Управление проектами: как это работает, для чего нужно и какие методы использовать

Зачем нужно управление проектами

Структура управления проектами: из каких этапов состоит

Когда мы говорим про этапы управления проектом, мы имеем в виду фазы его жизненного цикла. Понимание всех фаз поможет вам не упустить важные задачи и нюансы, определяющие успешность проекта. 

Обычно этапы жизненного цикла проекта следующие: 

• Инициация: принимается решение о целесообразности проекта. Что нужно сделать: кратко описать проект и его продукт, назначить руководителя, выбрать способ реализации, проанализировать опыт других проектов, определить ключевые цели проекта.
• Планирование: решение о принятии обязательств и выделении ресурсов. Что нужно сделать: сформировать команду проекта и назначить ответственных за результаты, процессы и задачи; определить требования к продукту и спланировать работу над его созданием, исходя из сроков, бюджета, возможных рисков и других условий. 
• Реализация: принимаются решения о создании продукта. Что нужно сделать: организовать работу всех участников и обеспечить их необходимыми ресурсами, проконтролировать выполнение работ и достижение поставленных целей исходя из сроков, бюджета и возможных рисков.
• Завершение: оценивается успех проекта и осуществляется анализ результатов. Что нужно сделать: зафиксировать эффективные практики и методы, используемые в ходе создания продукта, проанализировать возникшие проблемы и способы их устранения, сформировать архив проекта. 

Методы управления проектом: как выбрать и почему одного сильного менеджера недостаточно

Проектное управление это набор методов, выбор которых зависит от множества факторов: уровня сложности и масштабности проекта, специализации организации, стабильности рынка и т.д. Наверняка вы слышали про такие методы (точнее подходы), как Waterfall или Agile, и если вы не совсем разбираетесь, какой из них актуален для ваших проектов, ниже вы получите ответ на данный вопрос.

Разберем обычный бытовой пример: ремонт квартиры. Выбор управленческого подхода зависит от вида ремонта (типовой, любительский, индивидуальный), так как у каждого из них будут совершенно разные параметры: стоимость, сроки, уровень сложности, условия реализации, бюджет, цели.

В вышеприведенных примерах могут использоваться и классический, и гибкий, и гибридный (сочетание практик Waterfall и Agile) методы. О том, почему в одном случае управление проектом это подход, который приоритезирует в первую очередь сроки, а в другом бюджет, разберем ниже.

Классический метод управления проектами или Waterfall

Характерные черты данного метода: жёсткие требования к продукту, строгое соблюдение сроков и бюджета, последовательное выполнение работ, а также чаще всего невозможность сдачи проекта поэтапно. 

Хорошо иллюстрирует данный метод строительство поликлиники: здесь важны фиксация всех требований в контракте и планирование его на старте. 

Довольно часто классический проектный менеджмент применяется, когда нет возможности выпускать продукт поэтапно, то есть частями, которые сразу начнут приносить пользу заказчику. Например, передача в пользование фундамента не может удовлетворить потребность заказчика в пользовании зданием.

Классическому методу характерны следующие особенности:

• требования к продукту проекта продуманы до мелочей изначально и практически неизменны;
• следующий этап работы не может быть начат, пока не закончен предыдущий;
• ключевой приоритет проекта – безошибочность;
• обычно доступность заказчика минимальная;
• критическая важность соблюдения сроков и бюджета;
• исполнителем были уже реализованы схожие проекты.

Гибкий метод управления Agile

Этот метод отличается гибкостью к требованиям и бюджету, так как ключевая цель – быстрое получение продукта, который заказчик сразу начнёт использовать. Agile обычно применяется тогда, когда речь идёт о делимом продукте (когда “части” продукта можно сдавать заказчику поэтапно) или о высокой степени неопределенности требований. Например:

• разработка софта, когда заказчик получает первую и уже функционирующую часть готового продукта в виде работающей версии приложения. Например, для обучения сотрудников: заказчик не только начинает его сразу же использовать, но также тестирует его и даёт обратную связь;
• запуск маркетинговых кампаний, когда требования до конца не определены. Например, по результатам AB-тестирования были выявлены наиболее эффективные инструменты, дающие хорошее качество лидов. Это изменило требования к конечному продукту: для увеличения конверсии было решено улучшить дизайн, заменить стоковые фото на реальные и т.д.

Итак, проектное управление в рамках гибкого метода это:

• отсутствие долгосрочного плана;
• главный фокус на сокращении сроков и результате, а не на бюджете (приоритет – выпустить рабочую версию продукта как можно скорее);

• содержание требований до конца не определено;
• гибкость важнее следованию плана;
• активное взаимодействие с заказчиком;
• ежедневная коммуникация внутри команды.

Выше вы познакомились с классическим и гибким методами управления. Но что делать, если для проекта важны и сроки, и бюджет, но при этом требования до конца не определены? При этом результат нужен в сжатые сроки, пусть даже продукт будет в минимально жизнеспособной версии. Ниже вас ждет описание ещё одного подхода.

