Что такое задачи проекта и как их формулировать

Часто, когда в команде дело доходит до постановки целей в проекте и определения пласта задач, начинается путаница: ведь и то, и другое дает конкретный результат. Так в чем же разница? Как правильно ставить цели и задачи для их достижения, чтобы проект приносил нужный результат? В этой статье разберем отличия этих двух понятий, а также основные правила для их формулирования

Цели и задачи проекта — в чем разница?

Под целью понимается конечный ожидаемый результат, выгода, желаемое для заказчика состояние по завершении проекта: выйти на европейский рынок, увеличить годовой оборот компании х2, построить загородный дом. Для формулирования достижимой цели необходимо исходить из проблематики или будущей выгоды заказчика. Например, “увеличить продажи” – некорректная формулировка цели, потому что она слишком абстрактна и не дает конкретного представления о будущей выгоде.

Цели могут быть как долгосрочными, которые достигаются в течение нескольких лет, так и краткосрочными с получением результата, например, через месяц. 

При формулировании цели важно установить целевые показатели, назначить ответственного за её достижение. 

Для формулировки целей часто используют концепцию SMART. Каждая буква в этой аббревиатуре имеет свой смысл и расшифровку:

• Specific — цель должна быть конкретной;
• Measurable — измеримой;
• Achievable — достижимой;
• Reaslistic — реалистичной;
• Time-bound — ограниченной по времени.

Если придерживаться технологии SMART, можно получить ясные и понятные формулировки целей. Если вернуться к нашему примеру по постановке цели увеличить продажи, то используя данную технологию, получается следующая формулировка: увеличить продажи (и какого продукта) до конца следующего квартала на 20%.

В чем же принципиальное отличие целей от задачей?

Если цель (или миссия) — это вершина горы, которой нужно достичь по окончании проекта, то задачи – это то, что нужно сделать для достижения цели. Например, в течение года организации нужно увеличить объемы реализации продукта на 15%. Задачи для достижения подобной цели могут выглядеть следующим образом: найти новые точки сбыта, увеличить ассортимент, сделать новый сайт и тд.

Что такое задачи проекта

Это набор конкретных действий, которые необходимо совершить для получения результата. Они нужны для того, чтобы понимать, как действовать и что делать для получения результата. Чем конкретнее поставлены задачи проекта, тем выше будет вероятность получения нужного результата в срок. Цели и задачи одинаково важны в планировании.

Как формулировать задачи без ошибок

От того, насколько четко и понятно поставлена задача, зависит её результат. Часто бывает, что при постановке задачи исполнителю вы можете не учесть какие-либо факторы (наличие ресурсов для исполнения, загруженность того, кому вы делегируете задачу, и т.д.), что приводит к неудовлетворительному результату. 

Ниже описываем самые распространенные ошибки при формулировании задач и что нужно делать, чтобы их избежать.

• Названия делегируемых задач начинаются с существительных, например, «Договор…», «ТЗ…». Из-за этого непонятно, что именно нужно сделать. При прочтении такой задачи хочется уточнить: что именно нужно сделать с договором (подготовить, согласовать, найти?)
• Задачи начинаются с глаголов, но без указания конкретных результатов. Например, проанализируй, займись, обсуди, посмотри. У исполнителя после постановки задачи должно сформироваться чёткое понимание, какой именно результат от него ждут: например, проанализировать данные и представить их в форме текста, таблицы или презентации.
• Много ответственных по задаче и не выделен один главный ответственный. Если ответственных много, то можно считать, что их нет – каждый может понадеяться на другого.
• В формулировке задачи описывается детальная технология. Из-за этого исполнителю будет сложно понять, какое конкретно действие необходимо совершить. 
• В одной задаче много действий, которые делаются в разное время, например, «подготовить материалы для обучения». В подготовку материалов для обучения может входить подготовка презентаций, тестов, пространства для совместной работы и многое другое. Когда задача описана настолько обще, очень сложно по ней отследить прогресс.
• Ещё одна ошибка – неучет связей между задачами там, где они есть. Например, чтобы провести обучение, нужно подготовить презентационные материалы к нему. Если задачи “проведи обучение” и “подготовь материалы” не учитывают длительность и сроки друг друга, а также то, что вовремя не подготовленные материалы блокируют задачу по проведению обучения, это приведет к ошибке. 
• Сроки устанавливаются и переносятся для мелких, не влияющих на выполнение проекта задач. Критичные сроки обусловлены взаимосвязями задач, то есть если обучение нужно провести 5-го декабря, то материалы нужно подготовить не позднее 3-го декабря. Срок связанной задачи подстраивается под главную. Сроки не связанных друг с другом задач не критичны в том смысле, что можно установить любой срок в зависимости от длительности выполнения, загрузки исполнителя.
• Нет промежуточного контроля и образа результата. Если результат задачи демонстрируется в последний день срока впервые, это может привести к дополнительным доработкам и увеличению сроков. Сделать – означает сдать. А сдавать результат задачи нужно начинать заранее.

На основе этих, наиболее часто совершаемых ошибок мы вывели несколько рекомендаций, которых мы рекомендуем придерживаться при работе с задачами:

• Начинайте формулировку задачи с глагола: например, «согласовать договор оказания услуг». Действие, которое нужно выполнить, должно быть понятно постановщику, исполнителю и всем, кто прочитал формулировку.
• Результат задачи должен быть очевиден. Например, “подготовить таблицу с вариантами ИТ-решений и их преимуществами”. При одном прочтении задачи вырисовывается образ того, что должно получиться в итоге.
• Не следует включать технологию и детальное описание образа результата в название задачи. Все описания укажите отдельно.
• Одна задача = один ответственный. Если несколько ответственных – должно быть понятно, кто в какой части (лучше отдельными задачами). Другие ответственные – в отдельной колонке.
• Указывайте связи при их наличии: блокирование, предшествование, следование. Указание сроков критично для связанных задач (то есть влияющих на выполнение других)и некритично для задач без связей и дедлайна. 
• Лучше чтобы сроки задач без связей и дедлайнов определяли те, кто эти задачи будут выполнять.
• И последняя рекомендация — классифицируйте задачи по тэгам и приоритетам. Практически любой инструмент для работы с задачами, если, конечно, речь не о бумажном блокноте, позволяет классифицировать задачи по какому-то признаку: по исполнителям, по приоритетам, по срокам и тд. Такой подход позволяет сортировать и фильтровать задачи, ускоряет их поиск и рассмотрение.

Подписывайтесь на наш телеграм канал, чтобы быть в курсе современных методов и инструментов управления проектами и изменениями!