+7 (926) 827 3222
28 фев 2024

Ежегодный отчет PMO OUTLOOK REPORT показал основные тренды и перспективы проектного менеджмента в 2024 году

Для кого:
  • Владельцы бизнеса
  • Руководители проектного офиса
  • Руководители проектов
Знания и навыки:
  • Управление проектами
  • Аналитика
  • Метрики
Время на чтение:
  • 5 минут

Компания Outlook совместно с ведущим разработчиком программного обеспечения по управлению проектным портфелем Sciforma подготовили ежегодный отчет на основе проведенного опроса. В анкетировании участвовало 103 руководителей проектных офисов из США, Канады и Великобритании.

Цель исследования: обратить внимание компаний на изменение показателей эффективности проектного менеджмента в 2024 году. А именно: если раньше главным критерием успешности проекта было соблюдение сроков и бюджета, то сейчас речь идёт о достижении нужных бизнес-целей и результатов. 

В нижеприведенном исследовании вас ждут результаты опроса, которые покажут:

  • проблемы и заблуждения, снижающие эффективность проектного офиса;
  • главные причины провала проектов;
  • методы приоритезации и их влияние на успешность портфеля проектов;
  • тренды проектного менеджмента в 2024 году и многое другое.

Вопрос 1. С какими самыми большими проблемами вы сталкиваетесь при управлении портфелем проектов?

Первое место рейтинга (46% опрошенных) занимает проблема управления ресурсами. Сложности, с которыми сталкиваются чаще всего в данной области:

  • планирование производственных мощностей (50%)
  • распределение ресурсов (28%)
  • использование ресурсов (16%)
  • отслеживание навыков сотрудников (4%)
  • управление подрядчиками (2%)

Эти цифры не только подсвечивают точки роста, но также показывают уровень осознанности руководителей: сложности в планировании производственных мощностей обладают колоссальным влиянием на успешность проекта. 

Второе место: приоритизация проектов (29% опрошенных).

Главные трудности, которые возникают у руководителей во время расстановки приоритетов в портфеле проектов:

  • необходимость отказа от некоторых проектов (28%)
  • точная оценка стоимости портфеля проектов (28%)
  • согласование портфеля проектов с корпоративной стратегией (24%)
  • отслеживание результатов портфеля проектов (12%)
  • моделирование сценариев для оптимизации стоимости портфеля (8%)

Третье место: проблема прозрачности данных и отчётности (17% опрошенных).

В некоторых компаниях при ведении проекта команда использует разрозненные таблицы, системы и другие инструменты, что негативно влияет на возможность отследить показатели эффективности. Главные сложности в этой области:

  • интеграция проектных данных из систем, которые не контролируются (например, с помощью Jira) (38%)
  •  нецентрализованные данные (31%)
  • отсутствие данных о портфеле проектов в режиме реального времени (19%)
  • недостаток отчётов о текущем состоянии проекта (6%)
  • недостаточный охват agile-проектов (6%)

Четвертое место: управление финансами (8% опрошенных). 

Наиболее “хрупкими” местами оказались:

  • отслеживание бюджета и фактических расходов (28%)
  • интеграция с существующей финансовой системой (28%)
  • прогнозирование расходов портфеля проектов (14%)
  • сбор точных финансовых данных (14%)
  • финансовая отчётность в режиме реального времени (14%)

Интересно то, что финансовое управление, являющееся важнейшим аспектом проектного менеджмента, не вызывает сложностей у большинства руководителей (всего у 8%). При этом опрос также выявил, что 23% менеджеров используют финансовый показатель как критерий успеха или неуспеха проекта.

Вопрос 2. Какова функция проектного офиса в компании?

По результатам анализа этого опроса мы пришли к выводу, что многие руководители не понимают реальную функцию проектного менеджмента. 

К примеру, 13% опрошенных отметили, что его основная роль – ведение отчётности и отслеживание результатов деятельности. На втором месте – совершенствование бизнес-процессов (7%), на третьем – соблюдение стандартов и управление (16%). 64% респондентов ответили, что создание проектного офиса необходимо для всего вышеперечисленного. 

