PMO Flashmob: 10 трендов PMO 2019 года

Настало время рассмотреть возможности развития PMO (проектных офисов – прим. переводчика) в 2019 году. Мы делаем эти обзоры в течение нескольких последних лет, и 2019 год – не исключение.

Стоит отметить несколько основных факторов, в том числе повлиявших на наше видение тенденций 2019 года:

• в последнее время материалов по Agile PMO стало больше с выпуском «Inside PMO Report» и последующим запуском однодневного курса от компании «PMO Learning»;
• все еще есть много разговоров о понимании того, что нужно бизнесу от PMO, и о развитии PMO с учетом этого;
• «Модель компетенций PMO» (PMO Competence Framework, которую готовит PMOFlashmob – прим. переводчика) еще не готова, и ее доработка является одной из целей сообщества PMOFlashmob на 2019 год;
• фокус внимания на разработке и предоставлении сервиса — успешной реализации базовых задач PMO — все еще присутствует на многих встречах сообщества PMOFlashmob, конференциях и семинарах.

Так что же принесет 2019 год? Мы сформировали свою десятку на основе всех обсуждений, проходивших в профессиональном сообществе в течение года: на Конференции PMO в Лондоне, на мероприятиях PMOFlashmob, на вебинарах, в комментариях блоггеров, во время виртуальных встреч и не только. Вот она:

1) Нельзя игнорировать аналитику данных о проектах, и 2019 год — это год, когда мы начнем узнавать, как PMO может ее использовать.

2) Необходимо прояснить ценность машинного обучения, искусственного интеллекта и автоматизации процессов PMO перед их масштабным использованием.

3) PMO необходимо развить навыки коучинга (Agile формирует данную потребность) и фасилитации, это поможет улучшить поведенческие навыки.

4) Будет создана «Модель компетенций PMO», которая будет активно обсуждаться!

5) Сторителлинг и визуализация данных помогут лучше донести идеи и инсайты.

6) Разработка и согласование принципов PMO для конкретной организации необходимы для действий в нестандартных ситуациях и обеспечения прочной этической и моральной основы.

7) Цифровой PMO уже готов к работе в цифровой среде и применяет цифровые способы работы PMO в своей деятельности.

8) Метрики и показатели работы PMO необходимы для того, чтобы PMO понял, что он успешен и дает бизнесу то, что нужно.

9) Забота о персонале PMO и участниках проектной деятельности для удовлетворения их потребностей в личностном и профессиональном развитии.

10) Использование навыков PMO не в роли PMO — новые должности продолжают создаваться без ярлыка PMO.

Давайте посмотрим на них подробнее:

Если вы чем-то похожи на меня, вы будете вдохновлены разговорами об аналитике данных проекта и о том, чего можно достичь с помощью нее. Вы, вероятно, тоже чувствуете себя немного сбитыми с толку: модели данных, анализ, визуализация — черт возьми, с чего начать?! 2019 год — это начало пути к пониманию, постепенному использованию всего этого, и даже большему, если ваша организация уже на этом пути.

Работа в PMO означает, что вы не можете игнорировать этот тренд — вы должны понимать, каков потенциал данных инструментов для вашего PMO и организации в целом.

Хорошая точка старта —  изучить материалы сообщества аналитиков проектных данных — смотрите, как оно набирает силу в Лондоне. Если вы ищете что-то для прочтения, взгляните на статью, опубликованную в PM Journal в октябре 2018 года .

Если вам нужна экспресс-помощь, отправляйтесь на Coursera и начните изучение оттуда.

Опять же, если вы чем-то похожи на меня, вы, вероятно, мысленно отодвинули все, что связано с искусственным интеллектом (далее – ИИ), в сторону и подумали, какое отношение роботы имеют к PMO?!

Общаясь с разными людьми в течение прошлого года, я удивилась тому, сколько людей уже используют этот тип технологий – роботизированные средства автоматизации процессов (Robotic Process Automation — RPA) выглядят многообещающе в свете избавления от рутинных задач, которые все еще выполняются PMO ежедневно, еженедельно и ежемесячно. Мы взаимодействовали с UiPath и поняли, что на самом деле это совершенно новый набор навыков, который соответствует одному из наших прогнозов на 2016 год о найме аналитиков данных в PMO. Или, может быть, речь идет об повышении квалификации тех, кто уже работает в PMO и имеет склонность к анализу данных?

2019 год посвящен изучению того, что может значить автоматизация для вашего PMO (и для организации в целом), с реальным пониманием того, что эта штука уже не является чем-то из научной фантастики. Как только мы правильно это поймем, PMO будет в состоянии сам выступать в качестве советника по теме и возглавлять этот тренд, а не отставать, давая лишь рекомендации о том, что может работать в контексте проекта организации.

