Что такое Kanban

Канбан система — это гибкая методология управления рабочими процессами, которая помогает улучшить организацию задач и повысить прозрачность работы как отдельных сотрудников, так и команды в целом. Kanban позволяет визуализировать задачи, что помогает лучше контролировать прогресс, расставлять приоритеты и своевременно выявлять проблемы.

Основные принципы Kanban:

• Визуализация рабочего процесса: основой методологии является канбан—доска, которая может быть физической или виртуальной. Доска разделена на этапы, отражающие последовательность решения задач — от их постановки до завершения. Каждая задача представляется в виде карточки, которая перемещается между столбцами по мере выполнения.
• Управление потоком задач: kanban помогает контролировать поток задач, обеспечивая их выполнение в нужное время. Это особенно важно для достижения баланса между рабочей нагрузкой и доступными ресурсами.
• Соблюдение соглашений: kanban также способствует улучшению взаимодействия между заказчиками и исполнителями, помогая контролировать выполнение обязательств и согласованных сроков.

Как появился Kanban

Система Канбан зародилась в Японии и была впервые применена в середине XX века на автомобильных заводах компании Toyota. Термин «канбан» в переводе с японского означает «вывеска» или «рекламный щит», что отражает суть метода — визуализацию рабочего процесса.

Идея создания Kanban пришла к инженеру Тайити Оно в 1940-х годах, когда он искал способы улучшить производственные процессы Toyota. Он заметил, что в универмагах товары пополняются только по мере их уменьшения на полках. Это подтолкнуло его к мысли о внедрении аналогичного подхода на производстве. Oно разработал систему карточек, которые сигнализировали о необходимости пополнения запасов деталей, когда их количество достигало критического минимума.

Kanban позволил Toyota сократить запасы сырья, повысить эффективность производства и избежать сбоев в поставках. Этот подход стал основой системы «точно в срок», обеспечивая производство и поставку деталей именно тогда, когда они были нужны.

В 1962 году Kanban был официально внедрен на заводах Toyota, и этот метод доказал свою эффективность. Система позволила значительно сократить время производства и снизить затраты. Впоследствии Kanban был адаптирован для применения в других сферах, включая разработку программного обеспечения. В IT-индустрии Kanban стал частью гибких методологий, таких как Agile, и помог оптимизировать разработку приложений, улучшив качество и скорость выпуска продуктов.

Элементы системы Kanban

• Карточки (Cards) содержат важную информацию о задаче, такую как срок выполнения, приоритет, имя исполнителя и описание задания. Карточки перемещаются по доске Kanban, отражая прогресс задачи от начала до завершения.
• Колонки (Columns) — этапы рабочего процесса. Примеры колонок: «Бэклог» (список задач на будущее), «В работе», «Заблокировано» и «Выполнено». Карточки перемещаются из одной колонки в другую, показывая текущий статус задачи.
• Дорожки (Swimlanes) — это горизонтальные разделители на доске, которые помогают группировать и разделять задачи по различным категориям. Например, разделение по командам или типам работ, что помогает лучше организовать рабочий процесс.
• Лимиты незавершенной работы (WIP Limits) ограничивают количество задач, которые могут быть одновременно в работе. Это помогает избежать перегрузки команды и выявить узкие места в процессе, где возникают задержки.
• Визуальные сигналы (Visual Signals), такие как цветовое кодирование карточек или использование специальных символов, помогают быстро определить приоритеты задач, их тип и другие важные характеристики. Например, задачи с высоким приоритетом могут быть выделены красным цветом.
• Значки блокировки (Blocking Signs) указывают на задачи, которые сталкиваются с проблемами и требуют решения, прежде чем их можно будет завершить. Значки блокировки помогают команде сосредоточиться на устранении препятствий, чтобы работа могла продолжаться.

