03 дек 2021

7 правил понятной постановки задач

Для кого
  • Руководители
  • Сотрудники
  • Все, кто хочет научиться ставить задачи
Знания и навыки
  • Постановка задач
  • Делегирование
  • Коммуникации
Время на чтение
  • 7 минут

Страшный, но часто сбывающийся сон руководителя проектов: ставишь коллеге задачу,
а результат получаешь не тот, что нужно.

Возьмем например систему по защите персональных данных, к которой может подключиться любой желающий: от ИП Иванова, до налогового органа, как в этот раз. Руководитель проекта хочет понять, как подключить к системе такую крупную организацию и ставит коллеге задачу: “опиши варианты подключения пользователей к системе”.

При такой постановке равны шансы получить ответ как в электронном письме, так и в таблице.
Ещё может случиться лонгрид на три страницы печатного текста. Также есть шанс не узнать нужной информации об особенностях подключения налоговой к системе, так как в задаче об этом ни слова. Итог: если результат оказался не тот, то задачу уточнят, ответственный всё переделает, теряя время и желание работать,
 а руководитель останется недоволен и засомневается в компетенциях коллеги.

За время работы наша команда накопила много похожих примеров, рассматривая которые
и родились семь простых,
 но важных правил постановки задач.

Задача начинается с глагола

Плохой пример: «договор оказания услуг».
Сразу хочется бежать и уточнять, что надо сделать. Подготовить? Согласовать? Найти?

Хороший пример: «согласовать договор оказания услуг».
Действие, которое нужно выполнить, понятно и постановщику и исполнителю и всем, кто прочитал формулировку.

Из формулировки понятно, какой результат ожидается

Плохой пример: «проанализируй варианты ИТ-решений»
Что должно стать результатом анализа. Текст? Таблица? Презентация? Непонятно.

Хороший пример: “подготовь таблицу с вариантами ИТ-решений и их преимуществами”
При одном прочтении задачи вырисовывается образ того, что получится в итоге.

В формулировке НЕ описана технология

Плохой пример: “Подготовь таблицу с вариантами ИТ-решений, которая будет содержать следующие столбцы: ИТ-решение, преимущество, минусы, затраты в рублях, комментарий. Таблицу также нужно сравнить с той, что делали в прошлом году и учесть расхождения”

Лучшее, враг хорошего. Не увлекайтесь с передачей образа результата в задаче и переписыванием технологии, алгоритма, описания результата. Через множество дополнительной информации трудно пробраться к сути задачи и понять, что сделать.

Хороший пример: “Подготовь таблицу с вариантами ИТ-решений и их преимуществами”. А все дополнительные вводные укажите отдельно. Например, так:

Одна задача – один ответственный

Плохой пример, это тот, где у одной задачи сразу три ответственных.

Потому что если ответственных много, то их нет. Каждый может понадеяться на другого, а с кого в итоге спрашивать непонятно.

Хороший пример, это когда задача декомпозирована настолько, что можно назначить единственного ответственного.

А если помощники всё равно нужны или сотрудника нужно официально привлечь к выполнению задачи, назначайте их соответственными. Кто ответственный, а кто соответственный должно быть ясно из того инструмента, в котором вы фиксируйте задачи. Например:

Указывайте связи

Например, чтобы провести обучение, нужно подготовить к нему материалы.

Плохой пример в этом случае тот, в котором задачи “проведи обучение” и “подготовь материалы” не учитывают длительность и сроки друг друга, а также то, что вовремя не подготовленные материалы блокируют задачу по проведению обучения.

Хороший пример тот, в котором учитываются взаимосвязи и блокировки задач. Связь такая может указываться как в тексте, например: “подготовить материалы для обучения, которое будет проведено 05.12.2021”, так и в инструменте по работе с задачами, как здесь:

Делите сроки на критичные и некритичные

Критичные сроки обусловлены взаимосвязями задач, то есть если обучение нужно провести 5-го декабря, то материалы нужно подготовить не позднее 3-го декабря. Срок связанной задачи подстраивается под главную.

Сроки не связанных друг с другом задач не критичны в том смысле, что можно установить любой срок в зависимости от длительности выполнения, загрузки и тд., не подстраиваясь дополнительно под взаимосвязи.

Классифицируйте задачи

Практически любой инструмент для работы с задачами, если, конечно, речь не о бумажном блокноте, позволяет классифицировать задачи по какому-то признаку: по исполнителям, по приоритетам, по срокам и тд.

Такой подход позволяет сортировать и фильтровать задачи, ускоряет их поиск и рассмотрение.
Вот несколько примеров классификации:

Задачи в Trello классифицированы по продуктам, статусам (бэклог, в работе, выполнено), модулям.

Также в этом инструменте есть возможность фильтрации по датам и исполнителям.
Задачи в таск-трекере coda.io можно классифицировать по продуктам, статусам, срокам, ответственным, сложности
и любому другому признаку, который вы зададите.

А как настроить такой таск-трекер под себя, читайте в нашей статье “Как настроить таск-трекер за 4 дня без кода (кейс coda.io)”

Делитесь вашим опытом работы с задачами в комментариях.

Подписывайтесь на наш телеграмм-канал Уж&Ёж. А если вы начинающий или опытный специалист в сфере project management и хотите рассказать о своем опыте, пишите в телеграмм @Malakhov_Andrey, создадим полезное вместе!

Авторы статьи:
Дарья Зайцева
Прокомментировать статью
Подписаться
Уведомить о
0 комментариев
Межтекстовые Отзывы
Посмотреть все комментарии
Смотрите также:
13 Мая 2024
Что такое уровни управления
Уровни управления в организации — это ступени иерархической структуры, которая обеспечивает порядок, а также распределение ответственности и полномочий между сотрудниками. Во главе структуры стоит тот, кто управляет компанией: генеральный или исполнительный директор, которому подчиняются управленцы нижестоящего уровня. Менеджеры, стоящие “под” главой предприятия, контролируют следующий, также нижестоящий, уровень руководителей.
26 Апр 2024
Что такое проектный треугольник и зачем он нужен проджекту
Что из себя представляет проектный треугольник и как его применяют в  управлении проектами? Как использование этого инструмента позволяет объяснить заказчику, что качественный продукт, сделанный в короткие сроки, стоить дешево не может?  В чем отличия треугольника при использовании в гибких методологиях от применения в классическом подходе Waterfall?
16 Апр 2024
Что такое декомпозиция и чем она отличается от других видов планирования
Декомпозиция – это метод разделения большой цели, продукта, задачи, работы или процесса на маленькие части, этапы, подзадачи. Часто декомпозицию применяют для составления плана работ и контроля реализации большого сложного проекта. Как её применять, читайте в этой статье.
Подписаться на рассылку
Высылаем анонсы статей и полезные материалы
Прокомментировать статью
Текст сообщения
Имя, Отчество, Фамилия
Email

Комментарий успешно отправлен

Произошла ошибка при отправке. Попробуйте еще раз

Наверх
Здравствуйте! Если возникли вопросы, мы на связи.
Скопировано в буфер обмена