Один из наиболее часто задаваемых вопросов в курсе Lean-Agile PMO об Agile Coach — что этот человек делает и может ли PMO учиться у него? Несмотря на то, что PMO начал осваивать различные подходы к созданию продуктов (Agile является одним из них), коучинг появился как технология, которую PMO может использовать более активно для поддержки проектных команд.

Вернемся на пару лет назад. Встречи PMOFlashmob были посвящены тому, как стать профессиональным коучем. Ситуация изменилась – для PMO лучше подходят адаптированные практики коучинга, при этом нет необходимости становиться профессиональными коучами — это не то, что действительно необходимо в бизнесе (хотя некоторые практики PMO все еще выбирают формальные курсы коучинга).

Есть поэтапный подход по повышению квалификации персонала PMO, и он начинается с обучения фасилитации. Фасилитационные подходы помогают PMO начать работу с командами более глубоко и практично. При изучении подходов, методов и инструментов фасилитации мы начнем лучше понимать, как участники проектов и команды проявляют себя, и сможем помочь им в различных ситуациях.

Что касается коучинга (это следующий шаг), то тут стоит сосредоточиться на том, что делают коучи, какие подходы они используют, какие инструменты они имеют в своем распоряжении. Когда мы можем использовать проверенные модели и структуры, это дает нам уверенность в том, чтобы мы можем с их помощью помогать другим.

Проект «Модель компетенции PMO» (PMO Competency Framework – прим. переводчика), который мы начали в 2017 году, все еще продолжается! Почему так долго?

В течение последних 16 месяцев наши взгляды продолжали трансформироваться. Мы хотим убедиться, что конечный продукт соответствует поставленной цели, и, конечно же, для нас важно сделать этот проект в рамках нашего сообщества.

Мы знали, что это будет долгий и тяжелый путь — возможно, поэтому фреймворка пока не существует!

В любом случае, он включен в список трендов на 2019 год, потому что он будет завершен в этом году, и я знаю, что он вызовет множество споров и дискуссий.

2019 год — это год особого внимания к квалификации и компетенциям сотрудников PMO.

На конференции PMO 2018 мы делали акцент на «сторителлинге данных» («data storytelling»), потому что данные и информация — это существенная часть роли PMO. Мы хотели увидеть, как можно, используя данный инструмент в бизнесе, информировать людей и вдохновлять их воспринимать и действовать.

Это способ оживлять данные и информацию и делать то, что мы делаем, более понятным. PMO создан для того, чтобы помогать руководителям принимать решения – просто показывать данные недостаточно, а сторителлинг — это отличный способ для PMO показать, что он действительно понимает данные, которыми управляет и которые анализирует. Визуализация данных также является большой частью этого тренда — если мы понимаем, что именно нам показывают данные, мы можем экспериментировать с тем, как представить это другим. Я думаю, что инфографика станет нашим лучшим другом. Настало время проявить творческий подход.

Прошло чуть больше года с момента публикации Принципов PMO , и было интересно наблюдать за тем, как люди их приняли. Семь принципов стали предметом обсуждения и споров, и это привело к тому, что руководители PMO и их сотрудники стали рассматривать свои PMO более пристально. Они создали свои принципы, закрепили их и, как правило, стараются им следовать.

Идея «принципов» изначально была одной из тех неясных концепций, которые я не понимала, а потом мне объяснили ее на простом языке : «когда вы не уверены, какой путь выбрать или какие действия предпринять, потому что ранее такой ситуации у вас не было, принципы помогут вам сделать правильный выбор»

PMO будут по-прежнему сталкиваться со многими неизвестными ситуациями, поскольку организации постоянно меняются и развиваются. Команды будут сталкиваться с разнообразными факторами, влияющими на них с разных сторон, и возможностями, которые нужно будет или использовать, или отвергнуть. Ваши собственные принципы не только дают возможность PMO ориентироваться в новых условиях, но и показывают бизнесу, что они помогают сделать правильный выбор и выбрать верное направление.

Каковы ваши принципы PMO?

«Цифровой PMO» — первая конференция PMO в 2018 году, и ее основной темой было отличие цифрового PMO от Agile PMO. Я думаю, что отличие есть – здесь подразумевается PMO, работающий именно в средах с высокой цифровизацией, где передовые технологии используются в проектах как часть бизнес-решения.

Речь идет о пригодности и гибкости PMO при работе над проектами, которые выполняются ритмично. Почти не имеет значения, какой именно подход к реализации используется – нужно просто понять, что их может быть множество, и решить, как обеспечить достаточный уровень управления и контроля.

Цифровой PMO также предполагает использование подходов, применяемых проектными командами в своей работе, и их учет при управлении PMO.

PMO должен быть способен адаптироваться при, например, запуске нового сервиса: он должен обеспечивать готовность сервиса и при этом управлять процессом создания минимально жизнеспособных продуктов (Minimum viablie product, MVP – прим. переводчика) с помощью KPI и отчетности.