При уже более детальном опросе на эту тему были подсвечены некоторые противоречия в ответах. Так, например, говоря непосредственно о руководителях проектов, 20% из них считают основной функцией проектного менеджмента отчётность, а вышестоящее руководство ставит данную функцию на первое место лишь в 12% случаев.

Вопрос 3. Каковы показатели успеха/неуспеха проектного офиса в компании?

30% опрошенных ответили, что ключевым показателем успешности проекта является реализация самых важных/дорогостоящих проектов портфеля. Второе место (25% опрошенных) занял такой показатель, как соблюдение сроков и запланированного бюджета. Третье место (18%) – удовлетворенность стейкхолдеров. 

Ответы на этот и предшествующие вопросы обозначили главную проблему: функция проектного офиса и его показатели успеха до сих пор вызывают споры и сомнения. Но правильный ответ здесь только один: необходимо определить ключевые показатели, основанные на бизнес-целях организации, которые будут использоваться для измерения успеха/неуспеха проектов.

Ниже приведены данные о том, что для руководителей считается главным критерием провала проекта:

  • 43%: стейкхолдеры не удовлетворены результатами проекта
  • 23%: проект вышел за рамки бюджета
  • 10%: цели по росту прибыли или сокращению расходов не были достигнуты
  • 10%: цели по рентабельности проекта не были достигнуты
  • 7%: отмена проекта
  • 7%: “мягкие” цели не были достигнуты (повышение эффективности, обратная связь от пользователей и т.д.)

Вопрос 4. Каковы причины неуспеха проекта?

Здесь следует обратить внимание ещё на одно противоречие: показатели неуспеха и причины неуспеха проекта указывают на совершенно разные области. 

К причинам провала относят:

  • 29%: недостаточное количество ресурсов для удовлетворения проектных потребностей
  • 25%: нехватка ресурсов для реализации, в том числе нереальные сроки
  • 22%: отсутствие постановки целей на каждом этапе реализации
  • 18%: отсутствие поддержки со стороны руководства
  • 6%: недостаток качественной коммуникации

Эти цифры говорят о том, что организации критически важно согласовывать бизнес-цели с показателями, которые необходимо достичь. А это, в свою очередь, возможно только при сотрудничестве со стороны руководителей.

 

Вопрос 5. Как расставляются приоритеты?

Результаты этого опроса снова демонстрируют противоречие между приоритетами и бизнес-целями:

  • 30% руководителей проектных офисов используют базовую модель высокого, среднего и низкого приоритетов
  • 27% опрошенных используют сложный метод расстановки приоритетов
  • 23% отмечают, что наиболее приоритетные задачи – выполнение приказов вышестоящего руководства
  • 19% отталкиваются от системы неформальной расстановки приоритетов

Поскольку 42% (почти половина) руководителей расставляют приоритеты в зависимости от приказов или по наитию, неудивительно, что организации в целом не видят истинные бизнес-приоритеты.

Однако за последние годы произошел существенный сдвиг: если раньше только 10% организаций использовали сложный метод определения приоритетов, то сейчас эта цифра выросла до 27%. Это отличное напоминание того, что любой проект начинается с определения нужных приоритетов в нужное время с использованием нужных (и доступных) ресурсов для достижения нужных бизнес-целей.

Вопрос 6. Какие технологии вы используете для поддержки работы проектного офиса?

Ответы на этот вопрос дополняют общую картину: важность централизованных данных, которые организация получает в режиме реального времени, играет большую роль. Этот факт подтверждается тем, что 25% организаций, использующих разрозненные таблицы и инструменты, испытывают сложности с расстановкой бизнес-приоритетов. Данный процент уменьшается, когда речь идёт об использовании программного обеспечения для управления портфелем проектов. 

Взглянем на цифры подробнее:

  • 36% используют программное обеспечение для управления проектами
  • 26% обращаются к разрозненным/бесплатным инструментам
  • 10% применяют собственные системы/программы

Вопрос 7. Что мешает организации внедрить проектный менеджмент?

