15 дек 2021

Как коммуникации убивают желание работать

Для кого
  • Владельцы бизнеса
  • Руководители
  • Специалисты
Знания и навыки
  • Коммуникации
  • Постановка задач
  • Тайм-менеджмент
Время на чтение
  • 7 минут

Друзья, часто ли вам приходится работать сверхурочно? И понятны ли причины, по которым это происходит? Мы провели опрос на эту тему и выяснили, что 33 из 43 опрошенных постоянно перерабатывают, а самая распространенная причина это частые совещания в течение рабочего дня. Чтобы выполнить свои основные обязанности, приходится работать вечерами, ранним утром и по выходным.

Может бы вы замечали, как много удается сделать во время поездки в самолете или поезде, а ещё в выходной, когда можно открыть ноутбук и просто работать, не отвечая на бесконечные звонки и сообщения, не участвуя в постоянных онлайн-встречах? Очень сложно делать дела, когда ты постоянно вынужден переключаться.

Каждый в нашей команде может «похвастаться» целым набором историй о том, как бессмысленные совещания перетекая одно в другое выжимали все соки и отбирали не только рабочее время, но существенно снижали мотивацию работать. Переосмыслив свой опыт, мы сформулировали несколько правил, которыми и хотим поделиться сегодня.

С чего начать?

Рассказать о проблеме

И не просто обсудить её с коллегами, а донести проблему до тех, кто способен её решить

Договориться о правилах коммуникаций

Правила могут быть негласными, но если это не работает — зафиксируйте их. И сделайте это цивилизованно и централизованно.

Правила должны быть:

  • понятны каждому
  • приняты всеми
  • выполнимыми и выполняемыми

Если какое-то правило не работает, значит его нужно пересмотреть — скорее всего оно неудобно.

Какие правила?

С помощью чего общаетесь и как.

Определите перечень используемых вами способов, например:

  • мессенджеры,
  • таск-трекер,
  • пространство для совместной работы (miro или whiteboard),
  • электронная почта,
  • видеоконференции,
  • оффлайн совещания,
  • телефон и тд.

Укажите, какой способ для чего используется, а для чего его использовать нельзя. Например, мессенджеры хороши для срочной, короткой коммуникации, которая не требует специальной подготовки: уточнить у коллеги, когда удобно встретиться или готова ли порученная задача.

А вот использовать мессенджеры для постановки задач нужно с осторожностью: велики шансы, что задача не будет понята и принята должным образом и в лучшем случае к вам придут с уточнением, а в худшем сделают не то.

Пример использования способов коммуникации

Правила могут быть негласными, но если это не работает — зафиксируйте их. И сделайте это цивилизованно и централизованно

Скорость реакции

Например, на email нужно отвечать не реже чем один раз в день, а на сообщение в мессенджере реагировать сразу же, если оно адресовано вам.

Пример фиксации скорости реакции для разных способов коммуникации

Запреты

Если надоело переслушивать пятиминутные аудио-сообщения в поиске одной единственной фразы или вы устали от бессмысленных совещаний, потому что коллеги подключаются к видеоконференции без возможности обсуждать, то определите это как коммуникационное табу.

Примеры возможных запретов для разных способов коммуникации

Особенности этикета

Такие мелочи как звонки во вне рабочее время, отсутствие приветствия в сообщении и выключенная камера на видеоконференции часто становятся причиной напряженных отношений в команде. Поэтому, чтобы сделать общение максимально комфортным, для каждого из способов коммуникации нужно определить непреложные правила этикета и следовать им.

Пример особенностей этикета для разных способов коммуникации

Внезапные совещания

Сцена из моей прошлой жизни: прихожу утром на работу, планирую день. Открываю календарь
— встреч нет, а это значит, что сегодня наконец-то можно сделать то, что должна и даже вписаться в дедлайны. Погружаюсь в работу
 и вдруг звонок, на том конце провода шеф, который ждет на совещании. Но как такое возможно? Я же проверила календарь! “Да мы собственно только что поняли, что ты нам тут нужна, подходи”, добавляет шеф и кладет трубку. Отрицание, гнев, торг. Занавес.

В таких ситуациях к тому, что у тебя отнимают драгоценное время, добавляется ещё и раздражение от того, как это происходит. Твоё время не ценится и ты не в состоянии его планировать.

