Roadmap: что это и как создать

Дорожная карта проекта, или «roadmap» — это удобный и наглядный инструмент для планирования и управления проектом. Этот документ может быть текстовым или графическим и показывает основные цели, этапы и сроки с указанием исполнителей на каждом этапе. Благодаря дорожной карте все исполнители видят общий план, следуют единой стратегии, избегая несогласованности действий и срывов сроков. При необходимости ее можно корректировать.

Сходства и различия roadmap и плана проекта

Дорожная карта и план проекта – взаимодополняющие инструменты. Первая отражает стратегию достижения конкретных результатов, в то время как план посвящен тактическим шагам достижения этих результатов. 

Сходства

• Цель: поясняют суть и средства достижения целей проекта.
• Формирование: разрабатываются на старте и являются ключевыми документами для начала реализации проекта.
• Обновление: информацию в roadmap и в плане важно постоянно актуализировать, чтобы участники имели доступ к свежим данным.

Различия

• Уровень детализации: дорожная карта представляет собой обзор основных этапов, ключевых целей и результатов, в то время как план дает детальное описание всех действий и шагов для их достижения.
• Влияние изменений на проект: изменения в roadmap обычно оказывают более значительное влияние, так как изменение срока одной из задач в детализированном плане может быть менее заметным, чем изменение срока ключевого результата в дорожной карте.
• Частота изменений: план меняется чаще из-за своей детализированности, в то время как дорожная карта обновляется реже, поскольку содержит верхнеуровневую информацию.

Зачем нужна дорожная карта

Roadmap необходима команде и заинтересованным сторонам для:

• планирования и развития: помогает организовать этапы работы от зарождения идеи до завершения, а также визуализировать цели проекта. Это способствует детальному планированию каждого шага и позволяет оценить необходимые ресурсы и сроки.
• контроля и управления сроками: можно отслеживать текущее состояние проекта, оперативно вносить корректировки. Это обеспечивает актуальность информации о статусе проекта и помогает вовремя представлять ее руководству и заинтересованным сторонам.
• координации исполнителей: roadmaps улучшают координацию между участниками, предоставляя им четкое понимание их обязанностей и ответственности. Это позволяет избежать перегрузки сотрудников, что повышает общую эффективность работы.
• анализа проблем и управления рисками: разработка и использование дорожной карты способствует выявлению возможных проблем и рисков, связанных с теми или иными результатами проекта. 

Кому может быть полезна roadmap

Дорожная карта окажется полезной для участников и стейкхолдеров проекта, в том числе для:

• руководителей, которые хотят контролировать ход реализации проекта на своем уровне;
• исполнителей, которые несут ответственность за результаты и работы;
• инвесторов и партнеров, которые хотят понять, какие преимущества и выгоды они получат, какие потребуются инвестиции и какие ожидаются результаты;
• заказчика проекта, который сможет отслеживать основные вехи и сроки проекта.

Преимущества дорожной карты

• Понятность: дорожная карта дает возможность визуализировать процессы, обозначает цели и контрольные точки.
• Доступность: некоторые компании размещают дорожную карту на официальном сайте, чтобы любое заинтересованное лицо могло легко ознакомиться с планом реализации проекта, что облегчит работу с инвесторами, партнерами и клиентами, а также упростит коммуникацию внутри команды.
• Оперативность: roadmap позволяет быстро выявлять изменения в проекте. Это обеспечивает своевременное реагирование на них всеми заинтересованными сторонами.
• Эффективное управление временными и человеческими ресурсами: видно, какой исполнитель ответственен за выполнение какого этапа. Это помогает активно продвигаться по каждому этапу проекта и избегать ситуаций, когда исполнители уклоняются от ответственности.

К недостаткам можно отнести сложность внесения новых изменений в дорожную карту большого проекта, так как одно изменение в процессе может повлечь десятки изменений в последующих.

Разновидности дорожных карт

Дорожная карта — важный инструмент в управлении проектами, формат которого зависит от отрасли и методологии управления.

Дорожные карты в разных методологиях управления проектами

• Дорожная карта в Waterfall — это инструмент последовательного планирования без возможности возврата к предыдущим фазам. Такая карта имеет ограниченную гибкость, так как при классическом подходе требуются фиксированный объем работ и заранее определенные сроки. Любые изменения нежелательны и требуют формального процесса управления ими. Этот метод подходит для проектов с четко определенными и стабильными требованиями.

