Топ-10 трендов проектных офисов в 2018 году

Линдсей Скотт, одна из основателей британского профессионального сообщества PMO Flashmob (pmoflashmob.org) собрала 10 трендов развития проектных офисов в 2018 году. И мы рады представить вам краткий обзор этих трендов.

Тема Agile в проектных офисах привлекла большое внимание и вызвала бурные обсуждения в 2017 году на двух мероприятиях — PMO Symposium в Техасе и конференции PMO в Лондоне. Новое исследование PMI Pulse of the profession 2017 также выделил Agile одним из трендов проектного управления.

На одном из ланчей, организованном PMO Flashmob, также обсуждали тему Agile в проектных офисах. По мнению Линдсей поддержка Agile в организации очень сложна и должна основываться на обосновании экономической ценности и на практиках управления выгодами проектов. А они являются одними из самых трудных областей в проектном управлении.

В PMO Flashmob впервые заговорили о подходе Agile в проектных офисах 3 года назад.

В 2017 году были предприняты попытки улучшить понимание, разработать конкретные Agile инструменты и подходы для проектных офисов. Но в целом сообществу PMO Flashmob это еще только предстоит сделать в будущем 2018 году.

Еще с 2014 года говорят о VUCA-мире, который характеризуется словами volatility (нестабильность), uncertainty (неопределенность), complexity (сложность) и ambiguity (неоднозначность).

А в мире проектных офисов этот термин начали употреблять в 2017 году вместе с понятием Agility. PMI в своем отчете исследования Pulse of the Profession дает определение Agility, как возможность чутко чувствовать и адаптироваться к внешним и внутренним изменениям, чтобы достигать полезных результатов, экономно и результативно.

На PMO Symposium были представлены несколько идей того, как может проектный офис участвовать в повышении Agility организации на примере компании Cisco:

• Проектирование процессов: проектный офис помогает командам применять практики, которые обеспечат больше гибкости
• Проектирование организационной структуры: поддержка развития правильных оргструктур проектных команд
• Вовлечение: коммуникации и взаимодействие со множеством заинтересованных сторон
• Масштабирование: поддержка масштабирования гибких практик
• Исследование: быть в курсе последних трендов в практик управления
• Повышать грамотность: фокус на внедрении новых практик и процессов
• Выращивать сообщества: поддерживать сообщества, мероприятия по всей организации
• Коучинг: развивать людей и команды
• Взаимодействие с широкой общественностью: проводить бенчмаркинг-исследования, участвовать в конференциях, учиться у других.

* — перевод с англ. языка — гибкость и адаптивность

Идея о том, что «проектный офис «принадлежит» бизнесу» не нова, но некоторые компании все еще открывают проектные офисы ради проектных офисов, т.е. без конкретной цели.

На конференции PMO 2017 известный американский консультант по настройке процессов проектных офисов Марк Прайс Перри очень ярко еще раз подчеркнул, что проектный офис «принадлежит» бизнесу и должен решать именно его задачи. А вместо этого проектные офисы внедряют лучшие практики, новые шаблоны и улучшенные процессы, а высшее руководство уже не видит в нем ни ценности, ни пользы.

Посмотреть отрывок его выступления можно на странице The Business Driven PMO pmoflashmob.org.

С июня 2017 года PMO Flashmob разрабатывает модель компетенций для сотрудников проектных офисов. Была создана рабочая группа для его обсуждения, которая продолжает расширяться и была привлечена HR консультант Салли Тански.

Первую версию модели компетенций планируют выпустить к следующей конференции PMO 2018.

Вся информация о будущих встречах и достигнутых результатах выкладывается на странице Competency Framework на pmoflashmob.org.

Все больше компаний узнают про проектные офисы и внедряют их у себя. APM (Английская Ассоциация Управления Проектами) представила новую награду «Проектный офис года» – в 2017 году победителем стал Открытый университет из Великобритании.

С появлением новых тем Agile, Agilility, VUCA в проектных офисах не стоит забывать и об основах управления проектами. Это те темы, которые руководители проектов и программ используют в своей практике – подготовку экономических обоснований проектов, план-графиков проектов, управление ресурсами, рисками, руководство командой.

В 2017 году на конференциях в Лондоне и США спикеры дали несколько полезных советов, как развивать основные функции проектных офисов, применяя подходы бизнес-анализа и бережливого производства.

Группа людей по интересам PMOSIG (PMO Specific interest group) в APM (Английская Ассоциация Управления Проектами) начала аккумулировать извлеченные уроки и знания в единую базу знаний проектных офисов.

По мнению Линдсей процессы по извлечению уроков больше не работают, собранные извлеченные уроки похожи друг на друга и не приносят большой пользы.

Наиболее ценный навык для проектных офисов — умение применять способы диагностики «провальных областей» в проектах и в системе управления проектами в целом, понимание, как выявить системные ошибки и на основе этого запускать «пилотные» проекты, которые помогут их исправить в будущем.  И уже на основе этого опыта создавать постоянно пополняемую базу знаний.

Тема создания плана развития проектного офиса была одной из главных на PMO Symposium. Проверьте себя, есть ли у вашего проектного офиса план развития на следующую неделю, 3 месяца и год или его нет вовсе.

Также Линдсей рекомендует проводить регулярный SWOT-анализ проектного офиса. 

Слово «ценность» в разных сферах определяется по-разному. В маркетинге есть определение «ценностное предложение», которое выделяет особенности продукта или услуги для рынка. В мире Agile ценность — это причина, по которой существует организация. И ценность можно определить по формуле:

Ценность = Выгоды – Затраты

Поэтому ценность можно увеличить, если снизить расходы или увеличить выгоды. В Agile подходе понимание формулы ценности помогает построить лучшую команду, сделать общий вклад и достичь цели.

Другое определение ценности есть в концепции «карта ценности» (Value Stream) — это то, что ты можешь предложить, опираясь на затраты и воспринимаемую ценность. В проектных офисах карта ценности будет основываться на тех услугах, которые оказывает проектный офис (по умолчанию — это источник затрат), и на том, что получит организация или заинтересованные стороны от этого (это воспринимаемая ценность).

Есть также целое направление по управлению ценностью (Value Management). Оно долгое время было прерогативой  строительной индустрии в виде теории по управлению освоенным объемом (EVM — Earned Value Management).

Линдсей считает, что, возможно, при определении ценности проектного офиса необходимо ориентироваться на его ценностное предложение и насколько работа проектного офиса удовлетворяет ожиданиям заинтересованных сторон.

Логично предположить, что, если вы хотите быть проектным офисом-супергероем компании, вам нужны в команде супергерои. Это специалисты, которые знают свою сильную сторону – «суперсилу», развивают и культивируют ее.

А руководителю проектного офиса остается сосредоточиться на понимании, какие «супергеройские» способности необходимы его офису и искать подходящих людей.

Оригинал статьи Линдсей Скотт про тренды вы можете прочитать на сайте pmoflashmob.org.