Командные встречи в Kanban

В Kanban—методологии командные встречи — каденции, играют ключевую роль в поддержании ритма работы и улучшении управления задачами. Регулярные встречи помогают команде координировать усилия, оценивать прогресс и устранять проблемы. Канбан система включает в себя семь основных типов встреч:

• Ежедневная встреча (Kanban Meeting): собрание команды, на котором участники обсуждают текущий статус задач и выявляют возможные риски. Эти встречи помогают поддерживать прозрачность работы и оперативно реагировать на возникающие трудности.
• Обзор рисков (Risk Review): проводится обычно раз в месяц для анализа ошибок, возникших в ходе работы. Команда обсуждает, как предотвратить повторение таких проблем в будущем, и разрабатывает стратегии минимизации рисков.
• Обзор стратегии (Strategy Review): ежеквартальная встреча, посвященная обсуждению долгосрочных целей и стратегии. Команда оценивает, как улучшить рабочие процессы.
• Обзор предоставления услуг (Service Delivery Review): раз в две недели команда встречается с заказчиками для оценки результатов работы. Обсуждаются качество решения задач, соблюдение сроков и объем выполненной работы.
• Обзор операций (Operations Review): ежемесячная встреча менеджеров различных команд для обсуждения систем управления задачами и поиска путей их оптимизации. Встреча улучшает координацию и эффективность работы между командами.
• Пополнение запасов (Replenishment Meeting): проводится еженедельно для проверки текущей рабочей нагрузки и оценки возможности взятия новых задач. Если какая-то из колонок на канбан—доске переполнена, команда договаривается о перераспределении задач.
• Планирование поставок (Delivery Planning Meeting): встреча проводится при получении новых задач или перед запланированной поставкой готового продукта. На ней команда оценивает результаты предыдущей поставки и пересматривает приоритеты на основе новых задач.

Эти встречи можно комбинировать, чтобы оптимизировать время и повысить эффективность. Например, раз в неделю можно расширить ежедневную встречу, добавив обсуждение пополнения запасов. Такой подход помогает команде поддерживать ритм работы, улучшать процессы и достигать поставленных целей.

Как использовать практики Kanban

Чтобы успешно использовать практики Канбана, следуйте этим шести основным рекомендациям:

• Визуализируйте рабочий процесс: начните с создания визуального представления всех этапов работы и текущих задач. Это помогает наглядно отслеживать процесс и выявлять узкие места. Используйте системный подход для определения и отображения рабочих элементов, классов обслуживания и процессов.
• Ограничивайте количество незавершенной работы (WIP-лимиты): установите ограничения на количество задач, которые могут находиться в работе одновременно. Это снижает стресс, улучшает прогнозирование сроков завершения и повышает сотрудничество в команде.
• Управляйте потоком работы: фокусируйтесь на равномерном движении работы через все этапы. Используйте Канбан-доски и метрики, чтобы следить за тем, где возникают проблемы, и оперативно их решать. Это помогает ускорить процесс завершения задач.
• Сделайте правила явными: определите и зафиксируйте правила и критерии для выполнения задач и перехода их между этапами. Явные правила упрощают работу команды и уменьшают зависимость от индивидуальных решений.
• Вводите обратную связь: регулярно проводите встречи для обсуждения текущих результатов и планирования изменений. Это помогает своевременно реагировать на проблемы и улучшать рабочие процессы.
• Улучшайтесь совместно, развивайтесь экспериментально: ориентируйтесь на постоянные улучшения и эксперименты. Используйте данные для выявления и устранения неудовлетворенности в работе. Проводите небольшие эксперименты и фиксируйте результаты для дальнейшего совершенствования.

Ограничение количества WIP-задач 

Подробнее рассмотрим практику Kanban “ограничение количества WIP-задач”, которая играет главную роль в оптимизации рабочих процессов, поскольку помогает минимизировать перегрузку, сократить время выполнения задач и повысить общую эффективность команды. Понимание и правильное применение этого принципа может существенно повлиять на результативность и гибкость в управлении проектами. 

Ограничение количества одновременно выполняемых задач (WIP) помогает команде поддерживать оптимальный рабочий баланс и избегать перегрузки. Эта практика основывается на «системе вытягивания» — каскадной системе производства, при которой поставщик ничего не делает до тех пор, пока потребитель ему об этом не сообщит. Вытягивание является наиболее экономичной системой работы, т.к. оно избавляет от наиболее страшных видов потерь: перепроизводства и излишних запасов.

