Что такое PMBok и как его применять

Стандарты проджект менеджмента  могут стать хорошими помощниками в эффективном управлении проектами и достижении их целей в нужные сроки. В них вы найдете инструменты, методы и практики, а также правила, с помощью которых можно определить требования к продукту, услуге или результату проекта, оценить и предусмотреть риски.

В этой статье подробнее расскажем о международном стандарте по управлению проектами PMBoK: что это такое, для каких проектов лучше всего подходит, из чего состоит, преимущества и недостатки стандарта.

Что такое PMBoK?

Международный стандарт, название которого расшифровывается как Project Management Body of Knowledge, — это база знаний по управлению проектами, состоящая из методов, практик, инструментов и подходов. Этот стандарт выпущен американским Институтом управления проектами (PMI), он регулярно обновляется (первая версия была выпущена в 1997 году, последняя в 2021 году), поскольку появляется и новый опыт менеджмента, и новые методы решения проблем.

Первые версии PMBoK подробно описывали только классический подход проджект менеджмента Waterfall, при котором задачи решаются последовательно и согласно первоначального плана. Спустя несколько обновлений PMBoK стал сводом знаний, который включает в себя разные подходы и методы — например, гибкой методологии Agile.

PMBoK — это не самостоятельная методология проектного управления, а свод знаний, который объединяет лучшие практики и рекомендации из разных методологий. 

Зачем нужен PMBoK?

С помощью международного стандарта решаются три главные задачи:

• PMBoK — это настольная книга проектного менеджера, которая позволяет применить наиболее подходящие инструменты и методы для ведения проекта;
• Обучение проджект менеджеров. Институт управления проектами использует стандарт в образовательных программах профессионального развития. Также чтобы стать сертифицированным проектным менеджером международного уровня, необходимо пройти сертификацию PMBok от PMI.
• Сбор и хранение информации обо всех элементах проекта, чтобы внутри проектной командой участники говорили на одном языке.

Концепция PMBoK: 12 главных принципов

Последнее издание, выпущенное в 2021 году, включает 12 принципов, которые универсальны и применимы для любого подхода или метода проектного менеджмента.

• Ответственный менеджмент: этичность, уважение, внимательность  и осознанность в принятии решений, понимание степени влияния проекта на рынок или общество.
• Командная работа: организация здоровой атмосферы между участниками, где каждый член команды отвечает за свою зону ответственности. В первую очередь этот пункт указывает на важность создания внутрикомандных правил и четкое распределение ролей.
• Вовлечение стейкхолдеров: коммуникация с заинтересованными лицами и организация их вовлечения на каждом этапе. 
• Ценность: если раньше было важно фокусироваться на результате, то сейчас в стандарте фокус сместился на пользу, которую даст реализация проекта. Это изменение связано с тем, что результат не всегда может принести ценность бизнесу. 
• Мыслить системно: это значит мыслить шире, нежели в рамках одной части проекта — то есть понимать, как одно небольшое изменение может повлиять на конечный результат. 
• Быть лидером: стандарт напоминает о том, что во главе проектной команды должен быть не просто руководитель, а лидер. Он должен уметь обучать, мотивировать и помогать членам команды проявлять себя.
• Приспособляемость: этот принцип указывает на важность адаптивности, то есть умения предусмотреть, как конкретная методология впишется в проект с учетом всех обстоятельств. Следуя этому принципу, руководитель выбирает наиболее подходящие инструменты.
• Адаптивность и жизнестойкость: этот принцип отличается от предыдущего тем, что здесь речь идет о важности стойкости во время происходящих изменений. Когда достигаемая цель уже близко, но что-то идет не так, важно сохранять спокойствие и воспринимать изменения как часть процесса. 
• Качество: стандарт напоминает о том, что наивысшее качество продукта — это результат качественного планирования, ведения проектной документации, бюджета и прочего. 
• Быть готовым к трудностям: контекст может постоянно меняться и это значит, что важно не только прогнозировать возможные сложности, но и уметь их устранять благодаря своему опыту и знаниям. 
• Работа с угрозами и возможностями: умение минимизировать риски и своевременно использовать возможности для развития команды. 
• Управление изменениями: принцип посвящен способности качественно проводить изменения, то есть снижать градус сопротивления и разъяснять стейкхолдерам их необходимость, внедрять изменения дозированно.

