+7 (926) 827 3222
29 фев 2024

Управление проектами: как это работает, для чего нужно и какие методы использовать

Для кого:
  • Владельцы бизнеса
  • Руководители проектного офиса
  • Руководители проектов
Знания и навыки:
  • Управление проектами
  • Методология
  • Внедрение проектного менеджмента
  • Инструменты
Время на чтение:
  • 9 минут

Управление проектом – это набор инструментов и методов, использование которых повышают его успешность. Его область применения разнообразна: разработка продукта, видеопродакшн, переезд офиса, строительство дома. Проектное управление помогает компаниям достигать бизнес-целей и нужных результатов.

Если вы:

  • хотите внедрить проектный менеджмент в своей организации для повышения результативности бизнес-процессов и достижения стратегических целей, но не знаете, с чего начать; 
  • не понимаете, что необходимо изменить в системе управления для достижения целей, так как не обладаете нужными знаниями и опытом;
  • пытаетесь разобраться, какую пользу принесет проектное управление в вашей организации.

…эта статья для вас. Ниже разберем главное об управлении проектами: зачем и кому это нужно, из каких этапов состоит проект, как подобрать метод, что должен уметь ваш проджект менеджер. Также вас ждут полезные рекомендации и лайфхаки для эффективного менеджмента.

Зачем нужно управление проектами

Прежде чем дать ответ на данный вопрос, давайте определимся с самим понятием “проект”. Представьте себе две схожие ситуации:

  • вам нужно приготовить простой ужин для семьи из трёх человек 
  • вы организовываете благотворительный фуршет на 100 человек

Что из этого проект, а что нет? Первый вариант – повторяющаяся задача, у которой есть примерные сроки и бюджет, но нет других признаков проекта: большого объема необходимых ресурсов и высокого уровня сложности в виде рисков и длинного списка ответственных лиц. И если с обычным ужином вы справитесь самостоятельно, то для организации благотворительного фуршета полезно будет использовать проектный менеджмент. Благодаря его методам вы сможете управлять такими параметрами, как возможные риски, объём работ и их стоимость, сроки, качество. 

Сравнивая два этих мероприятия, мы можем сделать вывод, что приготовление семейного ужина в нашем примере – это процесс, а организация благотворительного фуршета – проект.

Процесс – регулярно повторяющаяся деятельность. Например, бизнес-процесс или технологический процесс: ежемесячная подготовка отчёта, согласование договора и т.д. Главное отличие от проекта: повторение операций с определённой периодичностью, 

Проект – набор задач и процессов, которые критически важно выполнить для достижения определенных целей в рамках бюджета, сроков, требований. Главное отличие от процесса: по завершении проект не начинается заново в том же виде и с теми же целями. Также его длительность часто ограничена не только длительностью задач и операций, а желанием заказчика: к примеру, получить продукт к определенному сроку.

Проектное управление поможет:

  • разработать детальный план согласно поставленным целям проекта;
  • грамотно распределить финансы;
  • подобрать команду для реализации проектов и определить зоны ответственности каждого участника;
  • контролировать процессы и выполнение задач;
  • исключить или снизить риски благодаря их прогнозированию;
  • организовать эффективный обмен информацией между всеми участниками проекта;
  • обеспечить качество итогового продукта;
  • снизить затраты на создание продукта;
  • подобрать оптимальные инструменты/методы для более эффективного выполнения задач.

Ниже подробно разберём, из каких этапов состоит управление проектами. 

Структура управления проектами: из каких этапов состоит

Когда мы говорим про этапы управления проектом, мы имеем в виду фазы его жизненного цикла. Понимание всех фаз поможет вам не упустить важные задачи и нюансы, определяющие успешность проекта. 

Обычно этапы жизненного цикла проекта следующие: 

  • Инициация: принимается решение о целесообразности проекта. Что нужно сделать: кратко описать проект и его продукт, назначить руководителя, выбрать способ реализации, проанализировать опыт других проектов, определить ключевые цели проекта.
  • Планирование: решение о принятии обязательств и выделении ресурсов. Что нужно сделать: сформировать команду проекта и назначить ответственных за результаты, процессы и задачи; определить требования к продукту и спланировать работу над его созданием, исходя из сроков, бюджета, возможных рисков и других условий. 
  • Реализация: принимаются решения о создании продукта. Что нужно сделать: организовать работу всех участников и обеспечить их необходимыми ресурсами, проконтролировать выполнение работ и достижение поставленных целей исходя из сроков, бюджета и возможных рисков.
  • Завершение: оценивается успех проекта и осуществляется анализ результатов. Что нужно сделать: зафиксировать эффективные практики и методы, используемые в ходе создания продукта, проанализировать возникшие проблемы и способы их устранения, сформировать архив проекта. 

