29 фев 2024

Управление проектами: как это работает, для чего нужно и какие методы использовать

Для кого:
  • Владельцы бизнеса
  • Руководители проектного офиса
  • Руководители проектов
Знания и навыки:
  • Управление проектами
  • Методология
  • Внедрение проектного менеджмента
  • Инструменты
Время на чтение:
  • 9 минут

Управление проектом – это набор инструментов и методов, использование которых повышают его успешность. Его область применения разнообразна: разработка продукта, видеопродакшн, переезд офиса, строительство дома. Проектное управление помогает компаниям достигать бизнес-целей и нужных результатов.

Если вы:

  • хотите внедрить проектный менеджмент в своей организации для повышения результативности бизнес-процессов и достижения стратегических целей, но не знаете, с чего начать; 
  • не понимаете, что необходимо изменить в системе управления для достижения целей, так как не обладаете нужными знаниями и опытом;
  • пытаетесь разобраться, какую пользу принесет проектное управление в вашей организации.

…эта статья для вас. Ниже разберем главное об управлении проектами: зачем и кому это нужно, из каких этапов состоит проект, как подобрать метод, что должен уметь ваш проджект менеджер. Также вас ждут полезные рекомендации и лайфхаки для эффективного менеджмента.

Зачем нужно управление проектами

Прежде чем дать ответ на данный вопрос, давайте определимся с самим понятием “проект”. Представьте себе две схожие ситуации:

  • вам нужно приготовить простой ужин для семьи из трёх человек 
  • вы организовываете благотворительный фуршет на 100 человек

Что из этого проект, а что нет? Первый вариант – повторяющаяся задача, у которой есть примерные сроки и бюджет, но нет других признаков проекта: большого объема необходимых ресурсов и высокого уровня сложности в виде рисков и длинного списка ответственных лиц. И если с обычным ужином вы справитесь самостоятельно, то для организации благотворительного фуршета полезно будет использовать проектный менеджмент. Благодаря его методам вы сможете управлять такими параметрами, как возможные риски, объём работ и их стоимость, сроки, качество. 

Сравнивая два этих мероприятия, мы можем сделать вывод, что приготовление семейного ужина в нашем примере – это процесс, а организация благотворительного фуршета – проект.

Процесс – регулярно повторяющаяся деятельность. Например, бизнес-процесс или технологический процесс: ежемесячная подготовка отчёта, согласование договора и т.д. Главное отличие от проекта: повторение операций с определённой периодичностью, 

Проект – набор задач и процессов, которые критически важно выполнить для достижения определенных целей в рамках бюджета, сроков, требований. Главное отличие от процесса: по завершении проект не начинается заново в том же виде и с теми же целями. Также его длительность часто ограничена не только длительностью задач и операций, а желанием заказчика: к примеру, получить продукт к определенному сроку.

Проектное управление поможет:

  • разработать детальный план согласно поставленным целям проекта;
  • грамотно распределить финансы;
  • подобрать команду для реализации проектов и определить зоны ответственности каждого участника;
  • контролировать процессы и выполнение задач;
  • исключить или снизить риски благодаря их прогнозированию;
  • организовать эффективный обмен информацией между всеми участниками проекта;
  • обеспечить качество итогового продукта;
  • снизить затраты на создание продукта;
  • подобрать оптимальные инструменты/методы для более эффективного выполнения задач.

Ниже подробно разберём, из каких этапов состоит управление проектами. 

Структура управления проектами: из каких этапов состоит

Когда мы говорим про этапы управления проектом, мы имеем в виду фазы его жизненного цикла. Понимание всех фаз поможет вам не упустить важные задачи и нюансы, определяющие успешность проекта. 

Обычно этапы жизненного цикла проекта следующие: 

  • Инициация: принимается решение о целесообразности проекта. Что нужно сделать: кратко описать проект и его продукт, назначить руководителя, выбрать способ реализации, проанализировать опыт других проектов, определить ключевые цели проекта.
  • Планирование: решение о принятии обязательств и выделении ресурсов. Что нужно сделать: сформировать команду проекта и назначить ответственных за результаты, процессы и задачи; определить требования к продукту и спланировать работу над его созданием, исходя из сроков, бюджета, возможных рисков и других условий. 
  • Реализация: принимаются решения о создании продукта. Что нужно сделать: организовать работу всех участников и обеспечить их необходимыми ресурсами, проконтролировать выполнение работ и достижение поставленных целей исходя из сроков, бюджета и возможных рисков.
  • Завершение: оценивается успех проекта и осуществляется анализ результатов. Что нужно сделать: зафиксировать эффективные практики и методы, используемые в ходе создания продукта, проанализировать возникшие проблемы и способы их устранения, сформировать архив проекта. 

