06 июл 2022

No-Code-инструменты для управления проектами: преимущества и недостатки

Для кого:
  • Владельцы бизнеса
  • Руководители проектного офиса
  • Руководители проектов
Знания и навыки:
  • Управление проектами
  • Контроль и отчетность
  • Управление ресурсами
  • Постановка задач
  • Управление ИТ-проектами
  • Планирование
  • Работа с задачами
  • Настройка инструментов управления
  • Делегирование
Время на чтение:
  • 6 минут

В этой статье я расскажу о плюсах и минусах использования в проектном управлении No-Code-инструментов (user-friendly-инструменты, не требующие кодирования для настройки и внесения изменений). В последнее время они развиваются очень активно — возможно, даже более активно, чем методы управления проектами. No-Code-инструменты упрощают все процессы и позволяют легче и быстрее добывать информацию. Применяться они могут как для оптимизации процессов в рамках одного проекта, так и для полномасштабного внедрения на уровне компании.

 

Многие популярные No-Code-системы были разработаны несколько лет назад, но программные менеджеры и руководители проектных офисов получили возможность использовать их в работе совсем недавно. Да, всем известный MS Excel — это тоже No-Code-инструмент, но я говорю в первую очередь об инструментах, поддерживающих эффективную совместную работу (таких как, например, Coda, Fibery, Airtable).

 

На мой взгляд, в плане гибкости и масштабируемости современные No-Code-инструменты оставляют далеко позади готовые решения с ограниченным преднастроенным набором функций.

 

Итак, преимущества:

 

  • Гибкость. Любая система, изначально созданная под определенную предметную область, обладает фиксированным набором процессов и заранее определенных объектов (проект, задача, подзадача) и их атрибутов. В No-Code-инструментах мы сами создаем модель, которая описывает процессы управления. То есть можно не ограничиваться использованием классических объектов, а создавать уникальные, например: «Риск», «Открытый вопрос», «Проблема», «Требование» и т. д. Таким образом, систему можно легко подстроить под ту модель управления, которая уже функционирует в компании или на проекте.
  • Масштабируемость. Гибкость системы и возможность добавлять новые объекты и процессы позволяют все это масштабировать. Допустим, в рамках компании мы можем начать с одного подразделения, например, IT, и дальше добавлять объекты из других предметных областей, таких как HR или маркетинг, связанные с реализацией проектов.


В качестве примера возьмем коммерческие проекты IT-интегратора: продажа (пресейл) обычно ведется в CRM (система взаимоотношений с клиентами), а само внедрение информационной системы или поставка чего-либо — это проект, привязанный к сделке. В данном случае с помощью No-Code-инструментов мы можем легко настроить CRM-систему и без интеграции увязать ее с системой управления проектами. То есть, по сути, начать управлять сделками как проектами.

 

Тем самым мы, начав с ограниченной зоны, можем масштабировать решение на всю компанию и на процессы, непосредственно не связанные с управлением проектами, но стоящие рядом. Это позволит опираться на одну и ту же уже имеющуюся информацию, например, по клиентам и проектам продажи, связывая их с проектами реализации. Аналогичным образом можно автоматизировать работу с персоналом и добавить составы команд, квалификации, загруженность и т. д. Постепенно, добавляя различные объекты, мы можем автоматизировать всё новые предметные области и процессы.

 