Если у вас случается подобное, то рекомендуем вам договориться о том, как приемлемо действовать в подобных ситуациях. Например, если на встречу приглашают меньше чем за три часа до её начала, то вы вправе отказаться от участия и не чувствовать себя виноватым, груз ответственности в данном случае ложится на того, кто планирует совещание и не включает нужных участников сразу.

Конечно, не всё так однозначно и существуют вопросы, которые требуют срочного обсуждения,
но согласитесь,
 если такие вопросы возникают пару раз в неделю, это повод для беспокойства.

Чтобы сделать общение максимально комфортным, для каждого из способов коммуникации нужно определить непреложные правила этикета и следовать им

Ещё парочка хороших практик.

“Я занят”

Сложно сосредоточится на каком-то деле, когда тебя отвлекают постоянными звонками, сообщениями или личными визитами. Определите какой-нибудь знак занятости: статус в рабочем чате, флажок на рабочем столе или что-то другое в этом духе и используйте этот знак тогда, когда нужно интенсивно и сосредоточенно поработать.

“Библиотечные дни”

Если вы работаете в офисе, то отвлекать от работы вас могут не только звонки, сообщения и визиты лично к вам, но и к вашим коллегам. Ещё сложнее если ваши коллеги решают совершенно другие задачи. Например, вы юрист, который составляет договоры, а ваши соседи по кабинету сотрудники отдела продаж, которые постоянно громко и с жаром говорят по телефону. Вероятнее всего ваша продуктивность упадет, а ещё есть вероятность возникновения конфликтов.

Одна американская частная компания Basecamp, разработчик прикладного программного обеспечения в области управления проектами, установила в одном из своих филиалов библиотечное правило, которым поделились Джейсон Фрайд и Дэвид Хэнссон в книге “Не сходите с ума на работе”.

Суть правила такова, что в кабинетах, где трудятся сотрудники тихо, как в библиотечном зале.
Если коллеги хотят
 что-то обсудить, то они делают это шепотом, чтобы не мешать остальным. А если нужно обсудить что-то в полный голос, то всегда можно удалиться в переговорную, специально отведенную для этих целей.

Возможно жить каждый день по этому правилу покажется сложно, но сделать один день в неделю библиотечным вполне реально и очень полезно.


И напоследок: в любых правилах бывают исключения, но если сотрудники правила чтят, 
а руководство нет, то в таких правилах нет никакого смысла.

Соблюдение таких правил, это в первую очередь особая культура взаимоотношений в коллективе, которая строится на взаимном уважении, понимании и желании сделать работу комфортной.

Так что до по-настоящему работающих правил ещё нужно дорасти, но осознание плюсов от их использования — уже первый шаг на пути к успеху.

Подписывайтесь на нас в социальных сетях
Авторы статьи:
Дарья Зайцева
Смотрите также:
15 Авг 2023
Как собрать свой гибридный метод управления проектами за полтора месяца и восемь шагов?
В этой статье я расскажу, что представляют собой гибридные методы управления проектами, объясню, в чем их специфика, а также дам пошаговую инструкцию, как создать идеальный кастомный  (гибридный) метод, адаптированный для вашей компании.
07 Дек 2022
Как оценить проектную деятельность?
Основой для подготовки такой информации может стать система метрик, описывающая все области проектной деятельности и состоящая из трех групп: метрики результатов, метрики зрелости проектной деятельности и иные метрики функционирования системы проектной деятельности. В этой статье мы поговорим обо всех перечисленных группах.
23 Ноя 2022
Разработали новую методологию проектного управления. Что делать дальше?
Итак, руководством принято решение о необходимости изменений в проектной методологии. Собрана рабочая группа, изменения спроектированы и согласованы на высшем уровне. И это только начало пути, хотя уже проделана большая работа.
Подписаться на рассылку
Высылаем анонсы статей и полезные материалы
Прокомментировать статью
Текст сообщения
Имя, Отчество, Фамилия
Email

Комментарий успешно отправлен

Произошла ошибка при отправке. Попробуйте еще раз

Наверх
Здравствуйте! Если возникли вопросы, мы на связи.
Скопировано в буфер обмена