+7 (926) 827 3222
05 фев 2018

Вовлечение «больших боссов» в руководство проектами. Исследование PMI.

Для кого:
  • Руководители проектов
  • Владельцы бизнеса
  • Кураторы проектов

 

Знания и навыки:
  • Коммуникация
  • Синхронизация
  • Развитие компетенций
Время на чтение:
  • 7 минут

Основным фактором успеха или провала проекта является куратор проекта и его уровень вовлеченности. Более 90% респондентов из IBM отметили, что куратор от высшего руководства — это фактор, который определяет успех изменений.

В июле 2014 года PMI опросили более 100 руководителей высшего звена и руководителей проектов, чтобы оценить насколько кураторы участвуют в проектах и какой оказывают эффект. Мы сделали обзор основных идей исследования, оригинал вы можете прочитать на сайте PMI.

PMI выявили 3 проблемы, связанные с вовлеченностью кураторов в руководство проектами:

  • Высокая нагрузка на куратора при руководстве проектом
  • Недостаточная коммуникация
  • Слабое обучение и развитие у руководителей компетенций куратора

Нагрузка на куратора при руководстве проектом

По результатам опроса во многих организациях кураторы из высшего руководства часто перегружены. Выполнение обязанностей по руководству проектом у них занимает все рабочее время.

В среднем кураторы работают над 3 проектами одновременно и тратят на один проект 13 часов в неделю, не считая основной работы.

Такая перегрузка кураторов влияет на их способность предпринимать критические или необходимые действия, которые от них требуются и на способность оказывать влияние там, где необходимо.

Несколько кураторов проекта

Исследования показали, что некоторые организации в трети своих проектов назначают несколько кураторов на один проект. Основная причина в том, что проект или программа признана стратегической инициативой.

Выделяют три типа проектов, для успеха которых организации назначают несколько кураторов:

  • Проекты внедрения значимых изменений для организации (79%)
  • Проекты высокой сложности (71%)
  • Проекты с относительно большим бюджетом (60%)

Разрывы в понимании ролей у РП и кураторов

Исследование показало, что оценка использования кураторами навыков и приемов по руководству проектами у кураторов и руководителей проектов сильно различается.

Самые большие разрывы в оценках были выявлены в следующих аспектах: поддержка, активное слушание, эффективная коммуникация, управление изменениями.

Коммуникации

PMI в исследовании о необходимости коммуникаций* выявили, что:

  • 56% проектов не достигли поставленных целей и стали неуспешными из-за плохо налаженных коммуникаций.
  • 43% руководителей проектов (против 60% кураторов) считают, что цели проектов взаимосвязаны со стратегией организации.

Наиболее важные действия, которые должны делать кураторы:

 

  • Устранять препятствия
  • Помогать команде проекта понять взаимосвязь проекта или программы со стратегией организации
  • Проявлять лидерские качества при управлении проектами и программами
  • Обеспечивать ресурсами, когда необходимо
  • Быстро решать проблемы

В ходе исследования выявили, насколько реализация этих пяти действий оказывает влияние на достижение целей проектов, реализацию проекта в срок и в рамках бюджета, и на «расползание» содержания.

Организации, в которых кураторы предпринимали большую часть этих действий результаты по всем показателям оказались лучше тех, кто этого не делал.

По мнению опрошенных есть несколько областей, в которых поддержка куратора очень важна:

  • Сплоченная поддержка высшего руководства
  • Решение эскалированных вопросов
  • Устранение препятствий
  • Управление заинтересованными сторонами
  • Проявление лидерских качеств

Наиболее важные коммуникационные навыки куратора:

 

  • Возможность влиять на заинтересованные стороны
  • Возможность работать на стыке заинтересованных сторон и находить win-win решения
  • Лидерство
  • Принятие решений
  • Эффективные коммуникации

Исследование показало, что в тех организациях, где кураторы демонстрировали эти пять навыков, результаты проектов были лучше.

Этап инициации проекта — это самый важный этап проекта, требующий вовлечения высшего руководства. С этим согласны 89% опрошенных руководителей проектов и 83% кураторов.

Ответственность за коммуникации лежит не только на кураторах. Им требуется регулярная обратная связь и отчеты о ходе проекта, содержащие достаточно деталей. Исследование доказало, что там, где кураторам предоставляют регулярную отчетность, проекты реализовались лучше.

