Ежегодный отчет PMO OUTLOOK REPORT показал основные тренды и перспективы проектного менеджмента в 2024 году
- Владельцы бизнеса
- Руководители проектного офиса
- Руководители проектов
- Управление проектами
- Аналитика
- Метрики
- 5 минут
Компания Outlook совместно с ведущим разработчиком программного обеспечения по управлению проектным портфелем Sciforma подготовили ежегодный отчет на основе проведенного опроса. В анкетировании участвовало 103 руководителей проектных офисов из США, Канады и Великобритании.
Цель исследования: обратить внимание компаний на изменение показателей эффективности проектного менеджмента в 2024 году. А именно: если раньше главным критерием успешности проекта было соблюдение сроков и бюджета, то сейчас речь идёт о достижении нужных бизнес-целей и результатов.
В нижеприведенном исследовании вас ждут результаты опроса, которые покажут:
- проблемы и заблуждения, снижающие эффективность проектного офиса;
- главные причины провала проектов;
- методы приоритезации и их влияние на успешность портфеля проектов;
- тренды проектного менеджмента в 2024 году и многое другое.
Вопрос 1. С какими самыми большими проблемами вы сталкиваетесь при управлении портфелем проектов?
Первое место рейтинга (46% опрошенных) занимает проблема управления ресурсами. Сложности, с которыми сталкиваются чаще всего в данной области:
- планирование производственных мощностей (50%)
- распределение ресурсов (28%)
- использование ресурсов (16%)
- отслеживание навыков сотрудников (4%)
- управление подрядчиками (2%)
Эти цифры не только подсвечивают точки роста, но также показывают уровень осознанности руководителей: сложности в планировании производственных мощностей обладают колоссальным влиянием на успешность проекта.
Второе место: приоритизация проектов (29% опрошенных).
Главные трудности, которые возникают у руководителей во время расстановки приоритетов в портфеле проектов:
- необходимость отказа от некоторых проектов (28%)
- точная оценка стоимости портфеля проектов (28%)
- согласование портфеля проектов с корпоративной стратегией (24%)
- отслеживание результатов портфеля проектов (12%)
- моделирование сценариев для оптимизации стоимости портфеля (8%)
Третье место: проблема прозрачности данных и отчётности (17% опрошенных).
В некоторых компаниях при ведении проекта команда использует разрозненные таблицы, системы и другие инструменты, что негативно влияет на возможность отследить показатели эффективности. Главные сложности в этой области:
- интеграция проектных данных из систем, которые не контролируются (например, с помощью Jira) (38%)
- нецентрализованные данные (31%)
- отсутствие данных о портфеле проектов в режиме реального времени (19%)
- недостаток отчётов о текущем состоянии проекта (6%)
- недостаточный охват agile-проектов (6%)
Четвертое место: управление финансами (8% опрошенных).
Наиболее “хрупкими” местами оказались:
- отслеживание бюджета и фактических расходов (28%)
- интеграция с существующей финансовой системой (28%)
- прогнозирование расходов портфеля проектов (14%)
- сбор точных финансовых данных (14%)
- финансовая отчётность в режиме реального времени (14%)
Интересно то, что финансовое управление, являющееся важнейшим аспектом проектного менеджмента, не вызывает сложностей у большинства руководителей (всего у 8%). При этом опрос также выявил, что 23% менеджеров используют финансовый показатель как критерий успеха или неуспеха проекта.
Вопрос 2. Какова функция проектного офиса в компании?
По результатам анализа этого опроса мы пришли к выводу, что многие руководители не понимают реальную функцию проектного менеджмента.
К примеру, 13% опрошенных отметили, что его основная роль – ведение отчётности и отслеживание результатов деятельности. На втором месте – совершенствование бизнес-процессов (7%), на третьем – соблюдение стандартов и управление (16%). 64% респондентов ответили, что создание проектного офиса необходимо для всего вышеперечисленного.
При уже более детальном опросе на эту тему были подсвечены некоторые противоречия в ответах. Так, например, говоря непосредственно о руководителях проектов, 20% из них считают основной функцией проектного менеджмента отчётность, а вышестоящее руководство ставит данную функцию на первое место лишь в 12% случаев.
Вопрос 3. Каковы показатели успеха/неуспеха проектного офиса в компании?
30% опрошенных ответили, что ключевым показателем успешности проекта является реализация самых важных/дорогостоящих проектов портфеля. Второе место (25% опрошенных) занял такой показатель, как соблюдение сроков и запланированного бюджета. Третье место (18%) – удовлетворенность стейкхолдеров.
Ответы на этот и предшествующие вопросы обозначили главную проблему: функция проектного офиса и его показатели успеха до сих пор вызывают споры и сомнения. Но правильный ответ здесь только один: необходимо определить ключевые показатели, основанные на бизнес-целях организации, которые будут использоваться для измерения успеха/неуспеха проектов.
Ниже приведены данные о том, что для руководителей считается главным критерием провала проекта:
- 43%: стейкхолдеры не удовлетворены результатами проекта
- 23%: проект вышел за рамки бюджета
- 10%: цели по росту прибыли или сокращению расходов не были достигнуты
- 10%: цели по рентабельности проекта не были достигнуты
- 7%: отмена проекта
- 7%: “мягкие” цели не были достигнуты (повышение эффективности, обратная связь от пользователей и т.д.)
