28 фев 2024

Ежегодный отчет PMO OUTLOOK REPORT показал основные тренды и перспективы проектного менеджмента в 2024 году

Для кого:
  • Владельцы бизнеса
  • Руководители проектного офиса
  • Руководители проектов
Знания и навыки:
  • Управление проектами
  • Аналитика
  • Метрики
Время на чтение:
  • 5 минут

Компания Outlook совместно с ведущим разработчиком программного обеспечения по управлению проектным портфелем Sciforma подготовили ежегодный отчет на основе проведенного опроса. В анкетировании участвовало 103 руководителей проектных офисов из США, Канады и Великобритании.

Цель исследования: обратить внимание компаний на изменение показателей эффективности проектного менеджмента в 2024 году. А именно: если раньше главным критерием успешности проекта было соблюдение сроков и бюджета, то сейчас речь идёт о достижении нужных бизнес-целей и результатов. 

В нижеприведенном исследовании вас ждут результаты опроса, которые покажут:

  • проблемы и заблуждения, снижающие эффективность проектного офиса;
  • главные причины провала проектов;
  • методы приоритезации и их влияние на успешность портфеля проектов;
  • тренды проектного менеджмента в 2024 году и многое другое.

Вопрос 1. С какими самыми большими проблемами вы сталкиваетесь при управлении портфелем проектов?

Первое место рейтинга (46% опрошенных) занимает проблема управления ресурсами. Сложности, с которыми сталкиваются чаще всего в данной области:

  • планирование производственных мощностей (50%)
  • распределение ресурсов (28%)
  • использование ресурсов (16%)
  • отслеживание навыков сотрудников (4%)
  • управление подрядчиками (2%)

Эти цифры не только подсвечивают точки роста, но также показывают уровень осознанности руководителей: сложности в планировании производственных мощностей обладают колоссальным влиянием на успешность проекта. 

Второе место: приоритизация проектов (29% опрошенных).

Главные трудности, которые возникают у руководителей во время расстановки приоритетов в портфеле проектов:

  • необходимость отказа от некоторых проектов (28%)
  • точная оценка стоимости портфеля проектов (28%)
  • согласование портфеля проектов с корпоративной стратегией (24%)
  • отслеживание результатов портфеля проектов (12%)
  • моделирование сценариев для оптимизации стоимости портфеля (8%)

Третье место: проблема прозрачности данных и отчётности (17% опрошенных).

В некоторых компаниях при ведении проекта команда использует разрозненные таблицы, системы и другие инструменты, что негативно влияет на возможность отследить показатели эффективности. Главные сложности в этой области:

  • интеграция проектных данных из систем, которые не контролируются (например, с помощью Jira) (38%)
  •  нецентрализованные данные (31%)
  • отсутствие данных о портфеле проектов в режиме реального времени (19%)
  • недостаток отчётов о текущем состоянии проекта (6%)
  • недостаточный охват agile-проектов (6%)

Четвертое место: управление финансами (8% опрошенных). 

Наиболее “хрупкими” местами оказались:

  • отслеживание бюджета и фактических расходов (28%)
  • интеграция с существующей финансовой системой (28%)
  • прогнозирование расходов портфеля проектов (14%)
  • сбор точных финансовых данных (14%)
  • финансовая отчётность в режиме реального времени (14%)

Интересно то, что финансовое управление, являющееся важнейшим аспектом проектного менеджмента, не вызывает сложностей у большинства руководителей (всего у 8%). При этом опрос также выявил, что 23% менеджеров используют финансовый показатель как критерий успеха или неуспеха проекта.

Вопрос 2. Какова функция проектного офиса в компании?

По результатам анализа этого опроса мы пришли к выводу, что многие руководители не понимают реальную функцию проектного менеджмента. 

К примеру, 13% опрошенных отметили, что его основная роль – ведение отчётности и отслеживание результатов деятельности. На втором месте – совершенствование бизнес-процессов (7%), на третьем – соблюдение стандартов и управление (16%). 64% респондентов ответили, что создание проектного офиса необходимо для всего вышеперечисленного. 