• Agile-дорожная карта  — это план действий, описывающий, как продукт будет эволюционировать со временем, чтобы стать наилучшим решением для нужд клиентов. Она фокусируется на желаемых целях, результатах и контексте для ежедневной продуктивности. Этот подход используется в проектах, которые постоянно развиваются и требуют частых обновлений. 

Дорожные карты по сфере применения

• Продуктовая: отображает стратегию развития одного или нескольких продуктов с указанием сроков запуска, характеристик и преимуществ продукта, а также планируемые рекламные мероприятия. 
• Отраслевая: применяется к целой отрасли или отдельному рыночному сегменту, в которой отражается анализ конкурентов, экономических показателей, технологий, потенциал развития проекта с учетом рисков. 
• Корпоративная: в ней прописываются этапы развития компании, в которой чаще всего отражены показатели объема продаж, величина прибыли, перспективы, сроки и ресурсы. 
• Образовательная: применяется для планирования обучения и повышения навыков сотрудников, организации мотивационных мероприятий. 
• Государственная: предназначена исключительно для государственных ведомств и отражает стратегию развития экономики на макро- и микроуровне, учитывая выявленные риски, интересы населения и ключевые тенденции развития.
• Маркетинговая: помогает решать задачи в области маркетинга, определять стратегии продвижения продукта, устанавливать цели и выбирать инструменты для их достижения.

Как построить roadmap

Для построения дорожной карты используют специализированные инструменты, но предварительно необходимо выполнить нижеописанные действия.

Определить цели и ключевые метрики их достижения, например, процент завершения этапа или достижение определенных этапов разработки в определенные сроки.

Разработать стратегию: определить и описать конкретные способы достижения результата каждого этапа и  указать перспективы развития проекта.

Выбрать формат карты:

• маршрут: визуальное отображение пути от начальной точки до цели.
• диаграмма Ганта: используется для отображения задач по времени.
• таблица: удобна для структурированного представления этапов и задач.
• интеллект-карты: подходят для гибких и творческих проектов.
• канбан-доска: идеальна для Agile-проектов с итеративным процессом.

Для выбора наиболее подходящего формата можно провести опрос среди участников, чтобы учесть их предпочтения и особенности работы.

Определить этапы и ключевые контрольные точки (вехи) на временной шкале по неделям, месяцам или годам в зависимости от длительности проекта.

Назначить исполнителя, ответственного за получение результата конкретного этапа.

Критерии для оценки roadmap

Чтобы убедиться, что дорожная карта правильно построена, проверьте ее по следующим критериям:

• roadmap должна быть доступна всем участникам, а цели, метрики и этапы четко сформулированы и понятны.
• есть четкая процедура обновлений дорожной карты, закреплены исполнители за каждым этапом.
• есть наличие плана по управлению потенциальными рисками.

Онлайн-сервисы для создания roadmaps

Дорожная карта — ключевой элемент успешного управления проектом, для создания которого существуют специальные сервисы.

• Диаграмма Ганта Kaiten позволяет строить диаграммы Ганта для визуализации этапов проекта. Это упрощает оценку необходимых ресурсов для команды. 
• Google Таблицы — доступный инструмент для небольших проектов. Сервис не поддерживает автоматическое обновление данных, что может быть неудобно для больших и удаленных команд.
• Miro — виртуальная доска с готовым шаблонам и возможностью совместной работы. Miro интегрирует roadmaps с картами других сервисов.
• В Roadmunk можно создать карты, используя 38 шаблонов для разных сфер, включая IT и маркетинг. Сервис интегрируется с Jira, что упрощает управление проектами и задачами тех, кто уже использует этот инструмент. 
• ProductPlan предоставляет 29 шаблонов для создания roadmaps в дизайне, HR и IT-сфере. ProductPlan интегрируется с Jira, что делает его удобным для командной работы в крупных организациях. 
• Jira Software подходит для команд, которые уже используют Jira. Несколько команд могут использовать сервис и одну доску, сравнивать и моделировать различные сценарии запуска.
• Venngage — сервис для преобразования данных и процессов в визуальный контент и создания инфографики. Предоставляет экспорт в PDF или PNG. 

Подписывайтесь на наш телеграм канал, чтобы быть в курсе современных инструментов и методов управления проектами и изменениями!