Вопрос 4. Каковы причины неуспеха проекта?
Здесь следует обратить внимание ещё на одно противоречие: показатели неуспеха и причины неуспеха проекта указывают на совершенно разные области.
К причинам провала относят:
- 29%: недостаточное количество ресурсов для удовлетворения проектных потребностей
- 25%: нехватка ресурсов для реализации, в том числе нереальные сроки
- 22%: отсутствие постановки целей на каждом этапе реализации
- 18%: отсутствие поддержки со стороны руководства
- 6%: недостаток качественной коммуникации
Эти цифры говорят о том, что организации критически важно согласовывать бизнес-цели с показателями, которые необходимо достичь. А это, в свою очередь, возможно только при сотрудничестве со стороны руководителей.
Вопрос 5. Как расставляются приоритеты?
Результаты этого опроса снова демонстрируют противоречие между приоритетами и бизнес-целями:
- 30% руководителей проектных офисов используют базовую модель высокого, среднего и низкого приоритетов
- 27% опрошенных используют сложный метод расстановки приоритетов
- 23% отмечают, что наиболее приоритетные задачи – выполнение приказов вышестоящего руководства
- 19% отталкиваются от системы неформальной расстановки приоритетов
Поскольку 42% (почти половина) руководителей расставляют приоритеты в зависимости от приказов или по наитию, неудивительно, что организации в целом не видят истинные бизнес-приоритеты.
Однако за последние годы произошел существенный сдвиг: если раньше только 10% организаций использовали сложный метод определения приоритетов, то сейчас эта цифра выросла до 27%. Это отличное напоминание того, что любой проект начинается с определения нужных приоритетов в нужное время с использованием нужных (и доступных) ресурсов для достижения нужных бизнес-целей.
Вопрос 6. Какие технологии вы используете для поддержки работы проектного офиса?
Ответы на этот вопрос дополняют общую картину: важность централизованных данных, которые организация получает в режиме реального времени, играет большую роль. Этот факт подтверждается тем, что 25% организаций, использующих разрозненные таблицы и инструменты, испытывают сложности с расстановкой бизнес-приоритетов. Данный процент уменьшается, когда речь идёт об использовании программного обеспечения для управления портфелем проектов.
Взглянем на цифры подробнее:
- 36% используют программное обеспечение для управления проектами
- 26% обращаются к разрозненным/бесплатным инструментам
- 10% применяют собственные системы/программы
Вопрос 7. Что мешает организации внедрить проектный менеджмент?
Несмотря на то, что проектное управление является важной составляющей для развития бизнеса и достижения необходимых показателей, всё ещё существуют факторы, которые мешают его внедрению/развитию. К ним респонденты относят:
- 30%: отсутствие поддержки со стороны руководства
- 25%: невозможность отказаться от привычных/устаревших функций
- 25%: нежелание тратить время, деньги и другие ресурсы
- 21%: отсутствие понимания необходимости
Эти данные также подтверждают красную линию нашего отчёта: без поддержки руководства и чётко определенной роли проектного офиса добиться улучшений будет невозможно.
Вопрос 8. Что такое успешный проектный офис?
41% опрошенных отметили, что успешный проектный офис – основа развития организации. 39% считают, что успех отождествляется с пользой/важностью для бизнеса. Другие ответы:
- 16%: связующее звено между стратегией и исполнением
- 4%: эффективное управление
Обратите внимание, что ни один из полученных ответов на данный вопрос не не связан с соблюдением сроков/бюджета, что является вторым по популярности ответом в опросе о показателях успешности проектного менеджмента. Такое противоречие тоже является тревожным сигналом: у руководителей нет чёткого понимания связи между успешностью проекта и его показателями.
Заключение
Несмотря на то, что у современных руководителей всё ещё существуют сложности в понимании бизнес-функции проектного офиса, в этом году многое изменилось в лучшую сторону.
Например, если в 2022 году главным показателем успеха было соблюдение сроков и бюджета, то в 2023 году фокус сместился на выполнение наиболее важных проектов, то есть, расстановку приоритетов.
Также отмечается более глубинное понимание проблемы приоритизации: двумя годами ранее лишь 8% отмечали проблему согласования целей проектного менеджмента с целями бизнеса, сейчас же эта цифра увеличилась до 24%.
Ещё можно отметить и про важность прозрачности процессов и отчётности: фокус на данный аспект вырос с 22 до 38%.
Согласно данным этого отчёта, можно с уверенностью сказать, что в 2023 году наблюдались положительные тенденции в понимании истинной функции проектного менеджмента организации.
И хотя эти выводы обнадеживают, не стоит забывать о таких важных аспектах, как о стратегической согласованности и необходимости донесения ценности проектного менеджмента до руководящего состава.
Еще больше актуальной информации про полезные методы и инструменты проектного менеджмента, внедрения организационных изменений и ИТ-решений ищите в Телеграм-канале Андрея Малахова, управляющего партнера PMLogix: Уж&Ёж. Управление проектами. PMLogix