Во время конференции Ральф Финчетт рассказал о трех конкретных областях: культура — наглядность — стратегия, на которых PMO может сосредоточиться и которые он может менять к лучшему.

Под культурой подразумеваются: способы работы; стиль поведения, который должен принять PMO, и то, как он организован. Стратегия заключается в фокусе на последовательности проектов в портфеле, внимании на планировании и рисках (это является основой стратегии), а также на финансировании и результатах. Наглядность означает прозрачность, доверие и работу с людьми с учетом их способностей и взглядов на мир.

PMO не должен просто существовать в условиях хаоса, он должен понять сложившиеся условия и заставить систему работать.

Метрики и показатели были темой последнего мероприятия «PMO Managers Lunch» (Завтрак руководителей PMO – прим. переводчика) в ноябре 2018 года, отчет по нему будет готов в феврале 2019 года. Эта тема притягивает и раздражает одновременно

Почему у PMO должны быть показатели и метрики, говорящие о том, насколько они успешны? Почему, если HR-подразделение или финансисты такие показатели не готовят, это должен делать PMO?

Это одна сторона медали — с другой стороны, бизнес хочет знать, оправдано ли наличие этого «опционального» подразделения.

В 2019 году мы хотим, чтобы профессионалы смотрели на эту тему по-новому, а не так, как сейчас.

Забота о сотрудниках (Pastoral care – прим. переводчика) — это не то, о чем мы подробно говорим, не та роль PMO, на которой мы делаем акцент. Конечно, есть некая забота о сотрудниках PMO (и о тех, кто руководят ими), но в ходе обсуждений в течение 2018 года мы заметили, что эта часть роли PMO воспринимается не так, как следовало бы. В случае, если немного больше заботиться о людях – это касается не только непосредственных менеджеров, но и рядовых сотрудников – эту ситуацию можно исправить.

Нужно обеспечивать здоровье и благополучие людей на работе, и с этой точки зрения PMO идеально расположен в оргструктуре, так как он может видеть и ощущать здоровье и благополучие проектных команд и менеджеров, которые их поддерживают, но при этом возникает вопрос, всегда ли при этом оказывается нужная поддержка. PMO практикует использование норм выработки проектной команды и может легко выявить изменения, вызванные стрессовыми и непредсказуемыми факторами.

Основная задача PMO заключается в поддержке, и вопрос в том, может ли PMO в случае необходимости оказывать соответствующую помощь или хотя бы влиять на уверенность сотрудников?

PMO также находится в оптимальной позиции для удовлетворения потребностей людей в развитии в организации — но многие ли PMO выполняют эту роль? Это было частью многих обсуждений на мероприятиях PMOFlashmob в течение года. Обеспечивает ли PMO обучение с учетом специфики проекта и организации? Обеспечивает ли это развитие в формате «один на один»? Может ли PMO выявить дефицит навыков и помочь развить их?

Я слышала об этом тренде, и пока я не увидела несколько примеров, мне было непонятно, что это значит. Спустя некоторое время я поняла, насколько это действительно важно

Есть люди, которые используют навыки, требуемые в PMO, но при этом не работают в PMO или даже не имеют роли, связанной с проектной деятельностью. Они делают работу, связанную с планированием и прогнозированием бизнеса; они работают вместе с руководителями подразделений и делятся с ними актуальными инсайтами с помощью конкретных данных и информационных средств. Они выступают в роли ответственных секретарей на заседаниях высшего руководства — и даже ведут протокол! Они управляют небольшими проектами, такими как: переезд офиса вкупе с повседневной работой по бизнес-анализу; выявление необходимых квалификаций и ресурсов в подразделении; найм и увольнение сотрудников.

Эти люди часто работают на руководящих должностях, некоторые участвуют в разработке стратегии и в управлении. Другие выступают как контактные лица (бизнес-партнеры – прим. переводчика) при реализации проектов и изменений в подразделениях. Это гибридная роль, связанная с осуществлением операций и внедрением изменений, и она подразумевает использование того, что мы можем назвать навыками работы в PMO.

Может быть, мы будем переманивать этих людей в PMO?

Это интересный вариант развития карьеры — и мне любопытно, увидим ли мы, как практикующие менеджеры PMO будут занимать определенные роли в бизнесе и при этом уйдут из проектного управления? Хотя я и сомневаюсь в этом, но управление портфелем включает в себя все больше задач из операционной деятельности, включая инициативы по изменениям, так что, возможно, практики PMO увидят для себя новые возможности.

Это наши главные тренды PMO на 2019 год — что вы думаете? Согласны с некоторыми из них? Чего не хватает? Оставьте комментарий ниже и поделитесь своими мыслями с остальными членами сообщества PMOFlashmob.

Оригинал статьи Линдси Скотт про тренды-2019 вы можете прочитать по ссылке>>>