  • Низкий порог входа и высокий потолок. Для того чтобы начать пользоваться No-Code-инструментами, не требуется каких-то специальных знаний. Для старта полноценной работы достаточно потратить на обучение от 30 до 60 минут. За это время, например, можно научиться добавлять поля, писать простые формулы, делать форматирование или группировку. Впоследствии можно будет выстраивать довольно сложные модели с различными взаимосвязями, перекрестными ссылками. В итоге получится многомерная база, поддержать которую готовая система едва ли способна. Я бы сравнил необходимый стартовый уровень квалификации с навыком использования MS Excel, в котором каждый изначально может работать практически интуитивно, а дополнительное обучение требуется только для создания более продвинутых решений.
  • Низкая стоимость входа. Можно начинать с очень простых процессов: автоматизации работы маленькой команды или даже организации индивидуальной работы. При этом цена будет совсем небольшой (~$10 за лицензию). Как правило, речь идет об облачных решениях (SaaS). Можно приобрести одну лицензию (для индивидуального пользователя) или даже использовать trial-лицензию, которая бесплатна в течение 14–30 дней. Получается, что использование No-Code-инструментов на старте внедрения не требует обоснования и выделения существенного бюджета.
  • Независимость от IT. Обычно, когда мы внедряем любое бизнес-приложение, ключевые ЛПР (лица, принимающие решения), ЛВР (лица, влияющие на принятие решений) — это сотрудники IT-департамента. Здесь сразу происходит столкновение с уже существующей или целевой архитектурой, которой нужно придерживаться. Кроме того, есть люди определенной квалификации — разработчики, которым предстоит дорабатывать эту систему, специалисты по администрированию. То есть это определенный архитектурный контекст, в который порой бывает очень сложно вписаться.


Кроме того, мы часто попадаем в ситуацию долгого ожидания необходимых ресурсов для доработки бизнес-приложения. Это связано с тем, что нужные специалисты заняты на несколько месяцев вперед в других проектах портфеля или загружены IT-задачами. Помимо этого, необходимо потратить много времени на описание и объяснение требований для IT-разработчиков, которые далеко не всегда разбираются в бизнес-контексте. Я не говорю о том, у бизнес-заказчиков и пользователей также часто не хватает и квалификации, и времени.

 

В случае с No-Code-инструментами проектная команда или бизнес-заказчик независимы от IT-разработки. Соответственно, отпадает необходимость формулировать требования, дополнительно убеждать команду в целесообразности тех или иных предложений. Не нужно тратить время на ожидание IT-специалистов. Проектная команда может вносить изменения практически онлайн, на рабочем месте, на встречах или между ними. Отсутствуют также организационные сложности, связанные, например, с необходимостью нанимать отдельного администратора корпоративной системы и согласовывать с ним все изменения.

 

  • Быстрая обратная связь при внесении изменений. В процессе разработки или внедрения IT-решений могут добавляться дополнительные параметры задач, например: сроки, которые нам важно отслеживать; набор статусов (workflow), через которые проходит объект. Возможность быстро изменять эти параметры, быстро тестировать решения и получать обратную связь от реальных пользователей — преимущество, которое мы получаем, используя No-Code-системы. Сам бизнес-пользователь может оперативно и просто вносить изменения, а этап тестирования встроен в процесс доработки и не требует дополнительных временных затрат.
  • Независимость от вендора (или интегратора). Большое количество функций в классических enterprise-системах (системах для крупных компаний) уже зашито в программу. Даже внутренние разработчики могут не иметь возможности помочь с внесением нужных изменений. В этом случае нужно писать запрос на вендора (интегратора) для доработки по требованиям. Это влечет за собой потребность во внешней закупке, в выделении дополнительных ресурсов. Если эти доработки небольшие, их сложно обосновать внутри компании и получить под них ресурс со стороны вендора (интегратора), который также работает в рамках своего бэклога и ставит крупные проекты в приоритет перед мелкими заявками. В итоге это влечет за собой увеличение сроков реализации бизнес-запроса.


Благодаря использованию No-Code-инструментов мы освобождаем себя от необходимости взаимодействовать с подрядчиком и сами можем оперативно создавать необходимые объекты, менять их параметры и доступные сценарии работы.

 

Здесь важно оговориться: первичная разработка достаточно сложной системы управления должна происходить с внешней помощью, а вот дальнейшую эволюцию можно осуществлять уже собственными силами. Конечно, вы можете создать простое решение самостоятельно и далее развивать его эволюционно. Однако такая стратегия потребует больше времени и усилий на овладение инструментом.

 

  • Более быстрый запуск. Любое enterprise-решение сначала настраивается или создается с нуля и выдерживает серию тестирований. На это может потребоваться от двух до шести месяцев. Только после этого им можно полноценно использоваться. А вот No-Code-решение быстро создается и постоянно эволюционирует. Сроки создания рабочей системы в этом случае могут составлять от трех до четырнадцати дней.

Каковы же недостатки?