Методы управления проектом: как выбрать и почему одного сильного менеджера недостаточно

Проектное управление это набор методов, выбор которых зависит от множества факторов: уровня сложности и масштабности проекта, специализации организации, стабильности рынка и т.д. Наверняка вы слышали про такие методы (точнее подходы), как Waterfall или Agile, и если вы не совсем разбираетесь, какой из них актуален для ваших проектов, ниже вы получите ответ на данный вопрос.

Разберем обычный бытовой пример: ремонт квартиры. Выбор управленческого подхода зависит от вида ремонта (типовой, любительский, индивидуальный), так как у каждого из них будут совершенно разные параметры: стоимость, сроки, уровень сложности, условия реализации, бюджет, цели.

Ремонт может быть:

  • типовым, при котором застройщик использует один и тот же набор материалов, технологий, подрядчиков;
  • любительским, без привлечения специалистов и подрядчиков, когда нужно просто переклеить обои, заменить плинтусы и поставить новую сантехнику. Как правило, переход с одного этапа на другой происходит последовательно;
  • индивидуальным, при котором задействуется множество специалистов: дизайнер, архитектор, прораб, электрик, сантехник и т.д. 

В вышеприведенных примерах могут использоваться и классический, и гибкий, и гибридный (сочетание практик Waterfall и Agile) методы. О том, почему в одном случае управление проектом это подход, который приоритезирует в первую очередь сроки, а в другом бюджет, разберем ниже.

Классический метод управления проектами или Waterfall

Характерные черты данного метода: жёсткие требования к продукту, строгое соблюдение сроков и бюджета, последовательное выполнение работ, а также чаще всего невозможность сдачи проекта поэтапно. 

Хорошо иллюстрирует данный метод строительство поликлиники: здесь важны фиксация всех требований в контракте и планирование его на старте. 

Довольно часто классический проектный менеджмент применяется, когда нет возможности выпускать продукт поэтапно, то есть частями, которые сразу начнут приносить пользу заказчику. Например, передача в пользование фундамента не может удовлетворить потребность заказчика в пользовании зданием.

Классическому методу характерны следующие особенности:

  • требования к продукту проекта продуманы до мелочей изначально и практически неизменны;
  • следующий этап работы не может быть начат, пока не закончен предыдущий;
  • ключевой приоритет проекта – безошибочность;
  • обычно доступность заказчика минимальная;
  • критическая важность соблюдения сроков и бюджета;
  • исполнителем были уже реализованы схожие проекты.

Гибкий метод управления Agile

Этот метод отличается гибкостью к требованиям и бюджету, так как ключевая цель – быстрое получение продукта, который заказчик сразу начнёт использовать. Agile обычно применяется тогда, когда речь идёт о делимом продукте (когда “части” продукта можно сдавать заказчику поэтапно) или о высокой степени неопределенности требований. Например:

  • разработка софта, когда заказчик получает первую и уже функционирующую часть готового продукта в виде работающей версии приложения. Например, для обучения сотрудников: заказчик не только начинает его сразу же использовать, но также тестирует его и даёт обратную связь;
  • запуск маркетинговых кампаний, когда требования до конца не определены. Например, по результатам AB-тестирования были выявлены наиболее эффективные инструменты, дающие хорошее качество лидов. Это изменило требования к конечному продукту: для увеличения конверсии было решено улучшить дизайн, заменить стоковые фото на реальные и т.д.

Существует несколько вариантов практической реализации метода Agile Scrum и Kanban:

  • Фреймворк Scrum базируется на командной работе и активном взаимодействии участников проекта, а также характеризуется организацией работы в виде коротких спринтов, в результате которых предоставляется готовый продукт. Применяется не только в разработке ПО, но и в других сферах: образование, консалтинг, производство.
  • Kanban помогает настроить рабочий процесс наиболее эффективно. Ключевой фокус на грамотном управлении потоком задач. Например, вы наверняка видели канбан-доски: карточки с задачами перемещаются из одной колонки в другую, тем самым отражая состояние статуса (в работе, ожидание тестирования, готово). 