Методы управления проектом: как выбрать и почему одного сильного менеджера недостаточно

Проектное управление это набор методов, выбор которых зависит от множества факторов: уровня сложности и масштабности проекта, специализации организации, стабильности рынка и т.д. Наверняка вы слышали про такие методы (точнее подходы), как Waterfall или Agile, и если вы не совсем разбираетесь, какой из них актуален для ваших проектов, ниже вы получите ответ на данный вопрос.

Разберем обычный бытовой пример: ремонт квартиры. Выбор управленческого подхода зависит от вида ремонта (типовой, любительский, индивидуальный), так как у каждого из них будут совершенно разные параметры: стоимость, сроки, уровень сложности, условия реализации, бюджет, цели.

Ремонт может быть:

  • типовым, при котором застройщик использует один и тот же набор материалов, технологий, подрядчиков;
  • любительским, без привлечения специалистов и подрядчиков, когда нужно просто переклеить обои, заменить плинтусы и поставить новую сантехнику. Как правило, переход с одного этапа на другой происходит последовательно;
  • индивидуальным, при котором задействуется множество специалистов: дизайнер, архитектор, прораб, электрик, сантехник и т.д. 

В вышеприведенных примерах могут использоваться и классический, и гибкий, и гибридный (сочетание практик Waterfall и Agile) методы. О том, почему в одном случае управление проектом это подход, который приоритезирует в первую очередь сроки, а в другом бюджет, разберем ниже.

Классический метод управления проектами или Waterfall

Характерные черты данного метода: жёсткие требования к продукту, строгое соблюдение сроков и бюджета, последовательное выполнение работ, а также чаще всего невозможность сдачи проекта поэтапно. 

Хорошо иллюстрирует данный метод строительство поликлиники: здесь важны фиксация всех требований в контракте и планирование его на старте. 

Довольно часто классический проектный менеджмент применяется, когда нет возможности выпускать продукт поэтапно, то есть частями, которые сразу начнут приносить пользу заказчику. Например, передача в пользование фундамента не может удовлетворить потребность заказчика в пользовании зданием.

Классическому методу характерны следующие особенности:

  • требования к продукту проекта продуманы до мелочей изначально и практически неизменны;
  • следующий этап работы не может быть начат, пока не закончен предыдущий;
  • ключевой приоритет проекта – безошибочность;
  • обычно доступность заказчика минимальная;
  • критическая важность соблюдения сроков и бюджета;
  • исполнителем были уже реализованы схожие проекты.

Гибкий метод управления Agile

Этот метод отличается гибкостью к требованиям и бюджету, так как ключевая цель – быстрое получение продукта, который заказчик сразу начнёт использовать. Agile обычно применяется тогда, когда речь идёт о делимом продукте (когда “части” продукта можно сдавать заказчику поэтапно) или о высокой степени неопределенности требований. Например:

  • разработка софта, когда заказчик получает первую и уже функционирующую часть готового продукта в виде работающей версии приложения. Например, для обучения сотрудников: заказчик не только начинает его сразу же использовать, но также тестирует его и даёт обратную связь;
  • запуск маркетинговых кампаний, когда требования до конца не определены. Например, по результатам AB-тестирования были выявлены наиболее эффективные инструменты, дающие хорошее качество лидов. Это изменило требования к конечному продукту: для увеличения конверсии было решено улучшить дизайн, заменить стоковые фото на реальные и т.д.

Существует несколько вариантов практической реализации метода Agile Scrum и Kanban:

  • Фреймворк Scrum базируется на командной работе и активном взаимодействии участников проекта, а также характеризуется организацией работы в виде коротких спринтов, в результате которых предоставляется готовый продукт. Применяется не только в разработке ПО, но и в других сферах: образование, консалтинг, производство.
  • Kanban помогает настроить рабочий процесс наиболее эффективно. Ключевой фокус на грамотном управлении потоком задач. Например, вы наверняка видели канбан-доски: карточки с задачами перемещаются из одной колонки в другую, тем самым отражая состояние статуса (в работе, ожидание тестирования, готово). 