 

  • Увеличение хаоса с ростом масштаба. Если добавление объектов, полей, атрибутов не сопровождается документированием и не согласовано между собой, система превращается в разрозненные блоки по-разному сконфигурированных сущностей. Они часто дублируют друг друга и не позволяют собрать общую единую картинку. Это может затруднить, например, формирование портфельной отчетности. Чтобы избежать такого хаоса, необходимо ввести централизованное функциональное администрирование и разработать общие правила занесения в систему объектов и их параметров. Нужно четко определить, кто и какие изменения может вносить. Это важная составляющая отлаженной системы.
  • Производительность под угрозой. Лишние сущности и увеличенные объемы разрозненной информации могут приводить к замедлению работы решений.
  • Информационная безопасность. В основном No-Code-инструменты представляют собой облачные решения, которые иногда сложно применить по соображениям политики безопасности. Однако в последнее время вендоры уделяют этому все большее внимание и предлагают enterprise-пакеты, в которых предусмотрена повышенная защита или возможность установки на частное облако.
  • Мотивация бизнес-пользователей. No-Code-решения в основном предназначены для бизнес-пользователей и находятся на стыке бизнеса и IT. Бизнес-пользователи, не склонные разбираться с IT-инструментами, могут столкнуться со сложностями при овладении ими. IT-специалисты и разработчики, в свою очередь, не очень любят работать с No-Code-сервисами, хотя бы потому, что для овладения ими требуется абсолютно иной набор навыков. Таким образом, если бизнес-пользователи не берут на себя задачи по работе с No-Code-инструментом, не очень понятно, кто в компании будет это делать. Это может потребовать создания дополнительной позиции No-Code-специалиста в структуре IT, что, в свою очередь, нивелирует одно из преимуществ использования таких систем.

Тем не менее мы исходим из того, что среди бизнес-пользователей может найтись человек, который, обучившись, начнет развивать No-Code-систему, обогащая ее новыми возможностями. В частности, он будет отвечать за функциональное администрирование (адаптацию системы под актуальные бизнес-процессы компании). Техническое администрирование, которое обычно необходимо при работе с enterprise-системой, здесь не требуется.

 

Уверен, что только вы можете принять решение о внедрении No-Code-инструментов в управление своими проектами. Обширный опыт автоматизации процессов для проектных офисов позволяет нам утверждать, что такое решение обладает широкой применимостью и высокой эффективностью. Я с радостью поделюсь с вами успешными кейсами применения и внедрения No-Code-инструментов в управлении проектами в следующих публикациях.

Еще больше актуальной информации про полезные методы и инструменты проектного менеджмента, внедрения организационных изменений и ИТ-решений ищите в нашем Телеграм-канале: Уж&Ёж. Управление проектами. PMLogix

Авторы статьи:
Андрей Малахов
Смотрите также:
16 Апр 2024
Что такое декомпозиция и чем она отличается от других видов планирования
Декомпозиция – это метод разделения большой цели, продукта, задачи, работы или процесса на маленькие части, этапы, подзадачи. Часто декомпозицию применяют для составления плана работ и контроля реализации большого сложного проекта. Как её применять, читайте в этой статье.
15 Апр 2024
Иерархическая структура работ проекта: что это и как ее создать
Иерархическая структура работ (ИСР), которую также называют WBS (расшифровывается как Work Breakdown Structure) или структурной декомпозицией работ – это метод планирования работ по проекту, с помощью которого можно “съесть слона по кусочкам”. ИСР помогает достичь цель, разбивая ее на задачи и подзадачи. 
22 Мар 2024
Бюджет проекта: суть и правила составления
Недавнее исследование Outlook показало, что вопрос финансов и прогнозирования бюджета входит в тройку самых распространенных проблем в области управления проектами.
Подписаться на рассылку
Высылаем анонсы статей и полезные материалы
Прокомментировать статью
Текст сообщения
Имя, Отчество, Фамилия
Email

Комментарий успешно отправлен

Произошла ошибка при отправке. Попробуйте еще раз

Наверх
Здравствуйте! Если возникли вопросы, мы на связи.
Скопировано в буфер обмена