Итак, проектное управление в рамках гибкого метода это:

  • отсутствие долгосрочного плана;
  • главный фокус на сокращении сроков и результате, а не на бюджете (приоритет – выпустить рабочую версию продукта как можно скорее);
  • содержание требований до конца не определено;
  • гибкость важнее следованию плана;
  • активное взаимодействие с заказчиком;
  • ежедневная коммуникация внутри команды.

Выше вы познакомились с классическим и гибким методами управления. Но что делать, если для проекта важны и сроки, и бюджет, но при этом требования до конца не определены? При этом результат нужен в сжатые сроки, пусть даже продукт будет в минимально жизнеспособной версии. Ниже вас ждет описание ещё одного подхода.

Гибридный метод управления проектами

Главными недостатками Waterfall являются невозможность повлиять на изначально заложенные сроки создания продукта и последовательность этапов. А к минусам Agile можно отнести непредсказуемость бюджета и результата в долгосрочной перспективе. Гибридный метод в проектном менеджменте может обеспечить баланс между стабильностью и гибкостью.

Например, при разработке сайта обычно используется классический метод, так как невозможно параллельно заниматься и прототипом, и версткой, и дизайном (последовательность этапов – один из главных признаков Waterfall). Однако если внедрить в этот метод практики Agile, то получится оптимизировать рабочий процесс. В этом случае использование канбан-доски поможет более эффективно организовать работу: например, параллельно заниматься всеми задачами по вёрстке. 

Sсrumerfall – гибрид Scrum с Waterfall. Применяется в организациях, где проектное управление в рамках метода Agile не может работать полноценно из-за ряда строгих ограничений: специфика отрасли (например, государственный проект), корпоративная культура. 

Какими особенностями будет обладать Scrumerfall на примере разработки сайта:

  • определяются бюджет и требования к продукту, при этом сроки очень сжатые из-за внешних обстоятельств: сайт является частью федеральной программы;
  • этап реализации проекта разбивается на короткие спринты: прототип, вёрстка, дизайн. При этом важно подробно документировать все действия, так как любая ошибка на этом этапе может привести к увеличению сроков, что недопустимо. 

В этом блоке мы познакомили вас с основными методами, которые важно использовать для достижения успеха проекта. Только лишь одного сильного менеджера проекта, который будет всё “тянуть” на себе, – недостаточно. Здесь как в спорте – техничный удар сильного человека всегда мощнее, чем просто удар сильного человека. Применение специальных методов управления не заменяет хорошего руководителя проекта, а только усиливают его.

Организация управления проектом: как выбрать менеджера

Проджект менеджер должен обладать компетенциями в двух сферах: проектный менеджмент и предметная область. Главные задачи, которые решает менеджер:

  • построение коммуникации с заказчиками и командой;
  • координация действий всех участников проекта;
  • контроль сроков и бюджета;
  • планирование работ;
  • подготовка документации.

Для осуществления вышеописанных задач необходим определенный набор навыков, как личных, так и профессиональных.

Личность проджекта и лидерские качества

Уметь вдохновлять и мотивировать команду, обладать стратегическим складом ума и навыками эффективной коммуникации, быть стрессоустойчивым и обязательным, а также уметь работать в режиме мультизадачности – всё это качества хорошего проджекта.

Техническая и управленческая квалификации

Проектный менеджер должен иметь опыт в той отрасли, в которой он отвечает за реализацию проекта (например, строительстве), чтобы понимать все нюансы и аспекты рабочих процессов. Также знание одного из стандартов, например, PMBoK (свод методов, практик и инструментов проектного управления) поможет избежать типовых ошибок.

 

Итак, проектный менеджер должен отвечать следующим требованиям:

  • быть лидером и обладать развитыми софт-скиллами;
  • уметь работать на результат;
  • быть квалифицированным специалистом как в предметной области, так и в управлении проектами. 

Важно помнить, что внедрение проектного менеджмента – не просто найм одного специалиста. Это процесс изменений системы управления, которая требует разворота на 180 градусов всех участников в организации и часто вызывает сопротивление у многих. Здесь требуется обучение, инвестирование времени, разработка новых регламентов взаимодействия, использование новых методов и принципов.