Итак, проектное управление в рамках гибкого метода это:

  • отсутствие долгосрочного плана;
  • главный фокус на сокращении сроков и результате, а не на бюджете (приоритет – выпустить рабочую версию продукта как можно скорее);
  • содержание требований до конца не определено;
  • гибкость важнее следованию плана;
  • активное взаимодействие с заказчиком;
  • ежедневная коммуникация внутри команды.

Выше вы познакомились с классическим и гибким методами управления. Но что делать, если для проекта важны и сроки, и бюджет, но при этом требования до конца не определены? При этом результат нужен в сжатые сроки, пусть даже продукт будет в минимально жизнеспособной версии. Ниже вас ждет описание ещё одного подхода.

Гибридный метод управления проектами

Главными недостатками Waterfall являются невозможность повлиять на изначально заложенные сроки создания продукта и последовательность этапов. А к минусам Agile можно отнести непредсказуемость бюджета и результата в долгосрочной перспективе. Гибридный метод в проектном менеджменте может обеспечить баланс между стабильностью и гибкостью.

Например, при разработке сайта обычно используется классический метод, так как невозможно параллельно заниматься и прототипом, и версткой, и дизайном (последовательность этапов – один из главных признаков Waterfall). Однако если внедрить в этот метод практики Agile, то получится оптимизировать рабочий процесс. В этом случае использование канбан-доски поможет более эффективно организовать работу: например, параллельно заниматься всеми задачами по вёрстке. 

Sсrumerfall – гибрид Scrum с Waterfall. Применяется в организациях, где проектное управление в рамках метода Agile не может работать полноценно из-за ряда строгих ограничений: специфика отрасли (например, государственный проект), корпоративная культура. 

Какими особенностями будет обладать Scrumerfall на примере разработки сайта:

  • определяются бюджет и требования к продукту, при этом сроки очень сжатые из-за внешних обстоятельств: сайт является частью федеральной программы;
  • этап реализации проекта разбивается на короткие спринты: прототип, вёрстка, дизайн. При этом важно подробно документировать все действия, так как любая ошибка на этом этапе может привести к увеличению сроков, что недопустимо. 

В этом блоке мы познакомили вас с основными методами, которые важно использовать для достижения успеха проекта. Только лишь одного сильного менеджера проекта, который будет всё “тянуть” на себе, – недостаточно. Здесь как в спорте – техничный удар сильного человека всегда мощнее, чем просто удар сильного человека. Применение специальных методов управления не заменяет хорошего руководителя проекта, а только усиливают его.

Организация управления проектом: как выбрать менеджера

Проджект менеджер должен обладать компетенциями в двух сферах: проектный менеджмент и предметная область. Главные задачи, которые решает менеджер:

  • построение коммуникации с заказчиками и командой;
  • координация действий всех участников проекта;
  • контроль сроков и бюджета;
  • планирование работ;
  • подготовка документации.

Для осуществления вышеописанных задач необходим определенный набор навыков, как личных, так и профессиональных.

Личность проджекта и лидерские качества

Уметь вдохновлять и мотивировать команду, обладать стратегическим складом ума и навыками эффективной коммуникации, быть стрессоустойчивым и обязательным, а также уметь работать в режиме мультизадачности – всё это качества хорошего проджекта.

Техническая и управленческая квалификации

Проектный менеджер должен иметь опыт в той отрасли, в которой он отвечает за реализацию проекта (например, строительстве), чтобы понимать все нюансы и аспекты рабочих процессов. Также знание одного из стандартов, например, PMBoK (свод методов, практик и инструментов проектного управления) поможет избежать типовых ошибок.

 

Итак, проектный менеджер должен отвечать следующим требованиям:

  • быть лидером и обладать развитыми софт-скиллами;
  • уметь работать на результат;
  • быть квалифицированным специалистом как в предметной области, так и в управлении проектами. 

Важно помнить, что внедрение проектного менеджмента – не просто найм одного специалиста. Это процесс изменений системы управления, которая требует разворота на 180 градусов всех участников в организации и часто вызывает сопротивление у многих. Здесь требуется обучение, инвестирование времени, разработка новых регламентов взаимодействия, использование новых методов и принципов.