Несмотря на то, что проектное управление является важной составляющей для развития бизнеса и достижения необходимых показателей, всё ещё существуют факторы, которые мешают его внедрению/развитию. К ним респонденты относят:

  • 30%: отсутствие поддержки со стороны руководства
  • 25%: невозможность отказаться от привычных/устаревших функций
  • 25%: нежелание тратить время, деньги и другие ресурсы
  • 21%: отсутствие понимания необходимости

Эти данные также подтверждают красную линию нашего отчёта: без поддержки руководства и чётко определенной роли проектного офиса добиться улучшений будет невозможно.

Вопрос 8. Что такое успешный проектный офис?

41% опрошенных отметили, что успешный проектный офис – основа развития организации. 39% считают, что успех отождествляется с пользой/важностью для бизнеса. Другие ответы:

  • 16%: связующее звено между стратегией и исполнением
  • 4%: эффективное управление

Обратите внимание, что ни один из полученных ответов на данный вопрос не не связан с соблюдением сроков/бюджета, что является вторым по популярности ответом в опросе о показателях успешности проектного менеджмента. Такое противоречие тоже является тревожным сигналом: у руководителей нет чёткого понимания связи между успешностью проекта и его показателями. 

Заключение

Несмотря на то, что у современных руководителей всё ещё существуют сложности в понимании бизнес-функции проектного офиса, в этом году многое изменилось в лучшую сторону.

Например, если в 2022 году главным показателем успеха было соблюдение сроков и бюджета, то в 2023 году фокус сместился на выполнение наиболее важных проектов, то есть, расстановку приоритетов.

Также отмечается более глубинное понимание проблемы приоритизации: двумя годами ранее лишь 8% отмечали проблему согласования целей проектного менеджмента с целями бизнеса, сейчас же эта цифра увеличилась до 24%. 

Ещё можно отметить и про важность прозрачности процессов и отчётности: фокус на данный аспект вырос с 22 до 38%.

Согласно данным этого отчёта, можно с уверенностью сказать, что в 2023 году наблюдались положительные тенденции в понимании истинной функции проектного менеджмента организации. 

И хотя эти выводы обнадеживают, не стоит забывать о таких важных аспектах, как о стратегической согласованности и необходимости донесения ценности проектного менеджмента до руководящего состава. 

Еще больше актуальной информации про полезные методы и инструменты проектного менеджмента, внедрения организационных изменений и ИТ-решений ищите в Телеграм-канале Андрея Малахова, управляющего партнера PMLogix: Уж&Ёж. Управление проектами. PMLogix

Авторы статьи:
Андрей Малахов
Прокомментировать статью
Подписаться
Уведомить о
0 комментариев
Межтекстовые Отзывы
Посмотреть все комментарии
Прокомментировать статью
Текст сообщения
Имя, Отчество, Фамилия
Email

Комментарий успешно отправлен

Произошла ошибка при отправке. Попробуйте еще раз

Подписаться на рассылку
Высылаем анонсы статей и полезные материалы

Нажимая на кнопку "Подписаться", вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности

Смотрите также:
03 Фев 2025
Самый масштабный кейс в России по настройке и автоматизации процессов управления проектами на Jira в Hoff
Как консультанты из PMLogix вместе с командой из Hoff настроили и автоматизировали управление проектами на Jira для 300+ сотрудников – читайте в этой статье.
09 Дек 2024
Как мы реализовали бизнес-критичную ИТ-трансформацию после 24.02.2022 без внутреннего проектного офиса
Читайте все детали нашего масштабного кейса по реализации бизнес-критичной ИТ-трансформации в международной логистической компании без внутреннего проектного офиса.
15 Ноя 2024
Ключевые инсайты отчета об исследовании PMO 2024
Подготовили перевод отчета об исследовании PMO 2024 от американской консалтинговой компании THE PMO SQUAD
Наверх
Здравствуйте! Если возникли вопросы, мы на связи.
Скопировано в буфер обмена