Гибридный метод управления проектами

Главными недостатками Waterfall являются невозможность повлиять на изначально заложенные сроки создания продукта и последовательность этапов. А к минусам Agile можно отнести непредсказуемость бюджета и результата в долгосрочной перспективе. Гибридный метод в проектном менеджменте может обеспечить баланс между стабильностью и гибкостью.

Например, при разработке сайта обычно используется классический метод, так как невозможно параллельно заниматься и прототипом, и версткой, и дизайном (последовательность этапов – один из главных признаков Waterfall). Однако если внедрить в этот метод практики Agile, то получится оптимизировать рабочий процесс. В этом случае использование канбан-доски поможет более эффективно организовать работу: например, параллельно заниматься всеми задачами по вёрстке. 

Sсrumerfall – гибрид Scrum с Waterfall. Применяется в организациях, где проектное управление в рамках метода Agile не может работать полноценно из-за ряда строгих ограничений: специфика отрасли (например, государственный проект), корпоративная культура. 

Какими особенностями будет обладать Scrumerfall на примере разработки сайта:

• определяются бюджет и требования к продукту, при этом сроки очень сжатые из-за внешних обстоятельств: сайт является частью федеральной программы;
• этап реализации проекта разбивается на короткие спринты: прототип, вёрстка, дизайн. При этом важно подробно документировать все действия, так как любая ошибка на этом этапе может привести к увеличению сроков, что недопустимо. 

В этом блоке мы познакомили вас с основными методами, которые важно использовать для достижения успеха проекта. Только лишь одного сильного менеджера проекта, который будет всё “тянуть” на себе, – недостаточно. Здесь как в спорте – техничный удар сильного человека всегда мощнее, чем просто удар сильного человека. Применение специальных методов управления не заменяет хорошего руководителя проекта, а только усиливают его.

Организация управления проектом: как выбрать менеджера

Проджект менеджер должен обладать компетенциями в двух сферах: проектный менеджмент и предметная область. Главные задачи, которые решает менеджер:

• построение коммуникации с заказчиками и командой;
• координация действий всех участников проекта;
• контроль сроков и бюджета;
• планирование работ;
• подготовка документации.

Для осуществления вышеописанных задач необходим определенный набор навыков, как личных, так и профессиональных.

Итак, проектный менеджер должен отвечать следующим требованиям:

• быть лидером и обладать развитыми софт-скиллами;
• уметь работать на результат;
• быть квалифицированным специалистом как в предметной области, так и в управлении проектами. 

Важно помнить, что внедрение проектного менеджмента – не просто найм одного специалиста. Это процесс изменений системы управления, которая требует разворота на 180 градусов всех участников в организации и часто вызывает сопротивление у многих. Здесь требуется обучение, инвестирование времени, разработка новых регламентов взаимодействия, использование новых методов и принципов.

Система для управления проектами: топ лучших инструментов

В зависимости от сложности проекта, его масштабности и специфики в настоящий момент существует множество ПО, которые автоматизируют проектное управление, облегчают работу всех участников проекта, а также повышают эффективность работы. Системы управления проектам также необходимы для обеспечения прозрачности процессов и соблюдения сроков.

Ниже познакомимся с самыми популярными из них.

Jira. Изначально данный инструмент был создан для разработчиков, но также отлично подходит и для проектного менеджмента. Достаточно просто осуществляется контроль достижения целей, есть оценка сроков и прогресса, а также детальные отчёты и большое количество шаблонов. Менеджер проекта может не только создавать задачи, но и организовывать их по спринтам в рамках метода Agile. 

Asana. Также популярный сервис с удобным интерфейсом, в котором руководитель проекта может координировать работу команды. Плюсы: между карточками с задачами можно выстраивать последовательность действий, есть возможность управлять сложными проектами с несколькими этапами и готовить отчеты. 

Trello. Качественный трекер задач, который хорошо подходит для организации работы и общения небольших команд. В основе: наглядная визуализация, состоящая из карточек, досок, списков, где можно отслеживать статус, сроки и количество ответственных.

YouGile. Удобный сервис с большим количеством функций: доски с задачами, обмен файлами, видеочат, отчетность. Руководители могут легко контролировать выполнение плана.

Bitrix24. Комплексное решение, которое поддерживает kanban-доски, диаграмму Ганта, создание задач и анализ эффективности работы. Также позволяет интегрировать ведение бухгалтерии. 

Лайфхаки и рекомендации по управлению проектами

Для облегчения процесса управления проектами мы подготовили несколько полезных рекомендаций:

• пробуйте комбинировать разные методы в зависимости от вашего продукта, структуры организации и целей;
• перед запуском проекта обязательно проводите встречу со всей командой, чтобы озвучить цели, задачи, сроки и бюджет, подсветить зоны ответственности каждого участника и объяснить методологию ведения проекта;
• объемные задачи делите на несколько шагов, определяя и промежуточные дедлайны, и конечные сроки;
• делайте план задач, который будет доступен и прозрачен для команды;
• получая промежуточный результат, не забывайте его анализировать и при необходимости вносить корректировки;
• вместе с командой ещё на старте проекта обсудите возможные риски и меры их исключения;
• используйте ПО для управления, чтобы снизить затраты на контроль и трудоемкость выполняемой работы,
• убедитесь, что все члены команды хорошо понимают свои роли и функции.