Несмотря на полученные результаты, используют качественные отчеты далеко не все компании. Только в 52% организаций кураторы получают отчеты высокого качества.

Недостаток в качестве отчетов говорит о том, что информация не доходит до кураторов, поэтому он просто не знает, что необходимо предпринять и не представляет, что где-то необходимо применить вышеописанные навыки.

Обучение и развитие у руководителей компетенций куратора

В 9 из 10 организаций кураторы проекта обладают базовыми знаниями об управлении проектами и программами. В 3 из 5 организациях обучают и развивают кураторов в этом направлении.

Исследование показало, что в организациях, где кураторы имеют экспертные или продвинутые знания об управлении проектами и программами, результаты проекта лучше.

41% организаций осознают необходимость развивать знания и навыки для руководства проектами и программами, и только 36% организаций обучают своих кураторов. В этом случае больше проектов реализуется в срок, в рамках бюджета и без «расползания» содержания.

В основном 82% опрошенных кураторов назвали самым распространенным способом обучения – обучение во время работы (on-the-job learning). Однако такое обучение, самообучение и несистемное обучение «по верхам» не дает никакого эффекта.

Наиболее эффективным обучением считается – внешнее обучение, внутренние семинары и наставничество со стороны других кураторов организации.

Исследования показали, что те проекты управляются лучше и достигают больших результатов в тех организациях, где применяют вышеописанные методы обучения.

Обратная связь – двигатель развития

Как и другим сотрудникам кураторам нужна обратная связь. Однако, только в 1 из 4 организаций есть определенный процесс сбора информации об эффективности кураторов. И такие организации показывают лучшие результаты по управлению проектами.

Заключение

Обратите внимание на симптомы проблем с вовлеченностью кураторов в вашей организации:

  • ваши кураторы сильно загружены проектами,
  • у них не хватает навыков коммуникаций или они их не используют,
  • ваши кураторы плохо обучены управлению проектами и не знают, что конкретно они должны делать в рамках своей роли.

После определения проблемы переходите к их решению.

В случае глобальной перегрузки кураторов, оцените, насколько некоторые проекты могут быть реализованы с минимальным вовлечением куратора или отложены. Если же от проекта по объективным причинам невозможно отказаться, попробуйте назначить несколько кураторов.

Если у ваших кураторов не хватает навыков коммуникации обучите их, а также проверьте свою отчетность, возможно, недостаточное качество управленческой информации или отчетов не позволяет кураторам выполнять свои функции.

Также не забывайте о пользе специализированного обучения кураторов.

Эффективность кураторов настолько важна, что необходимо ее измерять и предпринимать все перечисленные меры, что во многом обеспечит успешность проектов.

* — Pulse of the Profession® In-Depth: The Essential Role of Communications

Авторы статьи:
Ирина Хан, Андрей Малахов
Прокомментировать статью
Подписаться
Уведомить о
0 комментариев
Межтекстовые Отзывы
Посмотреть все комментарии
Прокомментировать статью
Текст сообщения
Имя, Отчество, Фамилия
Email

Комментарий успешно отправлен

Произошла ошибка при отправке. Попробуйте еще раз

Подписаться на рассылку
Высылаем анонсы статей и полезные материалы

Нажимая на кнопку "Подписаться", вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности

Смотрите также:
18 Окт 2024
Что из себя представляет Agile team
Обычно это межфункциональная команда, которая идентифицирует, разрабатывает, тестирует и доставляет пользу за короткий период времени. Какие бывают типы Agile команд и каковы их обязанности, читайте ниже.
18 Окт 2024
Организация команды Agile
Agile-подход заключается в том, что планирование и выполнение проекта происходят поэтапно, с возможностью оперативного внесения корректировок на любом этапе. Этот подход возник, чтобы обеспечить адаптивность, скорость реакции на изменения и лучшее качество конечного продукта. В этой статье рассказываем, как эффективно организовать работу команды Agile.
18 Окт 2024
Что такое матрица трассировки требований
Как и для чего используется матрица трассировки требований – рассказываем в этой статье.
Наверх
Здравствуйте! Если возникли вопросы, мы на связи.
Скопировано в буфер обмена