При уже более детальном опросе на эту тему были подсвечены некоторые противоречия в ответах. Так, например, говоря непосредственно о руководителях проектов, 20% из них считают основной функцией проектного менеджмента отчётность, а вышестоящее руководство ставит данную функцию на первое место лишь в 12% случаев.

Вопрос 3. Каковы показатели успеха/неуспеха проектного офиса в компании?

30% опрошенных ответили, что ключевым показателем успешности проекта является реализация самых важных/дорогостоящих проектов портфеля. Второе место (25% опрошенных) занял такой показатель, как соблюдение сроков и запланированного бюджета. Третье место (18%) – удовлетворенность стейкхолдеров. 

Ответы на этот и предшествующие вопросы обозначили главную проблему: функция проектного офиса и его показатели успеха до сих пор вызывают споры и сомнения. Но правильный ответ здесь только один: необходимо определить ключевые показатели, основанные на бизнес-целях организации, которые будут использоваться для измерения успеха/неуспеха проектов.

Ниже приведены данные о том, что для руководителей считается главным критерием провала проекта:

  • 43%: стейкхолдеры не удовлетворены результатами проекта
  • 23%: проект вышел за рамки бюджета
  • 10%: цели по росту прибыли или сокращению расходов не были достигнуты
  • 10%: цели по рентабельности проекта не были достигнуты
  • 7%: отмена проекта
  • 7%: “мягкие” цели не были достигнуты (повышение эффективности, обратная связь от пользователей и т.д.)

Вопрос 4. Каковы причины неуспеха проекта?

Здесь следует обратить внимание ещё на одно противоречие: показатели неуспеха и причины неуспеха проекта указывают на совершенно разные области. 

К причинам провала относят:

  • 29%: недостаточное количество ресурсов для удовлетворения проектных потребностей
  • 25%: нехватка ресурсов для реализации, в том числе нереальные сроки
  • 22%: отсутствие постановки целей на каждом этапе реализации
  • 18%: отсутствие поддержки со стороны руководства
  • 6%: недостаток качественной коммуникации

Эти цифры говорят о том, что организации критически важно согласовывать бизнес-цели с показателями, которые необходимо достичь. А это, в свою очередь, возможно только при сотрудничестве со стороны руководителей.

 

Вопрос 5. Как расставляются приоритеты?

Результаты этого опроса снова демонстрируют противоречие между приоритетами и бизнес-целями:

  • 30% руководителей проектных офисов используют базовую модель высокого, среднего и низкого приоритетов
  • 27% опрошенных используют сложный метод расстановки приоритетов
  • 23% отмечают, что наиболее приоритетные задачи – выполнение приказов вышестоящего руководства
  • 19% отталкиваются от системы неформальной расстановки приоритетов

Поскольку 42% (почти половина) руководителей расставляют приоритеты в зависимости от приказов или по наитию, неудивительно, что организации в целом не видят истинные бизнес-приоритеты.

Однако за последние годы произошел существенный сдвиг: если раньше только 10% организаций использовали сложный метод определения приоритетов, то сейчас эта цифра выросла до 27%. Это отличное напоминание того, что любой проект начинается с определения нужных приоритетов в нужное время с использованием нужных (и доступных) ресурсов для достижения нужных бизнес-целей.

Вопрос 6. Какие технологии вы используете для поддержки работы проектного офиса?

Ответы на этот вопрос дополняют общую картину: важность централизованных данных, которые организация получает в режиме реального времени, играет большую роль. Этот факт подтверждается тем, что 25% организаций, использующих разрозненные таблицы и инструменты, испытывают сложности с расстановкой бизнес-приоритетов. Данный процент уменьшается, когда речь идёт об использовании программного обеспечения для управления портфелем проектов. 

Взглянем на цифры подробнее:

  • 36% используют программное обеспечение для управления проектами
  • 26% обращаются к разрозненным/бесплатным инструментам
  • 10% применяют собственные системы/программы

Вопрос 7. Что мешает организации внедрить проектный менеджмент?