Система для управления проектами: топ лучших инструментов

В зависимости от сложности проекта, его масштабности и специфики в настоящий момент существует множество ПО, которые автоматизируют проектное управление, облегчают работу всех участников проекта, а также повышают эффективность работы. Системы управления проектам также необходимы для обеспечения прозрачности процессов и соблюдения сроков.

Ниже познакомимся с самыми популярными из них.

Jira. Изначально данный инструмент был создан для разработчиков, но также отлично подходит и для проектного менеджмента. Достаточно просто осуществляется контроль достижения целей, есть оценка сроков и прогресса, а также детальные отчёты и большое количество шаблонов. Менеджер проекта может не только создавать задачи, но и организовывать их по спринтам в рамках метода Agile. 

Asana. Также популярный сервис с удобным интерфейсом, в котором руководитель проекта может координировать работу команды. Плюсы: между карточками с задачами можно выстраивать последовательность действий, есть возможность управлять сложными проектами с несколькими этапами и готовить отчеты. 

Trello. Качественный трекер задач, который хорошо подходит для организации работы и общения небольших команд. В основе: наглядная визуализация, состоящая из карточек, досок, списков, где можно отслеживать статус, сроки и количество ответственных.

YouGile. Удобный сервис с большим количеством функций: доски с задачами, обмен файлами, видеочат, отчетность. Руководители могут легко контролировать выполнение плана.

Bitrix24. Комплексное решение, которое поддерживает kanban-доски, диаграмму Ганта, создание задач и анализ эффективности работы. Также позволяет интегрировать ведение бухгалтерии. 

Лайфхаки и рекомендации по управлению проектами

Для облегчения процесса управления проектами мы подготовили несколько полезных рекомендаций:

  • пробуйте комбинировать разные методы в зависимости от вашего продукта, структуры организации и целей;
  • перед запуском проекта обязательно проводите встречу со всей командой, чтобы озвучить цели, задачи, сроки и бюджет, подсветить зоны ответственности каждого участника и объяснить методологию ведения проекта;
  • объемные задачи делите на несколько шагов, определяя и промежуточные дедлайны, и конечные сроки;
  • делайте план задач, который будет доступен и прозрачен для команды;
  • получая промежуточный результат, не забывайте его анализировать и при необходимости вносить корректировки;
  • вместе с командой ещё на старте проекта обсудите возможные риски и меры их исключения;
  • используйте ПО для управления, чтобы снизить затраты на контроль и трудоемкость выполняемой работы,
  • убедитесь, что все члены команды хорошо понимают свои роли и функции.

Если вы хотите внедрить и настроить проектное управление в своём бизнесе, сделать это максимально быстро и при этом избежать финансовых потерь из-за ошибок, приходите к нам на бесплатную  “Сессию ясности”. Чтобы записаться, напишите “ЯСНОСТЬ” в Телеграм  @Malakhov_Andrey.

Авторы статьи:
Андрей Малахов
Смотрите также:
16 Апр 2024
Что такое декомпозиция и чем она отличается от других видов планирования
Декомпозиция – это метод разделения большой цели, продукта, задачи, работы или процесса на маленькие части, этапы, подзадачи. Часто декомпозицию применяют для составления плана работ и контроля реализации большого сложного проекта. Как её применять, читайте в этой статье.
15 Апр 2024
Иерархическая структура работ проекта: что это и как ее создать
Иерархическая структура работ (ИСР), которую также называют WBS (расшифровывается как Work Breakdown Structure) или структурной декомпозицией работ – это метод планирования работ по проекту, с помощью которого можно “съесть слона по кусочкам”. ИСР помогает достичь цель, разбивая ее на задачи и подзадачи. 
22 Мар 2024
Бюджет проекта: суть и правила составления
Недавнее исследование Outlook показало, что вопрос финансов и прогнозирования бюджета входит в тройку самых распространенных проблем в области управления проектами.
Подписаться на рассылку
Высылаем анонсы статей и полезные материалы
Прокомментировать статью
Текст сообщения
Имя, Отчество, Фамилия
Email

Комментарий успешно отправлен

Произошла ошибка при отправке. Попробуйте еще раз

Наверх
Здравствуйте! Если возникли вопросы, мы на связи.
Скопировано в буфер обмена