Содержание PMBoK

Если концепция стандарта подразумевает принципы, на которые следует опираться, то содержание PMBoK — это области внимания, к которым их нужно применять. В седьмой версии стандарта выделено 8 областей управления.

• Стейкхолдеры: организация коммуникации между членами проектной команды и заказчиками, а также всеми, кто заинтересован в реализации проекта.
• Команда: организация эффективного командного взаимодействия и коммуникации с внешними экспертами при необходимости. 
• Жизненный цикл: использование подходов и методов управления, опираясь на жизненный цикл проекта. 
• Планирование: эта область включает организацию работ и их контроль.
• Проектная работа: организация необходимых процессов согласно графика, распределение задач и усилий команды.
• Оценка результата: проверка соответствия требованиям и критериям успешности проекта. 
• Ценность: создание пользы от результата для аудитории.
• Неопределённость: идентификация рисков и организация мер по их устранению.

Этапы управления проектами по PMBoK

Стандарт описывает этапы проджект менеджмента в соответствии с жизненным циклом проекта, на котором возникают определенные процессы.

Инициация. Здесь описываются процессы запуска, которые включают постановку ключевых целей и анализ целесообразности проекта. 

Планирование. Этап включает процессы детальной проработки действий, необходимых для достижения целей. Но на самом деле процессы планирования являются постоянными: если на каком-либо этапе что-то пошло не по плану, то он корректируется.

Исполнение. Здесь включены группы процессов реализации, к которым относятся и контроль выполнения задач, и развитие команды, и процессы закупок.

Мониторинг и контроль. Эти процессы осуществляются параллельно с двумя предыдущими — исполнением и планированием, и предполагают постоянную проверку соблюдения рамок проекта (сроки, бюджет и т.д.)

Завершение. На финальном этапе результаты передаются заказчику, составляются отчёты, а команда распускается. 

Для каких проектов подходит PMBoK, а для каких нет

PMBoK — это набор рекомендаций, применение которых наиболее эффективно при реализации:

Стандартных проектов с предсказуемыми процессами и понятным путем достижения цели в типовых условиях. Например, при строительстве дома проектная команда точно знает, какое здание нужно построить, из каких этапов и процессов состоит строительство, а также что для этого необходимо. Стандартный проект можно разложить на понятные этапы: подготовка, заливка фундамента, возведение “коробки”, чистовой ремонт и т.д. То есть этапы типового проекта достаточно легко реализовать в рамках процессов, описанных в PMBoK.

Сложных мегапроектов с огромным количеством этапов, где требуется строгое координирование. К таким можно отнести возведение олимпийских комплексов, например. Использование стандарта позволяет сделать этапы предсказуемыми и выстроить многочисленные процессы в правильной последовательности. 

Однако говоря о проектах, когда конечный результат непонятен или его реализация осуществляется в условиях высокой неопределенности (например, требований), PMBok недостаточно эффективен. Например, это касается:

Запусков новых продуктов, когда на старте не удается определить критерии успешности, а в течение реализации цели постоянно меняются, как и пути их достижения.

Проекты НИОКР, где также отсутствуют четкие цели, так как во время проведения исследований участники исследуют новые материалы и их свойства, технологии. План действий здесь также невозможно описать на старте. 

Если исходить из этого, главный минус PMBoK в том, что он не универсален. Он применим в проектах с понятным результатом и планом достижения цели и неприменим там, где нужно искать результат в процессе или “нащупывать” подходящий  путь к достижению цели. Этот недостаток PMBoK отчасти нивелирован в седьмой версии, которая включает много знаний из сферы гибких методологий. 

Плюс PMBoK в том, что это всеобъемлющий структурированный документ. Он детально описывает как процесс управления проектом в целом, так и области знаний, которые касаются отдельных задач внутри проекта. Структурированность PMBoK позволяет использовать его как настольную книгу большинству менеджеров, которые работают в проектной сфере.

Подписывайтесь на наш телеграм канал, чтобы быть в курсе современных методов и инструментов в области управления проектами и изменениями!