Несмотря на то, что проектное управление является важной составляющей для развития бизнеса и достижения необходимых показателей, всё ещё существуют факторы, которые мешают его внедрению/развитию. К ним респонденты относят:

  • 30%: отсутствие поддержки со стороны руководства
  • 25%: невозможность отказаться от привычных/устаревших функций
  • 25%: нежелание тратить время, деньги и другие ресурсы
  • 21%: отсутствие понимания необходимости

Эти данные также подтверждают красную линию нашего отчёта: без поддержки руководства и чётко определенной роли проектного офиса добиться улучшений будет невозможно.

Вопрос 8. Что такое успешный проектный офис?

41% опрошенных отметили, что успешный проектный офис – основа развития организации. 39% считают, что успех отождествляется с пользой/важностью для бизнеса. Другие ответы:

  • 16%: связующее звено между стратегией и исполнением
  • 4%: эффективное управление

Обратите внимание, что ни один из полученных ответов на данный вопрос не не связан с соблюдением сроков/бюджета, что является вторым по популярности ответом в опросе о показателях успешности проектного менеджмента. Такое противоречие тоже является тревожным сигналом: у руководителей нет чёткого понимания связи между успешностью проекта и его показателями. 

Заключение

Несмотря на то, что у современных руководителей всё ещё существуют сложности в понимании бизнес-функции проектного офиса, в этом году многое изменилось в лучшую сторону.

Например, если в 2022 году главным показателем успеха было соблюдение сроков и бюджета, то в 2023 году фокус сместился на выполнение наиболее важных проектов, то есть, расстановку приоритетов.

Также отмечается более глубинное понимание проблемы приоритизации: двумя годами ранее лишь 8% отмечали проблему согласования целей проектного менеджмента с целями бизнеса, сейчас же эта цифра увеличилась до 24%. 

Ещё можно отметить и про важность прозрачности процессов и отчётности: фокус на данный аспект вырос с 22 до 38%.

Согласно данным этого отчёта, можно с уверенностью сказать, что в 2023 году наблюдались положительные тенденции в понимании истинной функции проектного менеджмента организации. 

И хотя эти выводы обнадеживают, не стоит забывать о таких важных аспектах, как о стратегической согласованности и необходимости донесения ценности проектного менеджмента до руководящего состава. 

Еще больше актуальной информации про полезные методы и инструменты проектного менеджмента, внедрения организационных изменений и ИТ-решений ищите в Телеграм-канале Андрея Малахова, управляющего партнера PMLogix: Уж&Ёж. Управление проектами. PMLogix

Авторы статьи:
Андрей Малахов
Смотрите также:
16 Апр 2024
Что такое декомпозиция и чем она отличается от других видов планирования
Декомпозиция – это метод разделения большой цели, продукта, задачи, работы или процесса на маленькие части, этапы, подзадачи. Часто декомпозицию применяют для составления плана работ и контроля реализации большого сложного проекта. Как её применять, читайте в этой статье.
15 Апр 2024
Иерархическая структура работ проекта: что это и как ее создать
Иерархическая структура работ (ИСР), которую также называют WBS (расшифровывается как Work Breakdown Structure) или структурной декомпозицией работ – это метод планирования работ по проекту, с помощью которого можно “съесть слона по кусочкам”. ИСР помогает достичь цель, разбивая ее на задачи и подзадачи. 
22 Мар 2024
Бюджет проекта: суть и правила составления
Недавнее исследование Outlook показало, что вопрос финансов и прогнозирования бюджета входит в тройку самых распространенных проблем в области управления проектами.
Подписаться на рассылку
Высылаем анонсы статей и полезные материалы
Прокомментировать статью
Текст сообщения
Имя, Отчество, Фамилия
Email

Комментарий успешно отправлен

Произошла ошибка при отправке. Попробуйте еще раз

Наверх
Здравствуйте! Если возникли вопросы, мы на связи.
Скопировано в буфер обмена