Что такое календарный план и как его составить

Календарное планирование — это процесс определения временных рамок и последовательности выполнения задач проекта. Планирование является важным инструментом эффективного управления ресурсами, отслеживания прогресса проекта, фиксации задач и контрольных точек. 

В этой статье подробно разберем концепцию календарного планирования и расскажем, какие шаги необходимо сделать для создания календарного плана.

Что такое календарный план проекта

Календарный план проекта — детализированный список этапов и задач, распределенных по времени и упорядоченных в виде календарной сетки. Иными словами, это цепочка шагов, которая ведет к получению продукта проекта. Ряд задач в календарном плане выполняется последовательно, отдельные задачи могут выполняться параллельно, но все они так или иначе взаимосвязаны друг с другом.

Такой план может быть визуализирован при помощи диаграммы Ганта или таймлайна. Для верхнеуровневой фиксации этапов и основных результатов лучше использовать такой инструмент, как дорожная карта. 

Цели и задачи календарного планирования

Главная задача календарного планирования заключается в отражении всего объема работ по проекту, фиксации договоренностей, распределении ответственности. В календарном плане также указывается в какие сроки выполняются те или иные работы и достигаются результаты, какие ресурсы нужны для их достижения. Грамотно составленный план, который регулярно актуализируется, способствует успешной реализации проекта и обеспечению контроля за ходом проекта.

Параметры календарного плана

Календарный план проекта может принимать различные формы, и его содержание зависит от:

• области деятельности компании;
• целей и задач проекта;
• дополнительных ресурсов.

В календарном плане должны быть обозначены даты начала и завершения проекта, а также сроки для каждого этапа и все задачи. Задачи подразделяются на внутренние и внешние. Например, если в вашем проекте есть внутренняя команда и внешняя (от заказчика или подрядчика), то в календарном плане должны появиться задачи, выполняемые и той и другой командой. Это обеспечит прозрачность проекта и согласованность действий всех его участников.  

В качественном календарном плане обязательно указаны:

• Названия задач и контрольных точек. Важно понимать, что контрольные точки, в отличие от задач, не имеют длительности. Такая точка имеет нулевую длительность, так как отражает получение результата. Он либо получен в определенную дату, либо нет.
• Критический путь.  Это самая длинная цепочка задач, которые не имеют временного лага. То есть изменение срока любой из задач в этой цепочке влечет изменение общего срока проекта. 
• Сроки и ответственные по каждой задаче и контрольной точке.
• Риски и отклонения по срокам.

Также желательно, чтобы календарный план содержал диаграмму Ганта. Это визуальное представление всех этапов, работ и контрольных точек календарного плана. Используется для упрощения работы с календарными планами, так как делает наглядными задачи, контрольные точки и связи между ними.

Обратите внимание на некоторые аспекты, которые важно принять во внимание при планировании сроков работ. Они часто упускаются и «всплывают» в неподходящий момент.

• При планировании необходимо учитывать наличие иных срочных задач и проектов с более высоким приоритетом и возможные отпуска участников проекта.
• При выборе решений, поставщиков и контрагентов обращайте внимание на сроки закупок и других внутренних процессов, а также на загрузку и приоритеты подрядчиков.
• При планировании учитывайте сроки согласования и выделения бюджета, доступность ресурсов, возможные сбои и неисправности оборудования, а также внедрения новых технологий. 

Создание календарного плана проекта

Алгоритм создания календарного плана выглядит следующим образом:

• Создайте унифицированную форму для плана или определите инструмент, в котором будете создавать план.
• Подготовьте «дерево» продуктов, иными словами, перечень всех элементов, из которых состоит продукт. К таким элементам относятся конечные и промежуточные продукты. Закрепите ответственных за получение тех или иных продуктов.
• Создайте логическую схему продукта и выделите контрольные точки. Логическая схема — это все элементы продукта проекта, связанные в логической последовательности. Из схемы должно быть понятно, какой продукт нужно получить сначала, какой после него, какой параллельно с ним и так далее.
• Сформируйте структуру декомпозиции работ. То есть определите, какие работы нужно выполнить, чтобы получить каждый промежуточный и конечный продукт. Выберите и назначьте ответственных за каждую работу.
• Определите длительности работ, типы зависимостей между работами, критический путь (это делается автоматически, если вы используете один из специальных инструментов, например, MS Project).
• Согласуйте / утвердите и сохраните план как базовый. Любые изменения в планах вы будете сравнивать с базовым.

Инструменты и полезные сервисы для календарного планирования

При выборе инструментов для планирования важно понимать масштаб и уровень сложности проекта. Для небольших и средних задач вполне подойдут простые решения, например, Google Sheets или Microsoft Excel. Эти платформы позволяют легко разрабатывать адаптивные графики и вносить изменения, не прилагая особых усилий.

Если речь о масштабных проектах, то советуем воспользоваться следующими сервисами:

1. GanttPro
Это специализированное приложение для работы с диаграммами Ганта. Помогает детализировать каждый аспект создания диаграммы, включая исполнителей, статусы и теги.

Приложение учитывает как временные, так и финансовые ресурсы в онлайн формате, что делает сервис удобным.

2. YouGile

Этот российский сервис дает возможность построить нескольких версий календарного плана: в календаре, Канбан—досках и на диаграмме Ганта. 

Создание диаграммы Ганта в сервисе удобно — задачи можно сначала разложить на доске. Изначально они отображаются под диаграммой, и их можно без труда перемещать по графику. Для изменения сроков нужно потянуть за край задачи. Также полезна функция переключения между днями с помощью кнопок “-” и “+”, а также мгновенного возврата к текущей дате с помощью кнопки «Сегодня».

3. WEEK

Чтобы разработать детальный план реализации проекта в WEEK, рекомендуется использовать календарь с двумя форматами отображения: недельным и месячным. Для стратегического планирования подойдет диаграмма Ганта. Разделяйте задачи на более долгосрочные, охватывающие несколько дней, недель или месяцев, чтобы легче контролировать прогресс проекта. Также можно построить зависимости между задачами, что обеспечивает более организованный подход к управлению. Кроме того, когда разобьете этапы на подзадачи, вы сможете назначать исполнителей и задавать сроки выполнения. Результаты работы будут отображаться в календарях сотрудников в виде отдельных задач.

Подписывайтесь на наш телеграм канал, чтобы быть в курсе новых методов и инструментов в сфере управления проектами и изменениями!