Основная цель — минимизировать количество незавершенной работы и выявить узкие места в процессе, которые могут замедлить прогресс. Ограничивая количество задач в работе, команда фокусируется на завершении текущих задач, а не на их бесконечном накоплении в состоянии «почти готово». Это особенно важно для устранения мелких, но трудоемких задач, которые часто откладываются.

Прежде чем установить WIP—лимиты, важно проанализировать, сколько задач команда может эффективно выполнять одновременно и как лучше распределить нагрузку. При правильном использовании лимитов команда может выявить более продуктивные подходы к работе, уменьшить количество простоев и лучше распределить задачи в зависимости от навыков и загрузки исполнителей.Однако важно не злоупотреблять ограничениями, чтобы команда не ощущала давление или необходимость работать над задачами, в которых они не компетентны. Правильно настроенные WIP—лимиты помогают улучшить производительность и качество работы, обеспечивая при этом устойчивый рабочий процесс.

Преимущества и недостатки Kanban

• Гибкость и адаптивность: рабочий процесс не ограничивается временными рамками. Задачи могут быть добавлены,а приоритеты могут быть изменены в любое время. Это позволяет оперативно реагировать на изменения и минимизировать простои.
• Визуализация и прозрачность процессов: kanban—доска дает наглядное представление о том, над чем работает команда, где возникают затруднения и как движутся задачи. Это помогает выявить «узкие места» и быстрее устранять проблемы, улучшая общую эффективность.
• Постепенные улучшения: kanban не требует радикальных изменений в процессах с самого начала. Команда может постепенно внедрять улучшения, не прерывая рабочий процесс, что снижает стресс и сопротивление нововведениям.
• Равномерное распределение нагрузки: Канбан система позволяет контролировать загрузку команды в реальном времени. Как только в какой-либо колонке доски скапливается слишком много задач, это значит, что необходимо перераспределить ресурсы или пересмотреть приоритеты.

К недостаткам можно отнести:

• Сложности с планированием: без четкого плана и временных рамок может быть сложно оценить, сколько времени потребуется на выполнение работы, особенно на начальных этапах внедрения Kanban.
• Трудности в общении с заказчиками: поскольку Kanban не привязан к жёстким срокам и спринтам, бизнес-партнёры могут испытывать трудности в понимании сроков завершения задач. 
• Подходит не для всех команд и проектов: kanban может быть неудобным для компаний, работающих в условиях строгих отчётных периодов или имеющих жёсткие KPI. 

Сервисы для ведения Kanban—доски

Использование онлайн-сервисов для ведения Kanban-досок — идеальное решение для команд, работающих удаленно или в гибридном формате. Вот несколько популярных инструментов, которые помогут организовать работу:

• Kanbanchi — альтернатива Trello с широким функционалом на бесплатной основе. Этот сервис позволяет создавать неограниченное количество колонок и задач, добавлять комментарии, теги и цветовые метки для удобной навигации по доске. Kanbanchi предлагает различные представления списка задач, включая диаграмму Ганта. 
• Битрикс24 — это система с встроенной Kanban-доской. Она позволяет вести множество проектов одновременно и прикреплять к ним сотрудников. Задачи автоматически распределяются по персональным доскам исполнителей. Помимо Kanban—доски, задачи можно отображать в виде списков или диаграммы Ганта. Бесплатный тариф подходит для небольших коллективов.
• Kanbanery — это платный сервис, ориентированный на создание досок с произвольным количеством колонок и задач. Сервис позволяет задавать сроки выполнения, прикреплять файлы, добавлять комментарии и отслеживать изменения. Для разработчиков программного обеспечения будет полезна интеграция с GitHub. Kanbanery также предлагает продвинутые графические отчеты и мобильные приложения для iOS и Android. Бесплатный тариф ограничивает количество пользователей до двух на одной доске.
• Taskify — простой и бесплатный онлайн-сервис, позволяющий создать Kanban—доску с тремя основными колонками: To Do («Сделать»), In Progress («В работе») и Done («Сделано»). Этот минималистичный инструмент позволяет размещать любое количество задач с указанием дедлайнов и исполнителей. Карточки автоматически меняют цвет при приближении дедлайна. Taskify доступен без регистрации и позволяет делиться досками с неограниченным количеством пользователей через ссылку.

Подписывайтесь на наш телеграм канал о современных методах и инструментах в области управления проектами и изменениями.