для того, чтобы заинтересованные участники видели прогресс: какие задачи выполнены и сколько средств на них потрачено. Состояние финансов – индикатор допущенных ошибок и реализовавшихся рисков, а также инструмент прогнозирования будущих расходов.

Составление бюджета проекта: что включает и каким требованиям должен соответствовать

Бюджет должен быть:

• обоснованным, чтобы гарантировать выполнение всех задач и мероприятий для реализации проекта. Необходима чёткая привязка расходов к конкретным расходным событиям;
• реалистичным, чтобы расходы соответствовали рыночным ценам. Если реализация проекта предполагает обращение к услугам подрядчиков, то нужно указать среднюю стоимость их работ, основанную на полученных предложениях и поиске в Интернете;
• экономически целесообразным, чтобы обеспечить отдачу вложенных средств и минимизировать издержки;
• гибким, чтобы предусмотреть корректировки в случае изменения обстоятельств и условий реализации проекта;
• прозрачным и понятным для участников и стейкхолдеров проекта.

Что включает в себя бюджет проекта

Главная функция бюджета – расчет рентабельности проекта. Чтобы спрогнозировать прибыль, необходимо оценить стоимость проекта. Основные компоненты расходов рассмотрим ниже подробнее.

Операционные расходы проекта

Это расходы, которые связаны непосредственно с выполнением работ и включают затраты на оплату труда, оборудование, транспорт, материалы и т.д. Операционные расходы, как правило, составляют большую часть бюджета и зависят от сложности и объема работ, стоимости и качества используемых ресурсов.

Примеры операционных расходов:

• зарплаты сотрудников;
• аренда помещения;
• покупка оборудования;
• оплата мобильной связи, интернета;
• разработка дизайна.

Управленческие расходы

Эти расходы необходимы для контроля реализации проекта. 

Пример управленческих расходов:

• зарплаты менеджеров;
• оплата консультаций экспертов;
• оплата обучения или участия в конференциях;
• оплата командировок;
• оплата лицензий для ПО (трекеры, системы управления проектами и финансового учета;
• оплата потраченного времени руководства на контроль и принятие решений.

Как правило, такие расходы составляют до 15% от общего бюджета проекта. 

Накладные расходы

Бюджет проекта включает траты, которые не связаны напрямую с выполнением проектных работ, но необходимы для его поддержки. 

Пример накладных расходов:

• оплата коммунальных услуг;
• оплата налогов или штрафов;
• стоимость страховки;
• стоимость амортизации оборудования.

Могут составлять от 10 до 30% от итоговой суммы.

Разработка бюджета проекта и что важно учесть

Для разработки полного и реалистичного бюджета необходимо учитывать влияние стейкхолдеров, определить требования к продукту, провести оценку ресурсов и сроков работ, а также исследовать рынок.

Факторы, которые важно учитывать

Определение стейкхолдеров

К стейкхолдерам относятся заинтересованные лица, которые могут повлиять на проект: заказчики, сотрудники компании со стороны исполнителя, представители государственных органов, поставщики, подрядчики и т.д. Определение стейкхолдеров помогает не только выявить операционные и управленческие расходы, но и спрогнозировать непредвиденные траты: например, выделение статьи расходов на случай возникновения риска прекращения договора с поставщиком.

Определение требований к продукту

К этому процессу важно привлечь всех стейкхолдеров – часто это касается проектов, где требования невозможно изменить после начала реализации. Требования определяются в зависимости от продуктовых характеристик и функционала, необходимых для достижения целей, и могут существенно повлиять на итоговую цифру бюджета.

Оценка ресурсов

В зависимости от требований определяются ресурсы и их количество для реализации проекта. Это могут быть: разработчики, сервера, лицензии на ПО.

Исследование рынка

Это необходимо сделать, чтобы принять решения относительно человеческого ресурса (взять сотрудников компании, привлечь подрядчиков или нанять аутсорс) или условий тендера по закупке материалов. Благодаря проведенному исследованию можно заложить цену выше среднего, чтобы подстраховаться на случай возникновения риска.

Оценка сроков

Здесь привлекаются некоторые стейкхолдеры, которые имеют влияние на длительность проекта: команда и руководители. Все участники должны оценить сроки выполнения их части работы. Например, на дизайн сайта потребуется 7 рабочих дней, то есть 56 рабочих часов. На основе этих данных можно спрогнозировать и сроки, и стоимость работ. 

Этапы разработки бюджета и управление

Разработка бюджета включает учет расходов и доходов, а также расчет финансовых показателей (прибыль или убыток). Процесс можно разбить на нижеприведенные этапы.

Анализ и оценка проекта. Здесь определяются цели, результаты и показатели эффективности проекта, а также проводится аналитика рисков, ресурсов, влияния стейкхолдеров и конкурентов. На основе этой информации формулируются требования к бюджету, а также определяются его ограничения. 

Планирование. Разрабатывается финансовый план, который включает не только декомпозицию необходимых работ, расписание и последовательность трат, но также и возможные доходы, и источники финансирования, и конечная смета.

Согласование. Бюджет предоставляется на утверждение заказчику, чтобы получить обратную связь и рекомендации по оптимизации.

Мониторинг и контроль. На этом этапе сравниваются фактические затраты с планируемыми, выявляются отклонения и причины их возникновения, принимаются меры по устранению, перераспределяются средства при необходимости.

Итоговая оценка реализации бюджета. Готовится финальный отчет по реализации бюджета, который отражает все проектные траты и доходы, а также проводятся аудит и оценка сметы. На основе этого отчета делаются выводы о достижении целей и результатов проекта, а также формулируются сильные и слабые стороны бюджета.

Какие используются методы оценки бюджета проекта

Оценка бюджета выявляет слабые и сильные стороны проекта в области финансов, а также определяет степень достижения результатов. Ниже приведем распространенные методы оценки бюджета:

• сравнение с аналогами: оценивается конкурентоспособность и актуальность бюджета. Этот метод подходит для бюджетирования типовых проектов;
• параметрическое сравнение: сопоставляются стандарты успешных практик и требований в уже реализованных проектах той же отрасли с параметрами текущего проекта. Это помогает определить качество бюджета;
• анализ отдачи ивестиций (ROI): бюджет анализируется с точки зрения соотношения трат и дохода. Показывает рентабельность сметы;
• анализ гибкости бюджета: данная оценка выполняется с точки зрения влияния внешних или внутренних факторов и определяет гибкость и устойчивость бюджета.

Методы управления бюджетом проекта

Управление бюджетом  – это процесс, включающий мониторинг и контроль финансовых потоков, сравнение фактических расходов с планируемыми, а также аналитику возникающих отклонений и принятие мер по их устранению.

Основные методы управления:

• Традиционный контроль бюджета, который заключается в сравнении плановых и фактических расходов;
• Метод освоенного объема – оценка текущего объема выполненных работ на основании осуществленных затрат и прогноз их дальнейшего выполнения. 

Ниже рассмотрим популярные инструменты данных методов.

Заключение

Составление проекта бюджета – важная область управления проектом, которая оказывает влияние на всего  этапы. Если вы хотите оценить стоимость проекта, возможные риски и наличие ресурсов, но не знаете с чего начать, приходите к нам на бесплатную  “Сессию ясности”. Чтобы записаться, напишите “ЯСНОСТЬ” в Телеграм  @Malakhov_Andrey.

Подписывайте на наш канал в Телеграме, чтобы получать акттуальную полезную информацию об управлении проектами и внедрении изменений.