Система для управления проектами: топ лучших инструментов

В зависимости от сложности проекта, его масштабности и специфики в настоящий момент существует множество ПО, которые автоматизируют проектное управление, облегчают работу всех участников проекта, а также повышают эффективность работы. Системы управления проектам также необходимы для обеспечения прозрачности процессов и соблюдения сроков.

Ниже познакомимся с самыми популярными из них.

Jira. Изначально данный инструмент был создан для разработчиков, но также отлично подходит и для проектного менеджмента. Достаточно просто осуществляется контроль достижения целей, есть оценка сроков и прогресса, а также детальные отчёты и большое количество шаблонов. Менеджер проекта может не только создавать задачи, но и организовывать их по спринтам в рамках метода Agile. 

Asana. Также популярный сервис с удобным интерфейсом, в котором руководитель проекта может координировать работу команды. Плюсы: между карточками с задачами можно выстраивать последовательность действий, есть возможность управлять сложными проектами с несколькими этапами и готовить отчеты. 

Trello. Качественный трекер задач, который хорошо подходит для организации работы и общения небольших команд. В основе: наглядная визуализация, состоящая из карточек, досок, списков, где можно отслеживать статус, сроки и количество ответственных.

YouGile. Удобный сервис с большим количеством функций: доски с задачами, обмен файлами, видеочат, отчетность. Руководители могут легко контролировать выполнение плана.

Bitrix24. Комплексное решение, которое поддерживает kanban-доски, диаграмму Ганта, создание задач и анализ эффективности работы. Также позволяет интегрировать ведение бухгалтерии. 

Лайфхаки и рекомендации по управлению проектами

Для облегчения процесса управления проектами мы подготовили несколько полезных рекомендаций:

  • пробуйте комбинировать разные методы в зависимости от вашего продукта, структуры организации и целей;
  • перед запуском проекта обязательно проводите встречу со всей командой, чтобы озвучить цели, задачи, сроки и бюджет, подсветить зоны ответственности каждого участника и объяснить методологию ведения проекта;
  • объемные задачи делите на несколько шагов, определяя и промежуточные дедлайны, и конечные сроки;
  • делайте план задач, который будет доступен и прозрачен для команды;
  • получая промежуточный результат, не забывайте его анализировать и при необходимости вносить корректировки;
  • вместе с командой ещё на старте проекта обсудите возможные риски и меры их исключения;
  • используйте ПО для управления, чтобы снизить затраты на контроль и трудоемкость выполняемой работы,
  • убедитесь, что все члены команды хорошо понимают свои роли и функции.

Если вы хотите внедрить и настроить проектное управление в своём бизнесе, сделать это максимально быстро и при этом избежать финансовых потерь из-за ошибок, приходите к нам на бесплатную  “Сессию ясности”. Чтобы записаться, напишите “ЯСНОСТЬ” в Телеграм  @Malakhov_Andrey.

Авторы статьи:
Андрей Малахов
Прокомментировать статью
Подписаться
Уведомить о
1 Комментарий
Популярные
Новые Старые
Межтекстовые Отзывы
Посмотреть все комментарии
Прокомментировать статью
Текст сообщения
Имя, Отчество, Фамилия
Email

Комментарий успешно отправлен

Произошла ошибка при отправке. Попробуйте еще раз

Подписаться на рассылку
Высылаем анонсы статей и полезные материалы

Нажимая на кнопку "Подписаться", вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности

Смотрите также:
28 Ноя 2024
Что такое Аджайл? Принципы и ценности
В этой статье рассмотрим ценности и принципы гибкой методологии и как они интегрированы в работу проектной команды.
28 Ноя 2024
Scrum vs Kanban: в чем разница и что выбрать?
Scrum и Kanban — это два популярных подхода к управлению проектами в Agile-среде, каждый из которых имеет особенности и преимущества. Читайте о ключевых отличиях этих подходов в нашей статье.
28 Ноя 2024
Agile vs Scrum: в чём разница
В мире управления проектами часто встречаются термины «Agile» и «Scrum». Эти подходы направлены на повышение гибкости и прозрачности процессов, что помогает командам достигать целей. В этой статье рассмотрим отличия в этих подходах.
Наверх
Здравствуйте! Если возникли вопросы, мы на связи.
Скопировано в буфер обмена